Inspecciones municipales para la gestión inteligente de los servicios públicos, de las infraestructuras y de la gestión económica de la ciudad

Comunicación presentada al II Congreso Ciudades Inteligentes:

Autores

• Félix Martín Gordo, Subdirector de Sistemas Sectoriales, Informática, Ayuntamiento de Madrid
• Javier Delgado Bermejo, Jefe Servicio de Población y Territorio, Informática, Ayuntamiento de Madrid
• Ignacio Niharra Linaza, Director Sector Público, IBM Global Services España, S.A.

Resumen

El desarrollo de la labor inspectora por parte de las entidades locales en España en un panorama económico dominado por un lado por las restricciones presupuestarias y por otro, por la exigencia de competir y generar actividad económica se ha convertido en una de las principales labores de éstas. La aplicación de inspecciones municipales para la gestión inteligente proporciona una solución configurable y flexible, potente y a la vez de fácil utilización para su implantación de forma holística en cualquier Ayuntamiento permitiendo una prestación de servicios públicos más eficiente, abierta y transparente.

Introducción

Según la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Desarrollo Sostenible, celebrada en Río de Janeiro en 2012, la mitad de la humanidad vive en ciudades. La población urbana ha aumentado desde los 750 millones de personas –que aproximadamente la constituían en 1950–, hasta los 3.600 millones en 2011. Se estima que hacia 2030 casi un 60% de la población mundial residirá en zonas urbanas. En España lo hace ya más del 80%, según datos del Atlas Estadístico de las Áreas Urbanas de España del Ministerio de Fomento. Además, las entidades locales están obligadas, en función de sus competencias, a prestar a los ciudadanos una serie de servicios públicos en función de su tamaño.

De esta forma, las ciudades se están enfrentando a una nueva forma de prestar servicios a su ciudadanía, así como a realizar trámites de una forma mucho más ágil y menos burocrática a la que tradicionalmente estamos acostumbrados.

Esta situación implica que muchas ciudades estén adecuando sus estructuras organizativas y sus ordenanzas hacia un modelo donde la labor inspectora es básica y fundamental para realizar el seguimiento y control de los servicios públicos prestados, así como para comprobar a posteriori la idoneidad de permisos y licencias concedidas, por ejemplo.

En este punto es donde se plantea la siguiente cuestión, ¿cómo podemos mejorar de forma rápida y ágil en una ciudad la realización de su labor inspectora?

La solución a esta cuestión la podemos englobar dentro del concepto de ciudad inteligente si tomamos como base la definición que de ella se realiza en el Plan Nacional de Ciudades Inteligentes: “Ciudad inteligente (Smart City) es la visión holística de una ciudad que aplica las TIC para la mejora de la calidad de vida y la accesibilidad de sus habitantes y asegura un desarrollo sostenible económico, social y ambiental en mejora permanente. Una ciudad inteligente permite a los ciudadanos interactuar con ella de forma multidisciplinar y se adapta en tiempo real a sus necesidades, de forma eficiente en calidad y costes, ofreciendo datos abiertos, soluciones y servicios orientados a los ciudadanos como personas, para resolver los efectos del crecimiento de las ciudades, en ámbitos públicos y privados, a través de la integración innovadora de infraestructuras con sistemas de gestión inteligente.” Más concretamente, se incluye dentro del ámbito de Smart Governance, si nos restringimos a  los ámbitos que se definen en un informe de la Dirección General para políticas internas del Parlamento Europeo, de enero de 2014 (“Mapping Smart Cities in the EU”).

Además, el dar una respuesta a la misma se puede afrontar desde diferentes perspectivas, siendo todas ellas válidas, pero teniendo presente que esta debería permitir:

• Mejorar la productividad del personal dedicado a esta labor, tanto a nivel de organización como de trabajo en calle. Es decir, conseguir hacer más inspecciones con el mismo volumen de masa salarial.
• Ser flexible para adaptar la labor inspectora a la normativa vigente en cada momento.
• Elaborar y definir acuerdos de nivel de servicio con los proveedores de la ciudad más concretos y adaptados a cada negociado.
• Utilizar tecnologías de la información disponibles en la actualidad, dispositivos móviles, aplicaciones GIS (Geographic Information System), etc.
• Proporcionar información medible a los sistemas analíticos, de forma que a través de criterios objetivos, proporcionados por los resultados de las inspecciones, será posible conocer:
  1. Calidad del servicio
  2. Estado de la ciudad

El Proyecto Insprecciones Municipales para Gestión Inteligente

Para dar solución a esta problemática a la que cada vez más ciudades se están enfrentando, y no sólo en España, se planteó el proyecto de desarrollo de una solución flexible para la labor inspectora denominada “Sistema de Inspecciones Municipales”.

Con esta solución se ha proporcionado una herramienta para la generación, gestión y seguimiento de las inspecciones realizadas por el personal municipal para comprobar el estado de la ciudad, de sus actividades económicas, de los avances o resultados de las actuaciones que los diversos proveedores de servicios (para aquellos casos en los que algún servicio municipal esté externalizado como ocurre en la gran mayoría de ciudades de España) realizan en él.

Los principales logros de la herramienta desarrollada son:

• Proporciona una aplicación para dispositivos móviles, que extiende el sistema al lugar de realización de la inspección, permitiendo la toma de datos y su documentación gráfica in-situ (ver figura 1).
• Incluir en su interfaz de usuario de forma nativa integración con los Sistemas de Información Geográfica, internos del Ayuntamiento o externos, para proporcionar a todos los actores que participan en el proceso de inspección una visión de su trabajo sobre el mapa de su ciudad (ver figura 1).
• Capacidad de integración con el ecosistema de aplicaciones del Ayuntamiento, de forma que cualquier colección de activos inventariados, o trabajos realizados por personal interno o externo, pueda ser objeto de Inspección por el Sistema.
• Incorpora mecanismos de feed-back, que permiten a los sistemas de análisis de información medir, según las necesidades del Ayuntamiento, los resultados de la labor inspectora. El sistema puede también proporcionar datos de entrada a las Plataformas de ciudades inteligentes.
• Es capaz de enviar la información recogida a los gestores de expedientes del Ayuntamiento para iniciar los procedimientos sancionadores previstos.

Adicionalmente, la herramienta se ha diseñado para ser adaptable a diversas formas de trabajo, tan solo mediante configuración. La herramienta dispone de un motor para definir y construir formularios de inspección desde su propia interfaz de usuario, indicando las preguntas que los componen y la forma en que deben ser respondidas por los inspectores, así como cualquier posible fuente de datos para ser inspeccionados. Este logro permite a la solución ser flexible y adaptarse a la labor inspectora de cualquier departamento de una ciudad, así como a diferentes ciudades.

Todo ello, forma parte de una herramienta robusta y que tiene la seguridad, la auditoría y control de la labor inspectora municipal como base de su arquitectura.

Los principales beneficios que proporciona la adopción de la herramienta a corto plazo se resumen en un importante aumento de la productividad, gracias a:

• Dotar al personal de calle de herramientas geográficas que minimicen el tiempo de desplazamiento entre diferentes puntos de la ciudad (cálculo de rutas, integración con sistemas de tráfico, etc.). Esto desencadena un aumento sustancial en la productividad de los agentes inspectores.
• Permitir al personal encargado de la coordinación, optimizar la labor de sus inspectores a través de la visión global de su departamento y de la carga de trabajo de estos.
• Aumentar el volumen de inspecciones creadas, así como garantizar si es necesario la neutralidad en la elección de los elementos inspeccionados, al  automatizar la creación de las inspecciones de forma masiva mediante algoritmos de selección de muestras aleatorios definidos en función de las especificidades de la tarea inspeccionada
• Minimizar las inspecciones no válidas o susceptibles de recurso, al incorporar la documentación fotográfica de las infracciones desde el dispositivo móvil, que a su vez registran el momento de la infracción y su localización geográfica.

En las siguientes figuras se puede ver un ejemplo de las funcionalidades que dan cobertura a la consecución de los logros anteriores:

Material y métodos

Para cubrir las necesidades de un amplio conjunto de Servicios y Departamentos de diferentes Áreas de Gobierno, se recogieron requerimientos de todos y cada uno de ellos y se extrajo el núcleo funcional común, realizando un desarrollo según metodología métrica 3, y gestión de proyectos PMI (Project Management Institute).

A partir de este punto, de forma iterativa se fueron incorporando funcionalidades que permiten cubrir necesidades específicas de cada de los Servicios a modo de

• Funcionalidad común reutilizable por otros Servicios o Departamentos.
• Funcionalidad específica, incorporada solo para el servicio como una extensión.
• Capacidades de integración específicas.

Resultados

Por la propia naturaleza del proyecto y los objetivos perseguidos que se han comentado, los principales resultados obtenidos se centran en el aumento de la capacidad inspectora. Esto es, se incrementó de forma considerable la cantidad de inspecciones que podían realizar los servicios.

Los principales resultados fueron:

• Reducción del tiempo de realización de la inspección en un 30% al disponer los inspectores en sus dispositivos móviles, las respuestas a cada uno de los aspectos inspeccionados que más se dan en cada caso (valores por defecto configurables).
• Disminución de duplicidad de trabajos, al no tener que volcar los datos tomados en campo a los sistemas de gestión. Esto genera un resultado intangible que se traduce en mejora de la calidad de vida del personal municipal.
• Disminución de los desplazamientos in itinere del personal en calle. El personal, con el trabajo pendiente de realizar, es capaz de diseñarse rutas en el dispositivo que reduzcan el desplazamiento entre su hogar, su centro de trabajo habitual y el trabajo a realizar.
• Aumento de la información del estado de la ciudad que dispone el Ayuntamiento, al convertirse la fuerza municipal inspectora en un sensor más de la ciudad mediante la configuración de inspecciones generales. Esta información resultó de mucha utilidad para su explotación, no solo para el objetivo inicial para el que surgió (cálculo de indicadores de acuerdos de nivel de servicio) sino también para análisis por parte de otros sistemas de información para por ejemplo medir el estado de limpieza de la ciudad en base a la información recogida en las inspecciones de este ámbito funcional.

• Cabe destacar que, en algunos de los servicios implantados, como hallazgo colateral, la aplicación se mostró eficiente a la hora de asignar y distribuir el trabajo de forma equitativa al personal municipal, así como para evitar las “zonas de sombra”, es decir, zonas en las que por diferentes razones, se realizaba un labor inspectora menos intensiva.
• Últimamente, y debido al éxito de la aplicación, nuevos departamentos del Ayuntamiento están viendo mayores servicios de aplicación al poder tener un dispositivo donde los trabajadores municipales puedan realizar no sólo inspecciones. Reutilizando el motor de generación de formularios se pueden realizar informes técnicos, incorporar firma electrónica, dispositivos de impresión portátiles, ampliando su ámbito de actuación a agentes de movilidad, policía, atención social y sanitaria, y transformando el Ayuntamiento a la era móvil digital.

Discusión y Conclusiones

Como consecuencia de la implantación del sistema y los resultados obtenidos, así como el interés mostrado por otros Ayuntamientos, se extrae la conclusión de que, siendo todas las entidades locales conscientes de la importancia de la inspección municipal, estando todas ellas realizando esta labor en muchas (por no decir todas) sus áreas de gobierno, no se ha dotado aún en muchos de los casos de herramientas que permitan una gestión inteligente de la misma y que, el hacerlo, abre un abanico de opciones, información y oportunidades aún por descubrir. Por tanto, aún queda mucho camino por recorrer en este ámbito y debe ser algo a tener muy presente en los futuros proyectos de Smart Governance en el alcance de las ciudades inteligentes.

Cabe preguntarnos también si la utilización de los recursos municipales está siendo la adecuada o si, con implantaciones de soluciones inteligentes para diferentes ámbitos no iremos descubriendo sinergias que nos permitan construir ciudades más amigables y sostenibles, así como proveer de nuevos servicios a la ciudadanía.

Desde la división de consultoría de gobierno de IBM pensamos que aún hay mucho camino que recorrer para la trasformación digital de los Ayuntamientos que hará de nuestras ciudades, las ciudades inteligentes de los próximos años. Acercando la administración pública al ciudadano y haciéndole partícipe de la misma, haciéndola más transparente y mejorando la calidad de vida de los trabajadores municipales. El Ayuntamiento de Madrid coincide con nosotros, y nos hemos unido en un programa de transformación digital, sentando las bases y arquitectura necesaria para hacer de Madrid una ciudad inteligente.

Reconocimientos

La realización exitosa de este proyecto fue posible gracias a la dedicación exhaustiva del personal de Informática del Ayuntamiento de Madrid, así como del personal experto en cada una de las áreas de los ámbitos de inspección definidos para los distintos departamentos del Ayuntamiento de Madrid (zonas verdes, limpieza, áreas infantiles y mayores, mobiliario urbano, Contenerización, área de actividades económicas, etc.).

Referencias

• Artículo 25 de Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local modificado por la Ley 27/2013, de 27 de diciembre, de racionalización y sostenibilidad de la Administración Local
• Plan Nacional de Ciudades Inteligentes, 2015.
• Mapping Smart Cities in the EU. Directorate General for Internal Policies. Economic and Scientific Policy. European Union, 2014 Fecha de consulta: 10/01/2016.