Comunicación presentada al I Congreso Ciudades Inteligentes:
Autor
- José Antonio Gismero Mínguez, Concejal Eficiencia Energética, Proyectos Técnicos y Licencias, Ayuntamiento de Soto del Real
Resumen
El pasado 10 de diciembre de 2014 se aprobó el Proyecto de Norma UNE Sistema de Gestión de Activos de una Ciudad por el Plenario del Comité Técnico de Normalización 178 “Ciudades Inteligentes” de AENOR. Ha sido publicada en el BOE y está previsto que en junio de 2015 se realice la aprobación definitiva. La presente Norma pretende convertirse en una herramienta clave para que las ciudades estandaricen la gestión de sus activos, mejoren los servicios y optimicen los costes. Cuestiones de máxima actualidad que ayudarán a alcanzar la excelencia en la gestión pública. La UNE 178303 está desarrollada con el fin de convertirse en un elemento transversal para todos los sistemas y procesos de la ciudad.
Introducción
Gracias a una gestión de activos sistematizada y planificada el Gobierno Local obtendrá información precisa del estado de conservación y la vida útil de los elementos e instalaciones de la ciudad. Con la implementación de esta Norma Nacional se mejorará la operación y mantenimiento. El Gobierno Local podrá realizar una planificación a medio-largo plazo de las nuevas adquisiciones y reposiciones de los activos. Tomando como base toda esta información el Gobierno Local podrá valorar las necesidades de la ciudad y actuar. Los ciudadanos podrán comprobar que las decisiones tomadas por el Gobierno Local se basan en las prioridades detectadas por el SGAC.
Iniciativa
En el seno de la Comisión Sociedad de la Información, I+D+I, Administración Electrónica y Eficiencia de la Federación de Municipios de Madrid FMM, se detectó la necesidad de estandarizar la gestión de los activos de las ciudades y de optimizar los costes. El CTN 178 ‘Ciudades Inteligentes’ aceptó la propuesta y finalmente la Norma fue redactada por un grupo de trabajo del Subcomité 3 ‘Gobierno y Movilidad’ compuesto por representantes del sector público: Federación de Municipios de Madrid, Ayuntamiento de Leganés, Ayuntamiento de Arganda del Rey, Ayuntamiento de Soto del Real, y del sector privado: Capgemini, Telefónica, IBM, Bonser y Fundación CTIC.
Norma UNE-178303
El propósito de esta Norma Nacional es facilitar a las ciudades establecer los sistemas y procesos necesarios para mejorar su gestión de activos. La implementación de esta Norma Nacional está destinada a mejorar los activos de la ciudad, así como a optimizar los costes de adquisición y mantenimiento, a través de una gestión sistemática. Esta Norma Nacional es aplicable a todas las entidades locales, independientemente de su tamaño, complejidad y condiciones geográficas, culturales o sociales. Su implementación exitosa depende del compromiso de todos los niveles y funciones del Ayuntamiento especialmente del Gobierno Local.
Esta Norma Nacional especifica los requisitos de un sistema de gestión de activos de la ciudad (SGAC) a partir del cual la ciudad puede desarrollar e implementar una política de gestión de activos y establecer objetivos, metas y planes de acción, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información relevante de los activos. Un SGAC permite a la ciudad alcanzar los compromisos derivados de su política, tomar decisiones, según sea necesario, para mejorar su gestión y demostrar la conformidad del sistema, con los requisitos de esta Norma Nacional. Esta Norma Nacional se aplica a las actividades bajo el control del Ayuntamiento, incluyendo la complejidad del sistema, el grado de documentación y los recursos. La aplicación global de esta Norma Nacional contribuye a optimizar la gestión de activos, a mejorar la competitividad y a la mejora de los servicios públicos.
Esta norma Nacional puede utilizarse para la certificación, el registro y la autodeclaración del SGAC de una ciudad. No establece requisitos absolutos sobre el inventario de activos, más allá de los compromisos establecidos en la política de activos y/o el Plan Estratégico de la Ciudad y de su obligación de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros requisitos. Por tanto, dos ciudades con características similares, pero con diferentes políticas de gestión de activos, pueden ambas cumplir con sus requisitos.
Objeto y Campo de Aplicación
Esta Norma Nacional especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de activos municipales, con el propósito de permitir a una Entidad Local contar con un enfoque sistemático para alcanzar una mejora continua en su gestión, incluyendo todos los elementos que componen el inventario de bienes y derechos.
Esta Norma Nacional define un conjunto de actividades coordinadas y sistemáticas, de tal manera que una Entidad Local, de acuerdo con su plan estratégico, pueda manejar de modo óptimo y sostenible: sus activos, su desempeño, los riesgos y gastos asociados a lo largo del ciclo de vida de los diferentes activos.
Esta Norma se aplica a la gestión de los activos físicos y los sistemas de activos de la Entidad Local. Entendiendo como activos los que se definen en el Anexo a modo de ejemplo. Esta Norma Nacional ha sido diseñada para utilizarse de forma independiente o puede estar alineada o integrada con otros sistemas de gestión regulados por otras Normas.
Esta Norma es aplicable a todos los entes locales que deseen asegurar que cumplen con su política de gestión de activos declarada y que quieran demostrar este cumplimiento a terceros. Esta conformidad puede confirmarse mediante una autoevaluación y autodeclaración de conformidad o mediante la certificación del sistema de gestión de activos por parte de una organización externa.
Objetivos
- Sistematizar y optimizar la gestión de activos.
- Realizar un Inventario normalizado.
- Controlar el ciclo de vida de los activos.
- Optimizar la operación y mantenimiento.
- Planificar estratégicamente en el medio-largo plazo.
- Ayudar a la toma de decisiones.
- Demostrar al ciudadano la mejora del desempeño.
Destinatarios
Dirigido a todo tipo de Municipios, Mancomunidades y Diputaciones, indistintamente de su tamaño, recursos, complejidad de las instalaciones, grado de control y tecnología que posea la entidad. Cada entidad local tendrá la libertad de establecer el grado de detalle del inventario.
Requisitos del Sistema de Gestión
Requisitos generales
La Entidad Local debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar un SGAC de acuerdo con los requisitos de esta Norma Nacional; definir y documentar el alcance de su SGAC y determinar cómo cumplirá los requisitos de esta Norma Nacional con el fin de lograr una mejora continua en la gestión de los activos y de su SGAC.
Responsabilidad del Gobierno Local
El Gobierno Local debe demostrar su compromiso de apoyar el SGAC y de mejorar continuamente su eficacia definiendo, estableciendo, implementando y manteniendo una política de gestión de activos; designando a un Concejal o persona en quien delegue para realizar las funciones de dirección y coordinación; asegurando que se establecen los objetivos y metas apropiados de acuerdo con al Plan Estratégico de la Ciudad y asegurando que los indicadores establecidos son apropiados para la ciudad.
La política de gestión de activos
La política de activos debe establecer el compromiso del Ayuntamiento de la ciudad para alcanzar una mejora en la gestión de activos. El Gobierno Local debe definir la política de gestión de activos de la ciudad, asegurar que sea apropiada a la naturaleza de la ciudad e incluya un compromiso de mejora continua.
Planificación de la gestión de activos
La Entidad Local debe llevar a cabo y documentar un proceso de planificación de la gestión de activos. La panificación de la gestión debe ser coherente con la política de gestión y debe conducir a actividades que mejoren de forma continua los activos de la ciudad. El Ayuntamiento debe incluir una planificación que tenga en cuenta el estado de conservación de los activos y su vida útil, para facilitar la toma de decisión en relación con la adquisición de nuevos elementos y la sustitución de los que agoten su vida útil.
Implementación y operación
La Entidad Local debe utilizar los planes de acción y los elementos resultantes del proceso de planificación para la implementación y la operación.
Verificación
La Entidad Local debe asegurar que las características clave de sus operaciones que determinan la gestión de activos se sigan, se midan y se analicen a intervalos planificados. Los resultados del seguimiento y medición de las características deben registrarse.
Revisión por el Gobierno Local
El Gobierno Local debe revisar, a intervalos planificados, el SGAC para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Deben mantenerse registros de las revisiones por el Gobierno Local.
Ciclo de mejora continua
Esta Norma Nacional se basa en el ciclo de mejora continua Planificar – Hacer – Verificar – Actuar (PHVA) e incorpora la gestión de activos a las prácticas habituales del Ayuntamiento tal y como se ilustra en la Figura 1.
- Planificar: llevar a cabo la revisión de activos y establecer los indicadores, los objetivos, las metas y los planes de acción necesarios para lograr los resultados que mejoren la gestión de activos de acuerdo a la política de gestión del Gobierno Local;
- Hacer: implementar los planes de acción de gestión de activos;
- Verificar: realizar el seguimiento, la medición de los procesos y de las características clave de las operaciones que determinan la gestión de activos, en relación a las políticas y objetivos e informar sobre los resultados;
- Actuar: tomar acciones para mejorar en forma continua el sistema de gestión de activos de la ciudad.
Inventario de activos municipales
Una ciudad posee una gran cantidad activos, de muy diversos tipos y complejidad, por lo que para poder gestionarlos de la manera más óptima posible el primer paso es realizar un correcto inventario.
El alcance, el grado de desglose y la información que se asigne a cada activo será de vital importancia para el sistema de gestión de activos de la ciudad que se desarrolle.
Cada Gobierno Local deberá definir el alcance y el grado de detalle del inventario de activos en función de:
- el tamaño de la ciudad;
- el úmero y complejidad de elementos e instalaciones;
- los recursos que posee el Ayuntamiento;
- el grado de control y tecnología que posee el Ayuntamiento;
- la cultura de gestión de calidad del Ayuntamiento;
- el grado de ambición del Plan Estratégico de la Ciudad.
En función de estos parámetros u otros que el Ayuntamiento considere oportunos se definirá el contenido del inventario pudiéndolo estructurar de la siguiente forma:
Alcance y clasificación de activos
Cada Entidad Local realizará su propia clasificación de activos de acuerdo a su Sistema de Gestión de Activos de la Ciudad, SGAC. A continuación se enumeran diferentes activos ya que independientemente del tamaño y configuración de las ciudades hay muchos elementos, instalaciones, infraestructuras y construcciones que son comunes.
La contabilización de los activos se puede realizar por unidades, metros, m2, m3 o cualquier otra unidad de medida.
- Inmuebles
- Terrenos (fincas naturaleza urbana y fincas de naturaleza rústica)
- Construcciones y edificaciones
- Vía pública
- Pavimentos (calzada, aceras, encintados,etc.)
- Señalización (horizontal, vertical, placas de calles, paneles,etc.)
- Mobiliario (Bancos, papeleras, bolardos, vallas, paradas de bus, parquímetros, columpios)
- Parques (árboles, arbustos, césped, flores, fuentes, etc.)
- Publicidad (postes informativos, vallas, mupis, etc.)
- Infraestructura pública
- Alumbrado (Centro de mando, luminaria, columna, canalización, cableado, arqueta, contador)
- Distribución agua (grupo de presión, tubería, llave, arqueta, puntos de suministro, contador)
- Saneamiento (Bombeo, pozos, conducción, registros, sumideros, imbornales)
- Instalación semafórica (Semáforo, radar, paneles, columnas, canalización, centro de mando)
- Residuos (diversos tipos de contenedores)
- Riego (Aspersor, goteo, difusor, tubería, electroválvulas, etc.)
- Tecnológicas (Cámaras CCTV, WIFI, Sensores, etc.)
- Mobiliarios
- Vehículos, maquinaria, útiles y herramientas
- Mobiliario de edificios, electrodomésticos, equipos de oficina, equipos informáticos
- Equipamiento específico (deportivo, cultural, sanitario, policial, etc.)
- Otros
- Valores mobiliarios, créditos y derechos
- Semovientes
- Derechos reales
- Bienes y derechos revertibles
Desglose
La Entidad Local debe establecer el nivel de desglose con el que va a tratar los activos en el Sistema de Gestión de Activos, SGAC. Las instalaciones y edificaciones son susceptibles de dividirse en elementos más simples. A modo de ejemplo se detallan diferentes tipos de desgloses:
En una instalación de alumbrado exterior con 3250 puntos de luz de los cuales 2500 son lámparas de VSAP y 1750 son de LED, la instalación se controla con 30 centros de mando, hay 1250 columnas de acero galvanizado de 8m, 1000 columnas de acero galvanizado de 5m, 500 columnas villa de 3m y 500 brazos.
La administración decidirá qué nivel de desglose realizará:
- Aproximación A, en el inventario solo se toma en consideración como 1 activo: Instalación de alumbrado exterior
- Aproximación B, en el inventario solo se toma en consideración las luminarias: 3250 activos: luminarias
- Aproximación C, en el inventario se toman en consideración todos los elementos de la instalación: 6530 activos: 32505 luminarias, 30 centros de mando, 2750 columnas, 500 brazos.
Información
Otro aspecto de importancia es la información que se va a incluir de cada activo en el inventario, que al igual que en el apartado anterior variará en función de lo que estime cada administración. Pudiendo contener:
- Referencia
- Fecha de adquisición
- Coste de adquisición
- Coste de reposición
- Modelo
- Características técnicas
- Georeferencia
- Responsable (Concejalía, departamento, persona, etc.)
- Coste de mantenimiento anual
- Indicadores (Estado de conservación, etc.)
- Vida útil, etc.
Conclusiones
La novedosa Norma UNE 178303 Sistema de Gestión de Activos de una Ciudad es una excelente herramienta para gestionar todas las infraestructuras de una ciudad de forma eficaz y optimizada. Por lo que resultará del máximo interés para todos los agentes que conforman el sector desde técnicos y gestores municipales pasando por consultores y empresas de servicios hasta instituciones y asociaciones sectoriales.
Agradecimientos
Por el esfuerzo y dedicación que han realizado durante el proceso de redacción y de aprobación de la Norma: Inmaculada Sanchez Ramos (FMM), Arturo Navarro, Francisco Arribas (AENOR), Tania Marcos (AENOR), Modesto Mezquita (Presidente SC3 Gobierno y Movilidad), Antonio Domínguez (Coordinador CTN 178 Ciudades Inteligentes)
Referencias
- ISO 55000, Gestión de Activos – Perspectiva general, principios y terminología.
- ISO 55001, Gestión de activos – Sistemas de gestión. Requisitos.
- ISO 55002, Gestión de activos – Sistemas de gestión. Directrices para la aplicación de la ISO
Nota: Este artículo fue presentado y publicado en el Libro de Comunicaciones del I Congreso Ciudades Inteligentes.