Comunicación presentada al I Congreso Ciudades Inteligentes:
Autores
- Javier Peña Martínez, Analista de Innovación, Ayuntamiento de Alcobendas
- Sergio Caballero Benito, Director de Informática, Ayuntamiento de Alcobendas
- David Pascual Sáez, Analista de Innovación, Ayuntamiento de Alcobendas
Resumen
El programa Smarter Alcobendas consiste en un conjunto de actividades que posteriormente permitirán desarrollar e impulsar la Innovación y la Participación. Está basado en el diseño de un modelo de gestión integral y sostenible basado en las nuevas tecnologías y proveerá una plataforma tecnológica que servirá como piedra angular a una completa Smart City. El programa Smarter tiene como objetivos: Transformar el modelo TIC, cohesionando las diferentes áreas, patronatos y empresas municipales; Elaborar un Plan director u hoja de ruta que permita realizar los proyectos necesarios para la implantación de Smart City Alcobendas; Dotar al municipio de las Apps de la Ciudad que les permita acceder a distintos trámites provistos por el ayuntamiento en su contexto inmediato y en el momento que lo necesiten. Desarrollo de la App Ciudad; Proyecto planificado a largo plazo, que se encuadra en la «apuesta» del Ayuntamiento por la innovación y la participación.
Introducción
El Ayuntamiento de Alcobendas tiene una alta reputación por el nivel de automatización y eficacia de los servicios que presta a sus ciudadanos así como sus propios servicios internos, así lo atestiguan sus sellos de calidad, certificaciones ISO y sello ORO EFQM revalidado recientemente.
El nivel de calidad en los procesos críticos que paulatinamente aumentan su dependencia de los sistemas TIC y la continua demanda de servicios de TI aconsejaban un planteamiento para responder en plazo y calidad a estas demandas.
El Ayuntamiento de Alcobendas se encontraba receptivo a cualquier solución, buscando mejorar la eficiencia del anterior entorno tecnológico del Ayuntamiento y ejecutando iniciativas de transformación que permitan la estandarización de los procesos de explotación TI. Esto permitiría introducir modelos de economía de escala, por ejemplo de gestión dinámica de la demanda o entornos Cloud industrializados.
Desde el punto de vista funcional también se deseaba mejorar la implantación de los procesos de negocio, aplicando medidas que permitan una eficiencia de sus costes a la vez que mantengan o mejoren su eficacia y funcionalidad ofrecida.
Hay que destacar que en otros ámbitos de la administración pública como el de la Administración General del Estado se han realizado proyectos de reforma como CORA (Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 2014) que buscan objetivos muy parecidos a los aquí comentados.
Una vez constituidos estas bases, se establece también la necesidad de realizar la instauración posterior de un proyecto de Ciudad Inteligente que contenga las directrices técnicas y organizativas necesarias para su éxito.
Además de mejorar la eficiencia del entorno tecnológico del Ayuntamiento se establece la necesidad de que la solución tecnológica y organizativa que se adopte sirva de base para el desarrollo de la Ciudad Inteligente.
Como condiciones a la hora de realizar este proyecto estaba el que no hubiera una mayor aportación económica a los temas de TI, un gran liderazgo por los responsables políticos y una implicación primordial por parte de los equipos técnicos afectados.
Programa Smarter Alcobendas
Antecedentes
Como se ha comentado anteriormente, el Ayuntamiento de Alcobendas destaca por su nivel de calidad y el número de servicios que ofrece a sus ciudadanos. Este nivel de calidad y servicios había llevado a los departamentos de tecnología del ayuntamiento a un grado de complejidad técnica, disparidad tecnológica, insatisfacción en los plazos de entrega y coste de mantenimiento de la infraestructura y del servicio aportado.
Por ello se hace necesario contratar un estudio de la situación actual para poder plantear una solución y dar el salto necesario a un mejor nivel de servicio a la corporación y en fin último, a los ciudadanos.
Estudio de Viabilidad
Para la obtención de los objetivos estratégicos se realizó un estudio de viabilidad que permitió identificar tanto el estado actual de los procesos de negocio y las aplicaciones que les dan soporte, como del entorno tecnológico y de explotación de los sistemas. El alcance del estudio fue relativo a los procesos, aplicaciones, sistemas, arquitecturas y procesos TI del Ayuntamiento de Alcobendas
Se buscaba disponer de información suficiente para plantear un plan de evolución TI al ayuntamiento que conforme los cimientos de la futura SmartCity y así disponer de temas importantes como son:
- Infraestructura adecuada de comunicaciones para toda la ciudad
- Sistemas que permitan recoger una cantidad ingente de datos de sensores, de los mismos ciudadanos o del IoT que se va incorporando en los suministros actuales de la ciudad, ya sea desde los puntos de alumbrado, alcantarillas, pozos, marquesinas, etc.
- Gran capacidad de procesamiento y escalado
El contenido del estudio se realizó a través de un análisis técnico y financiero con lo que hubo que obtener información de:
- Identificación de los procesos de negocio y su implantación actual
- Aplicaciones que dan soporte a los procesos de negocio y su arquitectura
- Arquitectura actual de los Centros de Datos (Primarios / Alternativos) y futuras necesidades
- Modelo de Servicio actual, para cada servicio y futuras necesidades
- Compromisos de nivel de servicio actuales
- Identificación de Áreas de Mejora por Proceso / Servicio
- Identificación de actividades de Transformación / Optimización de los servicios al modelo deseado
- Costes actuales por servicio y su proyección futura respecto a las necesidades (Base Case)
Tratamiento de activos (hardware), productos (software), servicios (propios y subcontratados) y mantenimientos - Tratamiento de Recursos Humanos
Con todo esto se obtuvo un entregable que contuvo el proyecto de transformación, su alcance, estimaciones de precio por áreas y las presentaciones a los diferentes niveles del ayuntamiento.
El resultado final del estudio es un conjunto de información muy variado que incluye:
- Un inventario pormenorizado de los recursos humanos de los que se dispone, del número de aplicativos internos/externos que se utilizaban y mantenían, de las infraestructuras y plataforma TIC del momento.
- Un conjunto de conclusiones con las áreas de mejora y sus recomendaciones particulares.
- Gasto económico de la organización en las TIC y las posibilidades de ahorro propuestas
Programa Smarter
Después del estudio de viabilidad se establecen los siguientes objetivos y expectativas:
- Transformar el Servicio a un modelo Industrializado en base a Niveles de Servicio que garantice:
- Eficiencia y Productividad
- Transición y Transformación
- Continuidad del “día a día”
- Cumplimiento de los ANS (Acuerdos de Nivel de Servicio)
- Procesos y métodos para la Estandarización del servicio conforme a modelos de calidad TIC acreditados
- Garantizar la Transición del Servicio
- Reducción y flexibilización de costes a largo plazo
- Controlando todos los conceptos de coste incurridos
- Eliminando costes innecesarios al disponer de una gestión eficiente
- Reduciendo costes de falta de calidad o disponibilidad
- Actuando con visión coste/beneficio anticipadamente
- Disponer de un servicio que permita las futuras Transformaciones del Ayuntamiento de Alcobendas
- Evolucionar hacia la gestión estandarizada
- Aporte de valor al Negocio
- Renovación Tecnológica
- Optimización de recursos y mejora continua
- Excelencia y rigor en la prestación del Servicio
- Una infraestructura tecnológica y un plan director para la futura SmartCity
Para el desarrollo de estas conclusiones se realizará una contratación pública (Ayuntamiento de Alcobendas, 2014) con tres lotes y oferta integral en la que se admite, por lo tanto, variantes en esta licitación. Una para la impresión, otro de infraestructura y el último de comunicaciones
Estos servicios se articularán en los siguientes pilares:
- Servicio Integral de las Tecnologías de la Información del Ayuntamiento de Alcobendas, que garantice su correcto funcionamiento mediante la adecuada gestión, administración, configuración, monitorización, control y resolución de incidencias relacionadas con las TI.
- Servicio Integral de las Comunicaciones del Ayuntamiento de Alcobendas que unifique y gestione todos los elementos que intervienen en el ámbito de las comunicaciones como la voz IP, telefonía fija y móvil, acceso a Internet de banda ancha, red privada de datos e infraestructuras TIC ofreciendo cobertura a todas la sedes del Ayuntamiento.
- Evolución de la Plataforma TIC del Ayuntamiento de Alcobendas, que permita remodelar, optimizar y mejorar continuamente los elementos TIC en el ámbito tanto de las tecnologías de la información como de las comunicaciones, con el objetivo de elevar su nivel de servicio a lo largo del periodo del presente contrato, su infraestructura y sus componentes.
La solución integral debe estar basada en un modelo de gobierno que simplifique la gestión y la relación con cada una de las áreas:
La adjudicación del mismo fue, tras quedar desierto en primera convocatoria, a la UTE formada por IBM, CANON y VODAFONE tras un proceso de negociado
Solución adoptada
Se basa en cuatro competencias principales, que permitirán dar respuesta a los requerimientos. Las cuatro competencias son:
- Liderazgo Tecnológico.
- Conocimiento Core.
- Compromiso con la eficiencia.
- Calidad y Mejora contínua.
En la solución adoptada se establece que será el comité de Innovación el que canalice las propuestas de Smart City dentro del modelo de relación de la gestión integral del servicio. Elemento clave del programa.
SmartCity Alcobendas
En el desarrollo del programa Smarter se encuentra la ejecución de un plan director para el desarrollo de la plataforma SmartCity de Alcobendas que actualmente está en desarrollo. Actualmente, siguiendo las directrices del plan ya se están trabajando en proyectos de manera coordinada con el programa Smarter tal como ya se observó en el estudio de viabilidad.
La hoja de ruta del programa Smarter se encuentra figura 4 que se muestra más abajo y en la figura 5 se puede ver cuál es el desarrollo del centro de gobierno de la ciudad propuesto en el estudio:
Resultados
Gestión Integral
Entre los hallazgos que se están encontrando con la implantación del programa, son los derivados de una gestión Integral. Se destacan las siguientes:
- Centralización y renovación de Infraestructuras IT y Servicios al Ciudadano: Ayuda específica a la interrelación de los servicios, prestados actualmente desde diferentes organizaciones pertenecientes al Ayuntamiento, mejorando la calidad y prestaciones de los mismos hacia los ciudadanos así como la posibilidad de incluir nuevos servicios de forma más ágil y económica.
- Centralización y Renovación de las comunicaciones. Infraestructura necesaria para la interrelación con servicios no gestionados por el Ayuntamiento. Como ejemplo se encuentra la Wifi en la Ciudad, la gestión de la sensorización de nuestros elementos de la ciudad, Conexiones 4G, etc.
- Estandarización del modelo de prestación de servicios TIC. Homogeneidad en la prestación de servicios TIC hacia todos los servicios del Ayuntamiento con el objetivo de que los ciudadanos perciban el mismo nivel de prestaciones en los servicios que la ciudad posee además de la reducción de coste económico debido a la reducción del coste de gestión de los proveedores TIC al disponer de un solo sólo.
Ahorro de costes
En el estudio de viabilidad se realizó un estudio de un ahorro de costes de un 36% representado en la siguiente imagen:
Actualmente, en los primeros seis meses de puesta en marcha se ha podido recoger unas inversiones en renovación de tecnología de 1.453.000 € basados en equipos de videoconferencia, Wifi, Dispositivos de seguridad como firewalls, PCs, Cabina, Call Manager, Impresión, Móvil Policía, Telefonía Fija.
Agradecimientos
A lo largo del desarrollo de este programa se ha recibido la ayuda inestimable de numerosas empresas como IBM, VODAFONE, TELEFONICA, INDRA, RICOH, CANON que aportaron su conocimiento y trabajaron duramente para ofrecer la mejor solución.
No podríamos olvidar el esfuerzo realizado por el equipo de gobierno local y sobre todo del Alcalde por patrocinar y liderar este programa.
Referencias
- Ayuntamiento de Alcobendas. (2014). Ayuntamiento de Alcobendas.
- Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. (2014). Sede Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.