Comunicación presentada al I Congreso Ciudades Inteligentes:
Autores
- Francisco Ribes Revuelto, Gerente de Grandes Cuentas, Área SmartCity, FAMA SYSTEMS, S.A.
- Pedro Sanjuán Fernández, Consultor Área SmartCity, FAMA SYSTEMS, S.A.
Resumen
A medida que las ciudades evolucionan y crecen en servicios, población o edificios nace la necesidad de gestionar de manera integral las infraestructuras tanto en los aspectos de patrimonio, mantenimiento de la vía pública y activos municipales, gestión de espacios públicos, atención ciudadana, etc. El sistema que presentamos responde a dichas necesidades y facilita la gestión óptima de las infraestructuras mediante la recogida de los datos procedentes de diversas áreas en un único repositorio y su tratamiento por los gestores internos y externos, mejorando la comunicación entre la administración y el ciudadano de una forma eficiente. Las herramientas de BPM garantizan la correcta realización de procesos y facilitan la reducción de costes.
Gestión integral de infraestructures en una Smart City
La explosión del desarrollo urbano mundial está haciendo que las ciudades crezcan a una gran velocidad, convirtiéndose en los núcleos de población mundial y focos de la actividad económica y empresarial. La población urbana creció desde los 750 millones de personas en 1950 hasta los 3.600 millones en 2011. Las estimaciones apuntan, que para el año 2030 las ciudades contarán con el 60% de la población mundial (Naciones Unidas, 2012).
Con estos datos, las necesidades de gestión de las grandes ciudades del futuro precisaran de softwares potentes, capaces de gestionar un volumen de datos que crece de manera exponencial con el desarrollo tecnológico, y que permitan una actuación integral sobre las infraestructuras de las ciudades. Estas acciones proporcionan cada vez servicios de mayor valor añadido para los ciudadanos y con mayor nivel de servicio. Estas infraestructuras contarán con los aparatos de sensorización y métrica más avanzados que recogerán datos de todo tipo en tiempo real: información sobre ocupación, temperatura, consumos energéticos, recursos muebles e inmuebles, recursos materiales etc. que deberán ser almacenados y gestionados de forma que se garantice la mejor explotación y uso óptimo de las infraestructuras.
Material y métodos
La investigación inicial partió de la consulta a diferentes entidades [i]de carácter público acerca de qué sistemas de gestión integral poseían para la gestión de activos y las características que tenían, cuáles eran las mejores herramientas que disponían para ello y cuáles eran las herramientas o funcionalidades que faltaban para tener una gestión profesionalizada y eficiente de los mismos.
Los resultados recogen las diferentes exigencias que se registraron de las administraciones consultadas. Se ideó una solución software integral que permitiera un control sobre todas las infraestructuras que existen en las ciudades. Se anticiparon sistemas e integraciones con tecnologías aún en desarrollo y con gran potencial de crecimiento para poder incorporarlas a la solución a medida que vayan adoptando formas más maduras que posibiliten tal integración.
Resultados
Como resultado de la investigación realizada se obtuvieron los siguientes resultados:
Las necesidades de gestión de las infraestructuras se fundamentaron en tres conceptos:
- Inventariar las diferentes infraestructuras y almacenar los datos
- Herramientas de recogida de datos en las diferentes infraestructuras
- Motores de gestión que facilitan la comunicación, coordinación y la definición de los procesos de gestión
El objetivo último que persiguen las administraciones del Sector Público es conseguir el máximo nivel de servicio al menos coste posible, contribuyendo al menor consumo posible de recursos económicos de los presupuestos públicos.
Entrando en detalle en los resultados, se precisaba una tecnología web con posibilidades de integración con múltiples tecnologías y sistemas (sistemas contables, GIS, bases de datos, dispositivos móviles, etc.) que se basara en un inventario de activos de carácter público sobre el que es posible tener un control exhaustivo a través de las herramientas de gestión inteligente que incorporaría. Así sería posible conocer qué activos se tienen, dónde se localizan, cómo se tienen, cuánto cuesta mantenerlos, el nivel de servicio que reciben y proporcionan. Una vez son conocidos todos los elementos de las infraestructuras públicas sería posible llevar un mantenimiento de los mismos, una gestión personalizada y muy avanzada de ellos, mediante herramientas gráficas, informes específicos y herramientas de inteligencia avanzada como el Business Intelligence o el Big Data.
En cuanto al registro de los activos en los inventarios, debido a la gran variedad de activos públicos en las infraestructuras, éstas deberían ser definidas en estructuras jerárquicas que permitan clasificar los diferentes activos públicos en función de las necesidades de las organizaciones gestoras, tanto públicas como privadas, con una alta flexibilidad en la definición de los datos necesarios que integran las propiedades de los diferentes activos. Esto permite poder definir qué aspectos se quieren tener registrados de cada infraestructura, por ejemplo los espacios de los que dispone, las personas que trabajan, las necesidades energéticas, etc. Una vez recogidos los diferentes datos que componen los activos de las infraestructuras serían posibles las acciones de control y gestión: controlar los costes de adquisición y operacionales así como su seguimiento mediante informe e indicadores personalizados, entre otras muchas acciones.
Estos controles se apoyarían en sistemas de alarmas y avisos que informan de las acciones necesarias a llevar a cabo sobre cada activo: renovaciones, reparaciones, sustitución, mantenimiento, etc. permitiendo una planificación de las diferentes actividades de gestión con unos márgenes determinados de tiempo, y que se pueden establecer en función de las necesidades.
De igual manera, fruto del estudio se obtiene que son necesarias herramientas para una mejor gestión y registro de los inventarios patrimoniales de las administraciones. Dada la similitud con los activos de la vía pública, la relación con lo expuesto en los párrafos anteriores es prácticamente replicable para el inventario patrimonial.
Una de las necesidades más demandadas por las administraciones es la posibilidad de gestionar gráficamente las infraestructuras. Que fuera posible localizar geográficamente cada elemento sobre mapas o planos de cartografía, realizar consultas sobre los mismos, o tener la posibilidad de gestionar los inventarios de manera gráfica y tratar así los procesos de mantenimiento planificado, correctivo y preventivo.
Se recogieron algunas necesidades de gestión documental, para huir de las ubicaciones físicas y descentralizadas que se tenían. Se requería acceso desde diferentes ubicaciones, tener un control y registro de los diferentes documentos, así como restricciones de acceso y diferentes vías de entrada a los documentos.
También se recogieron necesidades de carácter económico, como la posibilidad de gestión económica informatizada de las infraestructuras, integración con sistemas financieros y económicos existentes o la generación de informes económicos avanzados y personalizados.
Uno de los requerimientos más comunes en las administraciones fue la definición de portales o plataformas para estar en contacto con la ciudadanía de forma fácil y accesible. Se precisaba la creación de portales donde registrar las incidencias, quejas, sugerencias o comentarios acerca de las diferentes infraestructuras y activos. Y se requería que estas plataformas de comunicación fueran la base de una interacción y cooperación entre ciudadanos y administración con el objeto de mejorar la transparencia de la administración hacia los ciudadanos y facilitar la colaboración de los mismos en, por ejemplo, la gestión y mantenimiento de las infraestructuras.
Se recogieron también propuestas de acción para una gestión automatizada del mantenimiento de la vía pública y servicios asociados.
Fueron también numerosas las solicitudes de aplicaciones de movilidad que solucionaran algunas de las necesidades especificadas en los puntos anteriores, en forma de app’s móviles o sistemas portátiles.
Conclusiones
Se concluyó que era necesaria una herramienta software para gestionar eficazmente las infraestructuras públicas, modernizando los procesos de gestión y obteniendo información fiable y actualizada de forma centralizada.
Estos datos deberían estar ubicados en bases de datos que permitan además la gestión gráfica y alfanumérica de los bienes y servicios.
Se debía disponer de herramientas de gestión desde dispositivos móviles que facilitaran los trabajos de mantenimiento, supervisión o actualización de activos en las infraestructuras.
También era necesario un servicio mucho más eficiente y de mayor calidad para el ciudadano, basado en una comunicación directa con la administración, y una participación en el proceso de gestión.
Como resultado de la investigación se trabajó en una solución que aglutinara estas y otras necesidades dentro de un mismo sistema de gestión integral. Se trabajó en la definición de un software que satisficiera estas necesidades de las administraciones.
Este sistema estaría basado en una solución flexible, abierta y parametrizable cimentada sobre una tecnología basada en estándares.
Utilidad de la solución en ciudad
Se detalla ahora un ejemplo práctico de aplicación en ciudad de la solución propuesta:
A partir del software definido es posible gestionar el ciclo de vida de una farola con tecnología LED instalada en el aparcamiento de una infraestructura, por ejemplo una casa consistorial. Una vez instalada la farola, se registrarán tanto su localización ( a través de coordenadas) como los datos correspondientes a la ficha asociada a la farola que compone el inventario de activos o la pertenencia a una entidad como puede ser el aparcamiento que a su vez pertenece a la casa consistorial. Esta jerarquía podría haber sido definida por el usuario administrador encargado a tal función dentro del pueblo o municipio en cuestión.
Estas acciones pueden hacerse desde una aplicación móvil destinada al efecto que llevará el operario encargado de instalar la farola. A través de los diferentes sensores instalados en la farola será posible conocer información relativa al medio que la rodea: la temperatura, la calidad del aire, el grado de iluminación, los consumos eléctricos que lleva asociada etc. Esta información puede ser utilizada por el módulo de BI del software, para comparar con valoraciones estándar de estas medidas proporcionadas por las compañías eléctricas y que están recogidas en las fichas de los activos, cumplimiento de normativa que podría estar integrada a través de un gestor documental en el sistema, operaciones de mantenimiento realizadas y pendientes, datos contables como amortización del activo, etc.
Todos estos datos se incorporan a la base de datos del sistema y permiten una serie de acciones de gestión por parte de las personas encargadas a tal efecto: si el consumo sobrepasa cierto nivel, es posible que sea necesario cambiar la luminaria porque esta sea defectuosa.
Otro posible suceso puede ser que un ciudadano vea que la luminaria está rota, y para ello acceda al portal de registro de incidencias, y registre de una manera ágil y sencilla la incidencia correspondiente.
En este caso por ejemplo, se registraría una orden de reparación de la luminaria que sería registrada en el dispositivo móvil del operario de mantenimiento encargado de resolver la incidencia. Una vez resuelta se daría un reporte al ciudadano de que la incidencia ha sido resuelta y otra al sistema por parte del operario, notificando la finalización de la orden de trabajo correctiva.
El registro generado en el sistema será analizado por las herramientas de inteligencia que dotarán de un nuevo plan de mantenimiento al elemento en cuestión.
A través del sistema se puede gestionar el ciclo de vida de las diferentes infraestructuras, espacios o activos de la ciudad, a partir de su registro en una plataforma que permite su identificación unívoca.
Gracias a la solución integral algunas de las organizaciones que han implementado el sistema han conseguido importantes mejoras en la gestión de las infraestructuras[ii]:
- 30% más de eficiencia en los trabajos de campo de los operarios
- 30% de reducción de costes en la gestión del mantenimiento
- 60% más de agilidad en los procesos de firmas para la gestión del patrimonio
- 30% ahorro en la optimización de espacios
- 50% más de agilidad en los procesos de traslado
Esquema funcional de la solución integral
A continuación se presenta un esquema funcional resumido, de una solución integral para la gestión de las infraestructuras con los diferentes módulos que lo componen y las relaciones e integraciones que se pueden llevar a cabo.
Referencias
- Elaboración a partir de estudios propios en diferentes administraciones de carácter público.
- Conferencia de las Naciones Unidas sobre el desarrollo sostenible RIO +20. Las ciudades. Fecha consulta 08/01/2015.
[i] Se recopiló la información de 40 administraciones de carácter público entre Ayuntamientos, Diputaciones, Ministerios, Municipios, Comunidades Autónomas, Cabildos, etc.
[ii] Datos provenientes del uso del sistema por más de 7000 usuarios de diferentes perfiles y ámbitos, más de 1000 operaciones de media diarias. Con usuarios que gestionan desde un solo inmueble hasta 50.000 y una superficie que varía entre 800 y 10.000.000 de m².
Nota: Este artículo fue presentado y publicado en el Libro de Comunicaciones del I Congreso Ciudades Inteligentes.