Comunicación presentada al II Congreso Ciudades Inteligentes:
Autores
- Remedios López Paredes, Concejal Delegada de TIC, Administración Electrónica, Innovación y Proyectos Europeos, Ayuntamiento de Molina de Segura (Murcia)
- José Antonio Milanés Murcia, Jefe del Servicio de TIC y del Servicio de Innovación y Proyectos Europeos, Ayuntamiento de Molina de Segura (Murcia)
Resumen
Molina de Segura, gracias a la implantación de las últimas tecnologías y servicios, se ha convertido en Smart City en 2014. Pertenece a la Red Española de Ciudades Inteligentes (RECI) y a la Red Innpulso. En el documento se describen los procedimientos electrónicos implantados por el Ayuntamiento de Molina de Segura para facilitar y agilizar a los ciudadanos los trámites administrativos. Entre ellos están los siguientes: Emprende en 3 (permite al emprendedor la posibilidad de crear empresas y realizar trámites adicionales con las Entidades Locales, presentando declaraciones responsables), Portal de Licitación Electrónica, Open data, Administración Electrónica y Transparencia, y las infraestructuras del CPD en cloud híbrida con alta disponibilidad para garantizar el correcto funcionamiento de todos los servicios ofrecidos a la ciudadanía.
Introducción
Con más de 70.000 habitantes, siendo el cuarto municipio de la Región de Murcia en cuanto a población, Molina de Segura es en este momento, referente a nivel nacional respecto a la implantación de las últimas tecnologías y servicios al ciudadano para potenciar la administración electrónica. Es, sin duda, el resultado de su apuesta por las Tecnologías de Información y de la Comunicación en el ámbito de la Administración Local, al entender que una ciudad ha de ser innovadora para conseguir una posición de relevancia y competitividad en el entorno de ciudades del que forma parte; y que una ciudad debe ofrecer a sus ciudadanos la oportunidad de realizarse, ofreciéndoles un modelo de ciudad de progreso y una red empresarial competitiva.
En 2014, Molina de Segura se incorporó a la Red Española de Ciudades Inteligentes (RECI), y también en ese año fue distinguida con el premio Ciudad de la Ciencia y la Innovación 2014 otorgado por el Ministerio de Economía y Competitividad.
En los últimos años, las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) (equipamientos y servicios usados en el tratamiento y la transmisión de la información, principalmente la informática, Internet y las Telecomunicaciones) han cobrado un especial protagonismo en nuestra sociedad, formando parte de la mayoría de los sectores (educación, robótica, empleo, empresas, salud, etc.) y convirtiéndose en eje fundamental y esencial en la Administración Pública. De hecho, únicamente a través de las TIC es posible afrontar los futuros retos, la evolución y la sostenibilidad de la Administración Local (Smart City, Administración Electrónica, ahorro energético y sostenibilidad, cercanía a los ciudadanos, papel cero, aumento de eficiencia y eficacia).
Con esta filosofía, el Ayuntamiento de Molina de Segura ha liderado numerosas acciones e iniciativas en este ámbito, ya que el buen uso de las TIC en la Administración Local maximiza la utilidad de los recursos que maneja y aumenta el valor de la actividad pública en su conjunto, lo que supone un ahorro de costes internos para la Administración y para ciudadanos y empresas. A continuación se describen brevemente proyectos abordados con éxito que están teniendo especial relevancia entre los ciudadanos de Molina de Segura.
Emprende en 3
El proyecto denominado Emprende en 3 es un proyecto de simplificación administrativa desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en colaboración con los Ministerios de Presidencia, de Industria, Energía y Turismo y de Economía y Competitividad y en coordinación con la Federación Española de Municipios y Provincias, por el que se crea una plataforma que posibilita la tramitación electrónica de las declaraciones responsables de aquellos emprendedores, empresarios o titulares de actividades económicas o empresariales que deseen iniciar su actividad o trasladar su negocio.
El objetivo del proyecto es contribuir a la reducción de trabas burocráticas y de plazos para la creación de empresas, mediante la unificación de las plataformas tecnológicas utilizadas a nivel nacional en la tramitación telemática.
El Ayuntamiento de Molina de Segura se adhirió por Acuerdo de la Junta de Gobierno Local celebrada el día 11 de junio de 2013 a la Plataforma electrónica EE3 de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, prevista en el Acuerdo de Consejo de Ministros de fecha 24 de mayo de 2013, y anteriormente participó como Ayuntamiento piloto en las pruebas del mismo, por lo que desde el principio del proyecto se ha apostado política y técnicamente por su implantación.
Con anterioridad a poner en marcha el portal de EE3, el Ayuntamiento de Molina de Segura ya llevaba un largo camino recorrido en relación a la simplificación administrativa en general y en particular en materia de aperturas de actividades de prestación de servicios.
El Ayuntamiento de Molina de Segura realizó una intensa campaña de promoción y difusión del portal Emprende en 3 en el ámbito empresarial, de los colegios profesionales, de las notarías, registro mercantil y asesorías durante el primer trimestre de aplicación de la plataforma.
El Ayuntamiento de Molina de Segura dio otro impulso más, ofreciendo tramitar telemáticamente las solicitudes en nombre del interesado, previo apoderamiento, en caso de que el mismo no dispusiera de firma digital. Desde el último trimestre de 2013, los expedientes relativos a actividades dentro del ámbito de aplicación de la Ley 12/12 (y por tanto de EE3) se han venido tramitando por el portal de EE3.
En términos estadísticos puede hablarse por tanto de un 100% de implantación de EE3 en el Ayuntamiento de Molina de Segura, que se traduce en 124 expedientes en 2014 y 132 en 2015.
La puesta en marcha y el cumplimiento de las exigencias derivadas de la adhesión a la Plataforma Emprende en 3 ha requerido la asignación de importantes recursos humanos, de asesoramiento jurídico, de reestructuración municipal, de adaptación del sistema informático, de participación en la mejora de la implantación del portal, etc.
Cabe destacar las ventajas de la utilización de la plataforma EE3:
- Ahorro de costes por la utilización de servicios en la nube gestionados por la Administración General del Estado.
- Ahorro de tiempos en la tramitación de las Declaraciones Responsables.
- Eliminación del soporte papel en beneficio del soporte electrónico.
- Homogeneidad en la presentación de las Declaraciones Responsables por parte de todos los Ayuntamientos adheridos a EE3.
- Facilidad de interoperabilidad entre Administraciones Públicas.
Gracias a Emprende en 3 se han reducidos los plazos y los costes en el sector minorista. Queda pendiente la integración de la Plataforma con el sistema informático municipal.
Portal de Licitación Electrónica
El Ayuntamiento de Molina de Segura ha iniciado 2016 continuando su apuesta por Molina Smart City, poniendo a disposición de las empresas un nuevo servicio de administración electrónica, la Licitación Electrónica, que supone un paso muy importante en el desarrollo de la actividad en el Ayuntamiento de Molina de Segura, ya que mejorará la seguridad, agilizará los procesos y permitirá una mayor competitividad.
El Ayuntamiento de Molina de Segura es pionero en España, y el primero de la Región de Murcia en disponer de una plataforma de Licitación Electrónica que permite realizar todos los procesos de la licitación de principio a fin de forma totalmente electrónica, sin necesidad de papel.
La Licitación Electrónica, aún incipiente en nuestro país, supone una medida de innovación y modernización de nuestra Administración Pública, con un drástico ahorro económico para el Ayuntamiento de Molina de Segura y con importantes ventajas que aporta la plataforma de Licitación Electrónica contratada, que permite automatizar la licitación y adjudicación de las propuestas, reducir la burocracia y fomentar la competencia, y que tiene como consecuencia directa, además de la mejora de la transparencia y accesibilidad, que el Ayuntamiento de Molina de Segura se ponga en vanguardia de la innovación de sus procesos administrativos, y que avance en la seguridad y en la eficiencia global de la contratación pública, lo que conduce a la apertura de los mercados, a una mayor competencia debido al incremento del número de licitadores, al establecimiento de economías de escala y, a una reducción en los gastos.
El paso a electrónico del ciclo integral de un contrato (es decir, que sean electrónicas todas sus fases) supone al mismo tiempo el paso de una administración electrónica a una administración inteligente, a una administración propia de una Smart City, con servicios a los ciudadanos 24 horas, 365 días al año.
Con esta iniciativa, el Ayuntamiento de Molina de Segura da un paso hacia adelante con la apuesta y el compromiso hacia un nuevo modelo de relación con las empresas, mediante el uso de medios electrónicos para el acceso de los licitadores a las convocatorias públicas, ofreciendo mayores niveles de transparencia, accesibilidad y seguridad.
El uso de la Plataforma de Licitación Electrónica del Ayuntamiento, como el uso de medios electrónicos en general, va a redundar directamente en un aumento de la productividad, y una reducción de costes tanto para el Ayuntamiento, como para los proveedores y licitadores en general, además de proteger el medio ambiente con un importante ahorro de papel y de espacio, facilitando un acceso más rápido a la información, a la vez que representa ese compromiso en garantizar los principios de igualdad, no discriminación, publicidad y transparencia exigidos por la normativa contractual nacional y comunitaria, circunstancias ya expuestas entre otras instancias, por la Comisión Europea en su Libro Verde sobre la Contratación Electrónica.
La plataforma de Licitación Electrónica de que dispone el Ayuntamiento, totalmente en cloud, da la posibilidad de licitar todos sus procedimientos de contratación: Abiertos, Negociados con y sin publicidad, Restringidos o Contratos Marco; adaptados a los requerimientos exigidos en el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP). Se trata de un sistema integral que, además de los procesos de contratación, le ofrece el Perfil del Contratante, la integración con la Plataforma de Contratación del Estado, la emisión de Notificaciones Electrónicas, la presentación Electrónica de las ofertas o la posibilidad de adjudicar los expedientes mediante Subasta Electrónica.
Para el Ayuntamiento, la plataforma le permite controlar y agilizar sus procesos de tramitación de la contratación en las distintas fases: previa, de licitación y de adjudicación; asegurando la trazabilidad y la transparencia en todo el procedimiento administrativo, permitiendo la recepción electrónica de las ofertas, la gestión de las mesas de contratación y el envío de las notificaciones electrónicas a los licitadores.
De igual forma, la implantación y puesta en marcha de la Plataforma de Licitación Electrónica permite a los licitadores y especialmente a las Pymes disponer de una herramienta de comunicación y gestión con el Ayuntamiento, facilitando el conocimiento sobre las oportunidades de licitación, recepción de notificaciones electrónicas, y soporte técnico a los licitadores, de forma telefónica o por correo electrónico, para prestar ayuda y atención a los licitadores de lunes a viernes de 8 a 18 horas.
Open Data
Las iniciativas de apertura de datos públicos, también llamadas de datos abiertos (open data), consisten en la publicación de información en poder del sector público sin procesar, en formatos estándar, abiertos e interoperables, facilitando su acceso y permitiendo su reutilización.
El preámbulo de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre Reutilización de la Información del Sector Público indica que la información generada desde las instancias públicas, con la potencialidad que le otorga el desarrollo de la sociedad de la información, posee un gran interés para las empresas a la hora de operar en sus ámbitos de actuación, contribuir al crecimiento económico y la creación de empleo, y para los ciudadanos como elemento de transparencia y guía para la participación democrática.
El Ayuntamiento de Molina de Segura se ha adherido (acuerdo de Junta de Gobierno de 16/11/2015) al Portal de Datos Abiertos de la Región de Murcia, gestionado por la Fundación Integra, para dar cumplimiento a la normativa en materia de reutilización de la información del sector público.
En la actualidad, se han cargado datos en este Portal, en distintas categorías, y está previsto seguir cargando datos de manera que cuando se ponga en marcha figuren el mayor número de DataSet o Conjuntos de Datos. Este Portal está pendiente de apertura pública de forma paralela al Portal de Transparencia de la CARM, que se encuentra en fase de desarrollo.
Los datos que ofrece el portal pueden ser consumidos a partir de descarga directa, a través del catálogo de datos, o mediante API (Interfaz de programación de aplicaciones), servicio pensado para desarrolladores, que pone a su disposición información sobre las operaciones que se pueden realizar sobre unos determinados conjuntos de datos.
Actualmente, el Ayuntamiento de Molina de Segura dispone de mucha información en sus portales web, que se irá adaptando progresivamente, ya que crear una plataforma de datos abiertos no es crear un portal, sino una serie de cambios organizativos que hace que se tengan que modificar las estructuras de la propia Administración.
Administración Electrónica y Trasparencia
El Pleno del Ayuntamiento de Molina de Segura de 26 de septiembre de 2011 aprobó el programa y calendario de trabajo para adaptarse a la Ley 11/2007, de 22 de junio. La Sede Electrónica se publicó en Internet en Octubre de 2012. Entre otras actuaciones:
Se han confeccionado 61 fichas de procedimiento, agrupadas por temas. La carpeta ciudadana cuenta en la actualidad con 3.006 usuarios registrados, con 189 altas producidas entre septiembre de 2014 y septiembre de 2015. El número de trámites y solicitudes realizados en este periodo ha sido de 3.498, suponiendo un incremento del 15’65 % con respecto al periodo anterior.
Se ha puesto en marcha el Espacio del Proveedor, para concentrar y simplificar la búsqueda de contenidos y servicios electrónicos destinados a los proveedores.
Está implantada la presentación de facturas electrónicas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas FACe, proceso que afecta al 100% de las facturas recibidas.
Se ha publicado electrónicamente el Tablón de Anuncios o Edictos. Se ha incorporado un enlace con el Tablón Edictal Único, que incluye las previsiones contenidas en la Ley 15/2014, de 16 de septiembre. En enero de 2014 se puso en marcha el registro electrónico para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones correspondientes a los procedimientos y actuaciones, respecto a los cuales se ha establecido la posibilidad de su tramitación electrónica.
El Ayuntamiento presta servicios de comunicaciones y notificaciones electrónicas a través del Convenio de colaboración entre el Ministerio de Presidencia y la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos. Además existe un servicio de información a móviles vía SMS complementario, disponible desde 2005 y que cuenta con 2.803 usuarios inscritos, con un incremento de 397 nuevos usuarios de septiembre 2014 a septiembre 2015.
La puesta en marcha del Registro Electrónico ha posibilitado que la ciudadanía y empresas puedan iniciar la tramitación de un expediente a partir de la presentación telemática de la documentación.
Se realizan acciones de interoperabilidad con otras Administraciones y Organismos Públicos: Dirección General de Catastro, Dirección General de Tráfico, Agencia Tributaria, Ministerio de Hacienda, Tribunal de Cuentas, Instituto Nacional de Estadística, etc. Entre las novedades más destacadas están el incorporar nuevos servicios en el Portal de Entidades Locales (constituido en principal portal de comunicación entre el Estado y los Ayuntamientos), apertura del punto general de entrada de facturas electrónicas (FACe) y alta del Ayuntamiento en los servicios de cesión de datos telemáticos de la Seguridad Social. Además el Ayuntamiento se ha adherido al acuerdo Marco de colaboración entre la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y la Federación Española de Municipios y Provincias para promover y facilitar el desarrollo de la Ley 19/2013, de transparencia.
CPD en Cloud Híbrida
La Cloud Híbrida para Smart City Molina de Segura ha convertido al municipio en pionero al utilizar y combinar la última tecnología existente en la actualidad, garantizando un acceso a los servicios municipales de un modo fiable, seguro, robusto y versátil, con un plan integral de “Disaster Recovery”, imprescindible para una Smart City.
La Cloud Híbrida está compuesta por 3 CPD’s, que aseguran una alta disponibilidad frente a averías físicas, fallos de suministro energético y catástrofes naturales, teniendo interrupciones tendentes a cero minutos y minimizando la pérdida de datos (RTO => 0 y RPO =30).
En concreto, se dispone de un CPD1 principal, ubicado en la Casa Consistorial, un CPD2 en la sede municipal de Policía Local, y otro CPD3 en cloud pública en el CDG Tier IV que Telefónica Soluciones, como empresa adjudicataria, dispone en Alcalá de Henares, a más de 300 kilómetros del CPD1.
La conexión entre el CPD1 y el CPD2 se realiza a través de fibra óptica en anillo, propiedad del Ayuntamiento de Molina de Segura, a una velocidad de 1000 Mbps y la conexión entre el CPD1 y el CPD3 se realiza a través de fibra óptica de Macrolan de Telefónica a una velocidad de 300 Mbps. Dicho enlace Macrolan está duplicado por caminos diferentes y en acometidas diferentes, con enlaces distribuidos en el CPD1 y en el CPD2.
La capacidad de almacenamiento de datos está distribuida entre los tres CPD’s y se ha dimensionado de manera suficiente, combinando diferentes tecnologías SSD, SAS y NL-SAS, en RAID, para permitir disponer de toda la información digital necesaria.
Los servidores en producción pueden estar en cualquiera de los tres CPD’s, estando todas las máquinas replicadas en los CPD’s restantes, y realizándose continuamente copias de seguridad consistentes, tanto de bases de datos como de máquinas virtuales, que permiten (ante cualquier desastre) retomar el funcionamiento de los servicios en cuestión de escasos segundos y garantizar una mínima pérdida de datos.
La tecnología implantada para las copias de seguridad permite realizar en pocos minutos los backup, de forma continua y combinando almacenamiento en disco y en cinta, sin que afecte a los usuarios. Con este proyecto no sólo se consigue disponer de sistemas TIC de alta disponibilidad frente a averías físicas, fallos de suministro energético y catástrofes naturales, sino que sus avanzadas capacidades permiten mejorar y optimizar el rendimiento de todas las aplicaciones y de las bases de datos. También se ha prestado especial atención a la seguridad perimetral con un filtro de contenido web por usuario y un filtro antispam para el servicio de correo alojado en el CPD1.
El proyecto incluye la monitorización de parámetros físicos (temperatura, humedad, accesos, incendio, etc.) del CPD1 y de funcionamiento de todos los sistemas TIC de los tres CPD’s. Este proyecto se ha licitado como Contrato mixto de servicio y suministro en renting con opción de compra (una figura no habitual en el procedimiento de contratación de una administración pública), por un plazo de 48 meses, y se ha adjudicado a la empresa Telefónica Soluciones de Informática y Comunicaciones de España, S.A.U., iniciándose en diciembre de 2013, estando plenamente operativo desde abril de 2014.
El proyecto Cloud Híbrida para Smart City Molina de Segura garantiza al ciudadano, las 24 horas del día los 365 días al año, el correcto funcionamiento de los servicios municipales. Paralelamente, la Cloud Híbrida para Smart City Molina de Segura supone importantes beneficios para la propia administración local: ahorro energético, ahorro económico con menores inversiones, seguridad de los datos, y cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad (ENS), entre otros.