Metodología de análisis del estado Smarcity de una ciudad • ESMARTCITY

Comunicación presentada al II Congreso Ciudades Inteligentes:

Autores

Leo García, Consultor Smartcity – Smart Planet, Grupo Typsa
Samuel Matarranz, Smartcity y Urbanismo, Typsa

Resumen

Se trata del uso de un mapa de visión general del estado de la Hoja de Ruta de una ciudad en su camino a su conversión en una Ciudad Inteligente. Para construir el mapa final, se han de analizar las diferentes áreas de gestión del Ayto y con una novedosa técnica, crear componentes de los procesos de gestión de cada una de las áreas. Se trata, básicamente, de dividir la gestión de una ciudad en bloques y analizar bloque a bloque, el estado de la situación conforme a unos patrones de referencia o modelos (en nuestro caso, tomamos como referencia las normativas AENOR). De esta manera se dibujará un mapa de estado de la Hoja de Ruta Smartcity. Además, teniendo a las normativas AENOR como referencia, se podrá hacer una clasificación homogénea de las ciudades, puntuando cada área y separando lo conseguido y separando lo conseguido de lo que le falta por desarrollar y homologarse como ‘ciudad Smartcity’.

Introducción

Evaluando a una ciudad

Antes de que una ciudad pueda ser considerada como una Ciudad Inteligente (Smartcity) e iniciar los cambios oportunos para su transformación, tiene que entender exactamente dónde se encuentra en relación con otras ciudades y con respecto a una Referencia, para que se pueda establecer, en el punto de partida, los cambios a acometer en ese “viaje” (ver la web EIP on Smartcities and Communities). Por lo tanto, junto con el rápido avance de las ciudades inteligentes se acompaña el requisito para medir, monitorear, homologar y evaluar los impactos de las decisiones que se toman y la comparación con otras ciudades (Leonidas Anthopoulos et al., 2014). Una multitud de índices de la ciudad han surgido para tratar de responder a esta necesidad. Muchos de ellos en los últimos cinco años, mientras que otros se han establecido desde hace ya algún tiempo. En AENOR e ISO ya existen publicadas muchos de los indicadores y normativas al respecto (AENOR Comité AEN CTN/178 e ISO 31720).

En esta sección se describe el primer paso para la comprensión de la posición actual de la ciudad y cómo se van a identificar los principales factores a tener en cuenta en la elaboración de una estrategia Smartcity y finalmente, cómo está de lejos la ciudad respecto a su Hoja de Ruta y respecto a una ciudad de Referencia.

Ambas referencias (la Hoja de Ruta de la ciudad y la ciudad e Referencia) no son fijas. Con el paso del tiempo, las nuevas tecnologías y procesos introducen cambios en los objetivos finales, pero se dispone de suficiente repositorio de tecnologías, procedimientos, prácticas, indicadores, etc., aplicados a la gestión de la ciudad para que la metodología que se propone sea válida para el objetivo que se quiere alcanzar.

Por tanto, evaluando los Sistemas de Gestión en las diferentes fases de una ciudad en su camino hacia la Ciudad Inteligente, podríamos establecer este esquema muy simplificado:

Figura 1. Nivel de madurez de una Smartcity (IDC 2012)

Metodología

La técnica de dividir en bloques o componentes una Smartcity

Esta Metodología la llamamos “Mapa de estado de una Smartcity”. Se trata, básicamente, de dividir la gestión de una ciudad en bloques y analizar bloque a bloque, el estado de la situación conforme a unos patrones de referencia o modelos. Así, se dibujará un mapa de estado de la Hoja de Ruta Smartcity de la ciudad. Asociada a esta metodología, la práctica de consultoría para desarrollarla queda resumida así:

Figura 2. Las fases de la práctica que desarrolla la metodología propuesta

La metodología de análisis Smartcity está pensada para facilitar a los gestores públicos del Ayuntamiento una foto de los Sistemas de Gestión interna y de prestación de servicios públicos (sean directamente gestionados por el propio Ayuntamiento o por Contratas). NO contempla dicha práctica un análisis de las iniciativas puramente privadas y al margen de los procesos del Ayuntamiento. Con este análisis del estado de la gestión del Ayuntamiento, se puede confirmar cuáles de las normativas AENOR cumple en este campo y en su caso, proceder a homologar el Ayuntamiento por dicho cumplimiento.

Como resultado de la práctica de consultoría se dejará por escrito:

Los Documentos con la evaluación y análisis de la Hoja de Ruta Smartcity
Los Documentos con evaluación y análisis de los principales procesos de gestión
Comparativa de los procesos de gestión, en su relación con los objetivos Smartcity normalizados y con una ciudad de referencia de similares características.
Un Mapa de cada una de las Áreas de Gestión del Ayuntamiento
Un Mapa simplificado de la Gestión Global del Ayuntamiento
Un Documento de conclusiones y recomendaciones

La existencia de indicadores normalizados y publicados según AENOR y organismos internacionales y otros elementos de gestión de referencia, nos permitirá hacer un análisis comparativo o de “benchmarking” (ver indicadores de UN Habitat, 2013 y Leonidas Anthopoulos et al., 2014). Y lo que es más importante, poder homologar la gestión de la ciudad. Por tanto, esta herramienta puede ser de enorme utilidad para los Ayuntamientos, los Organismos Públicos de Evaluación y sobre todo, para los ciudadanos.

NO se pretende desarrollar una práctica pesada de entrevistas y reuniones de trabajo, sino hacer un análisis de alto nivel, con un tiempo muy acotado para disponer de los resultados en un máximo de tres meses de duración. Los estudios de detalle posteriores se pueden abordar con los entregables de este estudio o práctica de consultoría.

El Mapa Global de estado Smartcity de un Ayuntamiento

El Mapa Global (entregable nº 6 del apartado anterior) está formado por uno o más mapas, pero sí que existirá uno que engloba a toda la gestión del Ayuntamiento. Es lo que veremos en este apartado.

Para el caso de cualquier ciudad, un mapa de estado es una tabla de doble entrada donde aparecen de manera vertical las áreas de gestión y en las filas dos conceptos: estado a la luz de su Hoja de Ruta y estado a la luz de su Plan de Acción.

Figura 3. Las dos dimensiones de las tablas a construir, llamadas Mapas de estado

Para analizar los procesos internos de una Smartcity, los dividiremos en bloques. Cada área de gestión del Ayuntamiento, pueden tener varios bloques y haremos análisis de ellos, para poder encontrar sus puntos débiles y fuertes. Y detallaremos cómo están los indicadores claves de gestión de cada bloque. Algunos de estos indicadores serán los que AENOR especifican para medir el grado de madurez Smartcity de la ciudad (ver normativa ISO y AENOR sobre Smartcity). Pero se podrán ampliar con otros indicadores (ver indicadores UN Habitat).

Cada componente o bloque es una expresión de unas determinadas capacidades de gestión, que pueden aislarse del resto de componentes de tal manera que podría ser autónomo. Una vez seleccionados los componentes, se ubican en el mapa, de manera que se identifiquen como: críticos, habituales o de base, según sean indispensables para el éxito de la Gestión, razonablemente necesarios o si por el contrario, no suelen ser tan necesarios en el equilibrio global de la Gestión Smartcity. La utilización de las técnicas de construcción de los Sistemas de Gestión en base a Servicios para aplicarlo en el análisis de la gestión de una Smartcity puede ser innovadora.

Figura 4. Pasos en el análisis de la ciudad para construir el Mapa Global de estado

Esquemáticamente, un Mapa Global tiene este aspecto:

Figura 5. Mapa Global de estado de gestión Smartcity de la ciudad

Se ha de estudiar también la relación entre los bloques del “Sistema de Gestión de la ciudad ya deconstruido en bloques de servicios”. A esto se le llama, cuando hablamos de servicios, una técnica de “Análisis por de-construcción en bloques de servicios”. La acumulación de datos de gestión y de conocimientos de procesos de gestión, facilitará enormemente la aplicación de esta técnica de mapeo de una ciudad Smartcity.

Se hacen intervenir diferentes colores para cada bloque de gestión para resaltar lo próximo o lo lejos que se encuentra de la situación homologable u óptima. Por ejemplo, aparecerán en color rojo los bloques que no están aún desarrollados o alineados con el modelo. En color ámbar que aún no están implantados ciertos requisitos básicos que contiene el modelo de referencia y en verde, los que se pueden considerar como homologables.

Como Mapas Globales de estado, se entregarán en el desarrollo de la práctica:

Un Mapa Global de estudio Smartcity de la Gestión de la ciudad
Un Heat Map con respecto a la propia Hoja de Ruta de la ciudad. Es un mapa que identifica los bloques más “calientes” sobre los que urge desarrollar una acción determinada.
Un Heat Map con respecto al Mapa de referencia Smartcity de esta ciudad. Es un mapa que nos indica cómo está el Ayuntamiento respecto a un Mapa de referencia. Habitualmente, utilizado como análisis de benchmarking.
Un Mapa Global del entorno de la ciudad, respecto a su participación en el proyecto Smartcity

Una vez construido el Mapa de estado Smartcity de la ciudad se pueda evaluar y comparar con el Modelo de Referencia, obteniéndose un Heat Map, donde podremos visualizar los bloques que requieren un plan de acción para cubrir el “GAP” o distancia al bloque de referencia. Gráficamente,

Figura 6. Estudio de diferencias con el Modelo de ciudad de referencia

Conclusión

Se propone, pues, esta metodología de análisis de estado de la gestión Smartcity de una ciudad para valorar su normalización y estudiar, en modo benchmarking, la comparativa con otras ciudades:

Se define la cadena de valor del Área de la ciudad en cuestión y se trocea en bloques dicha cadena.
Se decide cuáles de éstos son estratégicamente importantes para la Estrategia Smartcity de la ciudad y cuáles son meramente operaciones en el conjunto de la cadena.
Se analizan los diferentes indicadores o KPIs ligados a estos componentes o bloques. Se valoran si están correctamente implantados y se evalúa su utilización.
Se priorizan y establecen el ámbito de las acciones de transformación hacia una Smarcity del bloque que se analiza, en caso de que se necesite transformar.
Se identifican los servicios que proporciona el bloque de gestión que se analiza y se clasifican. El Bloque quedará categorizado y evaluado para ubicarlo en el Mapa de Estado con su nivel.
A partir de ahí, se establecen las relaciones entre Bloques de gestión y se valoran dichas relaciones, que formarán parte del Mapa de estado Smartcity.
Se dibuja el Mapa completo con todos los Bloques del Área de gestión de la ciudad que se analiza
Con todos los Mapas de estado de las Áreas de gestión, se construye el Mapa Global de estado de la ciudad
Se emite y redacta las conclusiones y recomendaciones a seguir en la Hoja de Ruta
Se construyen los Heat Maps correspondientes y se propone un Gap Analysis para desarrollar un plan de acción o corregir el existente.

Estudio de un caso práctico: el Ayuntamiento de Rota

Dentro de la Hoja de Ruta Smartcity de la ciudad de Rota, aprobada el pasado año, recientemente ha iniciado un estudio del estado Smartcity de la misma y un análisis de transformación de su gestión. Como parte del mismo, se está aplicando esta técnica y se espera presentar sus resultados en la ponencia del Congreso. Especial foco en este estudio será la construcción de los Heat Maps Smartcity de Rota y un estudio de benchmarking con otras ciudades de similares características.

Referencias

AENOR Comité AEN/CTN178 Ciudades Inteligentes. Normativa UNE-ISO 37120:2015. Desarrollo sostenible en las ciudades. Indicadores para los servicios urbanos y la calidad de vida, 2015
European Innovation Partnership on Smart Cities and Communities: “Strategic Implementation Plan, White paper”, october, 2013
European Innovation Partnership on Smart Cities and Communities: “Integrated action plan report process & guidelines for Smartcities”, june, 2013
ISO 31720 Notes: City indicators for service delivery and quality of life, September, 2014
Leonidas Anthopoulos, Marijn Janssen et al., “Comparing Smart Cities with Different Modeling Approaches”, 2014
UN Habitat, Eduardo López Moreno et al. “State of the world’s cities 2012/2013”
White Paper IDC, “Análisis de las Ciudades Inteligentes en España 2012- El viaje a la Ciudad Inteligente”, 2012
Agenda Digital para España. Plan Nacional de Ciudades Inteligentes
Red Española de Ciudades Inteligentes
Market Place of the European Innovation Partnership on Smart Cities is an initiative supported by the European Commission bringing together cities, industry, SMEs, banks, research and other smart city actors.