Gijón: Una ciudad en Red que conecta con la gente y las empresas

Comunicación presentada al I Congreso Ciudades Inteligentes:

Autor

• Fernando Álvarez García, Jefe del Servicio de Modernización,  Ayuntamiento de Gijón

Resumen

El Ayuntamiento de Gijón decidió a finales de 2013 implantar una plataforma de licitación electrónica para el Ayuntamiento y todas sus empresas públicas. Habiendo transcurrido un año tras la puesta en marcha de esta iniciativa los resultados respaldan la decisión. Tanto las entidades locales como tejido empresarial se están beneficiando de la simplificación administrativa, los ahorros y la transparencia de un sistema que permite abrir la contratación pública a todo tipo de empresas. La solución utilizada por el Ayuntamiento de Gijón facilita tanto el uso de la licitación electrónica como el de la factura electrónica por parte de empresas y autónomos siendo de gran importancia e interés no sólo en cuanto a reducción de costes (tiempo, energía, papel, etc.) sino también en su capacitación tecnológica. Paralelamente, el Ayuntamiento de Gijón está logrando reducir notablemente el plazo medio de pago de las facturas presentadas, lo que mejora la situación de liquidez económica de las empresas. Igualmente, se ha logrado obtener la máxima publicidad y ofrecer una transparencia absoluta en sus procesos de licitación pública.

Introducción

La implantación de la licitación pública electrónica en el Grupo Ayuntamiento de Gijón se produjo en un escenario local y regional de profunda crisis económica y con un bajo nivel de competitividad de las pequeñas y medianas empresas regionales. El principal objetivo residía en reducir en un 94% los costes que deben afrontar las empresas que liciten en sus contrataciones públicas, colaborar en la apertura de mercados de las empresas regionales y promover así un aumento de su competitividad. Asimismo con la implantación de la contratación pública electrónica se buscaba también fomentar un gobierno más eficiente, transparente y abierto. Se buscaba involucrar a toda la sociedad en la gestión de los recursos públicos:

• Personas: Toda la comunidad de Gijón puede participar e informarse acerca de los procesos de contratación pública.  Tienen acceso a toda la información a través de nuestra plataforma de Open Data accediendo a qué compramos, cuánto nos cuesta y a quién se lo compramos.
• Empresas: La licitación electrónica permite una mayor publicidad de los concursos públicos, aumentando la concurrencia y garantizando que todos los competidores acceden en igualdad de condiciones.
• Gobierno: Muchas de las iniciativas llevadas a cabo por el Ayuntamiento hacen hincapié sobre la transparencia, este hecho ha sido de capital importancia para llevar a cabo la implantación de la licitación electrónica. Ahora todas las actuaciones son trazables y auditables. Para todas las actuaciones en la plataforma se requiere de firma digital y se les impone un sellado de tiempo.

Cómo lo hemos hecho

El Ayuntamiento de Gijón cuenta con un modelo de gestión integrada que ha permitido alcanzar un elevado grado de implantación de los instrumentos de la administración electrónica que contempla una utilización intensiva de los servicios comunes y de las plataformas de interoperabilidad que el Portal de Administración Electrónica del Gobierno de España pone a disposición del conjunto de administraciones públicas. Este modelo corporativo integral permite reutilizar soluciones corporativas para toda la organización municipal: tanto Ayuntamiento como Organismos Autónomos y Empresas Municipales, y se configura con un gestor de expedientes, un gestor documental, un portafirmas, una plataforma de interoperabilidad o conectividad integrando soluciones verticales de registro, contabilidad y gestión económica, gestión tributaria, patrimonio, padrón y CRM.

Dentro de este modelo de gestión consolidado y corporativo no se contaba con una solución vertical de contratación electrónica que estuviera integrada con el ERP municipal principalmente con registro de entrada y salida, con el gestor de expedientes y con la gestión económico financiera.

A la vista de la situación en la que se encontraba el Ayuntamiento, comenzó los trabajos para la puesta en marcha de una plataforma de contratación electrónica y su integración en el ERP municipal. Ya existían en el mercado soluciones que ofrecían este servicio, es por ello que desde el Ayuntamiento se decidió la contratación de una solución en cloud computing que cumplía con los estándares de seguridad máximos. El principal reto de este proyecto residía en la correcta gestión del cambio, tanto dentro de la administración como entre los propios licitadores; así como la integración de la solución con las herramientas ya existentes y utilizadas por el consistorio reduciendo así cargas administrativas dentro de la propia organización.

Se decidió de forma estratégica iniciar la implantación por la gestión electrónica de los contratos menores (SUMINISTROS Y SERVICIOS cuyo importe sea superior a 1.500 euros e inferior a 18.000 € IVA excluido, y OBRAS cuyo importe sea superior a 1.500 euros e inferior a 50.000 euros, IVA excluido) tanto en el Ayuntamiento como en todas las empresas públicas dependientes de él.

En una segunda fase, ya iniciada, se está incorporando el procedimiento electrónico de contratos mayores. Los principales objetivos operacionales perseguidos:

• Para el Grupo Ayuntamiento:
  • Transparencia de los procedimientos de contratación y registro electrónico de las operaciones efectuadas favoreciendo su posterior auditoría.
  • Reducción de los precios de adjudicación al aumentar la concurrencia de proveedores y al incorporar procedimientos novedosos contemplados en la ley de contratos como la subasta electrónica.
  • Utilización de infraestructura informática probada por otras administraciones, con costes reducidos y permanente actualización.
  • Reducción de costes administrativos y burocráticos.
• Para las empresas licitadoras:
  • Recepción de información gratuita de los contratos que las Administraciones publican en la plataforma para su posterior análisis y presentación de ofertas.
  • Acceso gratuito a todas las licitaciones del Ayuntamiento de Gijón y sus empresas públicas, siendo la primera entidad de España que realiza este ejercicio de transparencia al publicar todos sus contratos menores.
  • Ayuda en la presentación de ofertas de forma telemática o telefónica evitando costes de administración y desplazamientos.
  • Mayor posibilidad de participación en las licitaciones del Ayuntamiento y de otras entidades públicas y privadas que ya utilizan la plataforma para gestionar su contratación.

El Grupo Ayuntamiento de Gijón ha sido la primera Administración Pública española que ha decidido dar publicidad a todos los procedimientos menores de contratación a través de una plataforma de licitación pública electrónica, realizando todo el proceso, desde la publicación de los pliegos hasta la firma del contrato, de forma telemática.

Para consolidar la iniciativa se ha realizado una gran difusión de la puesta en marcha de la plataforma entre el tejido empresarial de la ciudad y se ha creado una verdadera comunidad de proveedores que aumenta cada día.

Resultados obtenidos

Ayuntamiento de Gijón y Empresas Públicas

Durante el año 2014 se han publicado un total de 477 Contratos Menores entre las 6 entidades que ya se han incorporado a la plataforma de licitación electrónica. De éstos, 382 incluyeron precio máximo de licitación cuyo total es de 3.583.647,85 € y de los que se ha enviado aviso de la publicación a un total de 6.325 proveedores. Para los 477 contratos se han recibido 1.732 ofertas.

De los 432 Contratos Menores ya adjudicados, 87 de ellos no incluyen precio de licitación, por lo que estos procedimientos no se han tenido en cuenta para realizar el análisis. La reducción de coste obtenida es de 811.494,72 €, lo que supone un 27% de ahorro sobre el precio máximo de licitación.

Empresas licitadoras

Para la divulgación de los Contratos Menores, el Ayuntamiento de Gijón y las empresas municipales han dado la máxima publicidad a sus procedimientos a través de la plataforma, de tal manera que aquellas empresas interesadas tuvieran la posibilidad de consultar la información de los mismos sin necesidad de estar registrados en la plataforma y pudieran presentar una oferta.

Desde la puesta en marcha de la plataforma se ha realizado una gran labor de difusión e información a proveedores, el Ayuntamiento de Gijón ha realizado sesiones de formación e información presenciales celebradas en las instalaciones del propio Ayuntamiento, en las que se abordó tanto el proceso de alta como el de presentación de ofertas. En total se han celebrado 12 sesiones de dos horas de duración cada una a las que han asistido unas 500 empresas. 1.587 proveedores distintos han presentado oferta a algún Contrato Menor de los publicados por el Ayuntamiento de Gijón o entidades públicas que han enviado un total de 1.732 ofertas. Más de un 80% de las ofertas recibidas pertenecen a proveedores de la región de Asturias, lo que demuestra que se está dinamizando el tejido empresarial local.

Asimismo consideramos importante destacar el impacto que supone en la gestión administrativa de los proveedores la utilización de la Plataforma tanto en ahorros directos como en indirectos:

Ahorros directos:

• Eliminación del uso del papel durante todo el proceso de licitación.
• Reducción de la documentación a presentar (se sustituye la presentación de certificados por una declaración responsable en la que se autoriza a la entidad a la consulta de su información a otras administración).
• Reducción de los costes en teléfono, fax, correo y mensajería.
• Menores costes operacionales, incluyendo prospección, promoción, divulgación y seguimiento de las propuestas presentadas.

Ahorros indirectos:

• Reducción de tiempos de tramitación.
• Campañas de información y formación.
• Servicio de Atención al Cliente a su disposición, que les permite resolver todas las dudas que surgidas, ya sea durante el alta en la Plataforma o en la presentación de ofertas a procedimientos concretos.

Asimismo se ha calculado a través de la herramienta APLICA, del Ministerio de Hacienda y Administraciones  Públicas, los ahorros administrativos obtenidos tomado como referencia 730 contratos menores anuales, en los que se presentan, de media, unas 3 ofertas por contrato. Igualmente, se ha estimado que en un 20% de los casos sea necesario presentar alguna aclaración por parte de los proveedores.

Consideraciones finales

• El proceso a través de la plataforma se realiza con todas las garantías legales necesarias, permitiendo la publicidad y la concurrencia, garantizando la aplicación correcta de los criterios para las compras que las entidades y Ayuntamiento establezcan con carácter general, posibilitando documentar el proceso de manera exacta.
• La licitación electrónica tiene un impacto positivo asociado que hay que tener especialmente en cuenta en estos momentos y que está directamente relacionado con objetivos estratégicos del país y del Ayuntamiento, es decir, el impacto que tiene en la competitividad de las empresas del tejido local. En términos prácticos, la empresa que se prepara y participa en procedimientos electrónicos de licitación en las administraciones de su ámbito territorial, está alcanzando el conocimiento necesario para participar, de manera sencilla y con el mínimo de costes asociados, en procedimientos de otras administraciones autonómicas o en licitaciones de ámbito estatal y también europeo.
• A la vista de las nuevas directivas europeas sobre materia de Contratación electrónica en el ámbito de las administraciones públicas, se sitúa al Ayuntamiento de Gijón y sus empresas municipales en una posición estratégica frente a la compra pública, única, probablemente en toda Europa, ya que tenemos andado una gran parte del camino  gracias a la utilización de la plataforma electrónica  de licitación como solución en sus procesos de compra.