Ficha de proyecto presentada al VI Congreso Ciudades Inteligentes
Resumen proyecto ciudad/territorio inteligente
Ponferrada Inteligente es uno de los proyectos seleccionados por Red.es en la segunda convocatoria de ayudas para el desarrollo del programa Ciudades Inteligentes de la Agenda Digital para España. Según el Plan de acción sobre administración electrónica i2010 de la Unión Europea, “los países que más destacan en cuanto a apertura y eficiencia del sector público y a preparación para la administración electrónica son también los primeros en cuanto a rendimiento económico y competitividad.
La existencia de este poderoso vínculo entre la competitividad, la fuerza de la innovación y la calidad de las administraciones públicas de un país significa que en la economía global una administración mejor es indispensable para ser competitivos”. Con la crisis sanitaria provocada por el COVID-19, todavía queda más patente esta necesidad. Una administración que pueda seguir prestando sus servicios bajo cualquier circunstancia es esencial, lo cual convierte a la administración digital en uno de los pilares esenciales para el desarrollo de una Ciudad Inteligente.
Ponferrada, siempre consciente de esta necesidad, idea un proyecto de Ciudad Inteligente basado en el desarrollo de herramientas innovadoras, transformando el concepto de administración electrónica en administración inteligente: una administración eficaz, transparente, sostenible y completamente orientada al ciudadano.
Memoria descriptiva proyecto ciudad/territorio inteligente
Es necesario transformar el funcionamiento de la administración actual hacía un modelo de gestión totalmente orientado a la satisfacción de los ciudadanos. Esto obliga a importantes ajustes a nivel organizativo, venciendo la resistencia al cambio mediante el liderazgo político y técnico, y utilizando las TIC como elemento facilitador para implantar el nuevo modelo de gestión. Se pretende instaurar una cultura de “administración al servicio de los ciudadanos” de forma que estos perciban que su administración es consciente de sus problemas, quiere ayudarle, le ofrece soluciones eficaces y, siempre que sea posible, de forma proactiva. Estas acciones tienen una traducción directa en la parte económica, reduciendo de forma ostensible los costes de tramitación para ciudadanos, empresas y la propia administración.
Agentes participantes en el proyecto
- Promotores: Ayuntamiento de Ponferrada
- Departamentos municipales implicados: Todos
- Otros agentes: Red.es, Aytos Berger Levrault (adjudicatario del contrato), EY (subcontratado para elaboración de metodologías y desarrollo del plan de comunicación), Empatiza (subcontratado para suministro y despliegue de infraestructuras), Bonser (subcontratado para consultoría de gestión patrimonial), CIC (subcontratado para el desarrollo soluciones OpenData y CRM).
Se ha creado una organización, responsable de la gestión del proyecto, que tendrá continuidad una vez finalizada la ejecución del mismo. Las estructuras organizativas principales son:
- Comité Permanente de Administración Electrónica, Calidad, Organización y Modernización (CAECOM)
- Cuerpos de Gestión (CG)
- Servicio de organización, calidad y viabilidad (SOC)
- Responsable TIC (RTIC)
- Responsable del Sistema Informático (RSI)
- Plataformas de Atención Integral a la Ciudadanía (PAIC)
CAECOM. Formado por la más alta dirección a nivel técnico. Su objetivo principal es la gestión del cambio para la implantación del nuevo modelo de administración, así como su posterior seguimiento y mejora continua de todos los procesos.
CG. Son responsables de aplicar los procesos, procedimientos, protocolos e instrucciones técnicas aprobadas por el CAECOM. Está formado por los responsables de la tramitación de los diferentes expedientes administrativos.
SOC. Su principal misión es el control de la actividad administrativa y el análisis de rendimiento de la actuación pública. Es responsable de definir cartas de servicio, establecer indicadores y realizar un seguimiento de los trámites para que se cumplan los compromisos de calidad fijados.
RTIC. Es responsable de supervisar los trabajos de análisis, diseño y construcción de las nuevas herramientas y soluciones informáticas. Así mismo realiza funciones de enlace entre el departamento TIC, el CAECOM y los CG.
RSI. Es responsable de la implantación y el mantenimiento de las herramientas y soluciones informáticas desarrolladas, así como de la instalación y el mantenimiento de las infraestructuras necesarias para su despliegue.
PAIC. Es responsable de la tramitación de los procedimientos, en coordinación con los cuerpos de gestión. Estará integrada por las oficinas de asistencia al registro, los servicios de respuesta rápida al ciudadano, atención e información pública e inicio y tramitación de procesos administrativos.
Antecedentes
Desde la firma del convenio con la Consejería de Fomento de la Junta de Castilla y León para el desarrollo del proyecto Ponferrada Digital, en el año 2007, y su incorporación en la Red de Municipios Digitales de Castilla y León, Ponferrada ha apostado claramente por la modernización y la innovación en la prestación de servicios públicos.
Podemos considerar aquel convenio como una primera hoja de ruta hacia el concepto de ciudad inteligente, desarrollando actuaciones de gran calado en la ciudadanía, como la tarjeta ciudadana que actualmente usan más de 50.000 ciudadanos, lo que supone más de un 75% de la población empadronada. Ponferrada digital también permitió implantar soluciones de administración electrónica, anticipándose en más de un año a los plazos establecidos en la Ley 11/2007.
Fue uno de los primeros municipios de España en desplegar la factura electrónica en los procesos internos de tramitación. En el año 2008 disponía de un registro telemático de facturas y se digitalizaban la totalidad de los justificantes de gasto emitidos en papel, automatizando todo el proceso de tramitación. Fue referente en la Red de Municipios Digitales de Castilla y León, lo que permitió desarrollar varios proyectos piloto, formar parte de diferentes grupos de trabajo sobre Open Data y modernización en la Administración Local y Smart Cities, entre otros, y colaborar en el desarrollo de la Estrategia Regional de Investigación e Innovación para una Especialización Inteligente de Castilla y León 2014-2020.
En 2009 se aprueba un Plan de Acción cuya función es actuar como herramienta de gestión para mejorar la ordenación, la coordinación y la optimización de los esfuerzos y acciones realizados desde el municipio en busca del desarrollo sostenible. Este Plan de Acción fue consensuado y aprobado por los representantes municipales y los integrantes del Consejo Municipal de la Agenda Local 21 y recogía 9 líneas estratégicas: Mejorar en lo posible la gestión de los residuos, establecer criterios de eficiencia energética, reducir los niveles de contaminantes, incorporar criterios de sostenibilidad en la ordenación urbana, promocionar el potencial turístico del municipio, mejorar la movilidad urbana, revisar la ordenación del uso de los montes, mejorar la gestión del agua, fomentar la participación ciudadana en el municipio.
En el año 2010, en el marco de Plan Estatal para el Empleo y la Sostenibilidad Local, se desarrollaron diversos proyectos TIC que impulsan el desarrollo del concepto de ciudad inteligente, tales como la puesta en marcha de una red de dispositivos para acceso electrónico a servicios municipales.
En los años 2010 y 2012 obtuvimos el primer puesto en el Índice de Transparencia de los Ayuntamientos, elaborado por la organización Transparencia Internacional. En el año 2012 organizamos, junto con la Confederación Española de Empresas de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Electrónica, CONETIC, el primer Congreso Nacional de Ciudades Digitales, iniciando un foro de gran relevancia.
En el año 2013 nos incorporamos a la Red Nacional de Ciudades Inteligentes (RECI) y participamos en dos grupos de trabajo del Comité Nacional de Normalización de Ciudades Inteligentes (AEN/CTN 178).
Actualmente el Ayuntamiento de Ponferrada forma parte de un hub de innovación y emprendimiento, cuya finalidad principal es el desarrollo territorial mediante el uso de tecnologías innovadoras, del que forman parte los principales agentes sociales y económicos: administraciones, universidades, centros de formación profesional, empresas y emprendedores. En el seno de este grupo se están desarrollando importantes proyectos con un alto componente tecnológico, entre los que cabe destacar los sistemas de monitorización para la conservación del patrimonio cultural y sistemas de monitorización para la mejora de la producción agrícola.
Descripción del proyecto ciudad/territorio inteligente
El proyecto pretende impulsar el despliegue de la administración inteligente en el Ayuntamiento de Ponferrada con el firme propósito de implantar una administración “sin papeles”, transparente y accesible. Para ello se establecen los siguientes objetivos:
- Simplificar y eliminar las cargas administrativas innecesarias, simplificando y racionalizando los procedimientos administrativos y estableciendo compromisos de calidad medibles mediante indicadores.
- Impulsar la transparencia y propiciar la reutilización de la información del Ayuntamiento de Ponferrada para permitir el desarrollo de servicios que contribuyan al impulso de la actividad económica y la generación de servicios de valor para ciudadanos y empresas.
- Implantación del “Ayuntamiento Sin Papeles” mediante la automatización de todos los procedimientos y procesos administrativos, con el objetivo de cumplir todos los preceptos de las Leyes 39/2015 y 40/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
- Asegurar los mecanismos específicos para favorecer el acceso de colectivos con especiales dificultades, como personas de avanzada edad, discapacitados, etc. e incrementar la usabilidad y accesibilidad de todos los servicios, con independencia de las características de los usuarios en condiciones de igualdad real.
- Desarrollar una estrategia de comunicación que difunda los beneficios del proyecto y fomentar el uso de los servicios públicos digitales por parte de ciudadanos y empresas, a través de la mejora de la calidad, la seguridad, la accesibilidad, la usabilidad y el ajuste a las necesidades reales.
Para el cumplimiento de estos objetivos se establecen las siguientes acciones:
- Constituir un comité permanente responsable de definir, impulsar y controlar de forma coordinada todas las iniciativas en materia de Administración Electrónica, Calidad, Organización y Modernización.
- Establecer metodologías que garanticen la correcta implantación y sostenibilidad futura del nuevo modelo de Administración Inteligente del Ayuntamiento de Ponferrada, incidiendo de forma especial sobre la simplificación, racionalización, normalización y calidad de los procedimientos administrativos.
- Mejorar las aplicaciones existentes, integrando, siempre que sea posible, soluciones horizontales del repositorio del Centro de Transferencia Tecnológico de las Administraciones Públicas.
- Incorporar nuevas herramientas de apoyo a la gestión de procesos, expedientes y documentos que permitan el seguimiento de los compromisos de calidad establecidos.
- Potenciar la transparencia y la reutilización de la información a través del diseño, desarrollo e implantación de soluciones Open Data.
- Diseñar e implantar sistemas que permitan integrar toda la información disponible de los ciudadanos y acceder a la misma de forma unificada, tanto interna como externamente.
- Adecuar las infraestructuras existentes y adaptarlas a las necesidades de la prestación de los servicios de Administración Electrónica.
- Mejorar las redes telemáticas y su interconexión con otras redes locales, que faciliten la interoperabilidad y la integración de servicios de otras Administraciones.
- Crear campañas de alfabetización digital articuladas a través de acciones formativas específicas, jornadas de sensibilización, generación de contenidos digitales, etc.
Ámbito de actuación
Cualquier persona, física o jurídica, que desee relacionarse con el Ayuntamiento de Ponferrada.
Condiciones sociales, económicas y medioambientales
Ponferrada, capital de la comarca del Bierzo, tiene un área de influencia sobre una población cercana a 150.000 personas, incluyendo algunas poblaciones limítrofes de Galicia. El municipio tiene una extensión de 283 Km2 y está constituido por 33 entidades locales menores, con muchos núcleos poblacionales alejados de la ciudad y con accesos muy difíciles en algunos momentos del año. Esto hace necesario contar con una administración inteligente, que permita la realización de cualquier trámite o consulta de forma telemática.
Identificación de retos urbanos/territoriales a solucionar
Uno de los principales retos territoriales es romper la brecha provocada por la dispersión de núcleos del municipio, permitiendo el acceso a una administración inteligente 24/7.
Gobierno, participación ciudadana e innovación social
La aplicación de mejoras sobre la prestación de los servicios públicos se realiza frecuentemente desde la perspectiva única de las administraciones, sin tener en cuenta las aportaciones de los ciudadanos para el diseño de nuevos procesos o soluciones. Esto provoca que muchas de las herramientas desplegadas para mejorar la prestación de los servicios públicos no alcancen las expectativas iniciales.
Para subsanar este problema se creará un Consejo sectorial de Participación Ciudadana para el desarrollo de Ponferrada Ciudad Inteligente, en el que tendrán representación asociaciones empresariales, vecinales, entidades educativas de todos los ámbitos, y cualquier otro colectivo que pueda aportar ideas sobre la implantación de servicios innovadores o la mejora en la prestación de los servicios existentes.
Se crearán diferentes grupos de trabajo, alineados con los ejes de desarrollo de las smart cities (gobierno, movilidad, energía, etc.) con el objetivo de realizar propuestas de implantación de nuevos servicios o de mejora sobre los ya implantados.
Transformación digital y servicios públicos 4.0
Como se ha reiterado a lo largo de este documento, la práctica totalidad de actuaciones de Ponferrada Inteligente están orientadas a la transformación digital de la administración y la prestación de servicios públicos digitales. La mayoría de estos servicios incorporan elementos innovadores.
Nuevos modelos de negocio, emprendimiento y datos abiertos
Se constituye un cluster TIC administración-universidad-centros de formación profesional-empresa con el objetivo de fomentar el desarrollo de actuaciones de interés para la ciudad, apoyando el emprendimiento y fomentando una formación especializada en tecnologías emergentes. El Ayuntamiento proporciona acceso a sus datos y/o aplicaciones creando entornos de desarrollo que permiten la explotación de la información y la construcción de nuevas soluciones.
Objetivos y resultados del proyecto ciudad/territorio inteligente
La iniciativa tiene como foco principal al ciudadano y los resultados esperados se orientan, principalmente, a la satisfacción de este. Se espera mejorar la eficacia del Ayuntamiento de Ponferrada mediante la aplicación intensiva de las TIC lo cual permitirá reducir de forma drástica el uso del papel, simplificar, racionalizar y normalizar la gestión de los procedimientos y reducir las cargas administrativas. Al mismo tiempo se dotará a los ciudadanos de herramientas que permitirán relacionarse con su Ayuntamiento de una forma simple, aplicando los principios de transparencia en toda la actuación administrativa.
Todas las acciones del proyecto se traducirán en una mejor percepción de la calidad de la administración, cada vez más demandada por los ciudadanos, y en ahorros económicos que revertirán en una mejora continua de los procesos, una dinamización del sector empresarial y una mayor satisfacción de los usuarios de los servicios públicos.
Memoria técnica proyecto ciudad inteligente
Con objeto de dar cumplimiento a los objetivos marcados, se desarrollan numerosas actuaciones articuladas a través de cuatro líneas de acción:
- Organiz@. Agrupa las actuaciones orientadas a la organización y planificación del proyecto, y aquellas destinadas a la definición de estrategias y metodologías que permitan garantizar el éxito de la iniciativa.
- Integr@. Incluye actuaciones destinadas al diseño, desarrollo e implantación de nuevas soluciones, así como la mejora de las existentes.
- Desplieg@. Incluye iniciativas orientadas al despliegue de las infraestructuras necesarias para la prestación de los servicios desarrollados.
- Comunic@. Incluirá acciones destinadas a la difusión del proyecto, tales como campañas de alfabetización digital articuladas a través de acciones formativas específicas, jornadas de sensibilización, generación de contenidos digitales, etc.
Todas las actuaciones están interrelacionadas conformando un proyecto único orientado a la mejora de los servicios públicos, el desarrollo sostenible y, sobre todo, la satisfacción de los ciudadanos.
Organiz@
Bajo esta denominación se han generado metodologías que permiten dar soporte a la transformación digital que se pretende. Actualmente disponemos de metodologías para la creación y mantenimiento de un catálogo de procedimientos administrativos, simplificación de procedimientos y generación de cartas de servicio.
Integr@
Engloba las actuaciones orientadas a la construcción de nuevas soluciones y herramientas, entre las que caben destacar una app nativa para Android e iOS que permite realizar todos los tramites disponibles en la sede electrónica, un cuadro de mando con información completa sobre el estado de tramitación de cualquier expediente, un portal de datos abiertos y un CRM (Citizen Relationship Management).
También se han realizado modificaciones en las aplicaciones existentes en el Ayuntamiento, integrando estas con soluciones de la AGE (Clave, Notifica, Habilita, Sello de tiempo, etc.) e implantado soluciones para mejorar la eficiencia en la tramitación: App de firma, tramitación simplificada de expedientes, etc.
Portal de datos abiertos y CRM
Compartiendo varios módulos, y desarrollados íntegramente sobre software de fuentes abiertas, se han construido dos sistemas que permiten poner en uso toda la información disponible en el Ayuntamiento.
El primero de ellos permite publicar conjuntos de datos abiertos procedentes de cualquier sistema de información municipal con posibilidad de actualización de la información en tiempo real.
El CRM permite ofrecer una visión completa de la relación que tiene un ciudadano con la administración. Para ello se ha implementado un modelo de “dato único”. La solución contiene un módulo de mapeo y extracción de datos que unificará la vista de la información respecto al ciudadano, presentando una “visión 360º” de este, y proporcionando un punto de información unificada del mismo, tanto para los empleados públicos como para el propio ciudadano.
Desplieg@
Se han adquirido infraestructuras para el despliegue de todas las soluciones desarrolladas; servidores, almacenamiento, comunicaciones y equipamiento para el puesto de trabajo (ordenadores personales, thin clients y escáneres).
Dentro de las diferentes estrategias propuestas por la Unión Europea para el desarrollo sostenible de las administraciones públicas, se plantea la posibilidad de compartir infraestructuras mediante la concentración de equipamiento en un número reducido de servidores altamente fiables y eficaces. En este sentido Europa valora a las administraciones que desarrollen actuaciones de compartición de infraestructuras, consolidación de Data Center y uso del cloud computing.
Ponferrada ha alcanzado un acuerdo con el Centro de Innovación y Desarrollo Tecnológico de los Centros Asociados de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (INTECCA-UNED) para desplegar nuestra infraestructura de servidores virtuales en su Centro de Proceso de Datos. Adicionalmente nos ofrecen una línea de conexión a Internet con un ancho de banda de 10 Gbs, lo cual permite dar soporte a todos los servicios digitales planteados y mejorar la conectividad con el Ayuntamiento.
Comunica@
Este eje está dedicado a la comunicación de proyecto y sus resultados a la ciudadanía. La consolidación de la administración electrónica, así como de cualquier solución innovadora desarrollada en el marco de las ciudades inteligentes, requiere de un esfuerzo importante por parte de los entes públicos para dar a conocer a la población las nuevas herramientas disponibles. De poco sirve que modernicemos las ciudades mediante el uso de la tecnología si los ciudadanos, que son los destinatarios últimos de esta tecnología, no la conocen o no la saben usar.
Es necesario informar y formar a los ciudadanos sobre todos los aspectos relacionados con el proyecto y sus resultados. En ese sentido se están produciendo un conjunto de vídeo tutoriales formativos que abarcan todas las soluciones desarrolladas en el marco del proyecto. Por otra parte, se creará un punto de información en las oficinas de atención a los ciudadanos en la que se informará y formará a los ciudadanos sobre el uso de las nuevas herramientas.
Presupuesto y viabilidad económica
El presupuesto del proyecto, desglosado por capítulos, es el siguiente:
La viabilidad presupuestaria para la ejecución del proyecto viene avalada por los compromisos del Ayuntamiento, para dotar al mismo de la inversión necesaria para su desarrollo y posterior mantenimiento, y el apoyo de Red.es, con la financiación del 70% de la iniciativa.
En cuanto a la sostenibilidad, según un estudio económico realizado, el ahorro total a partir del quinto año de implantación sería superior a los costes de mantenimiento de las nuevas infraestructuras y desarrollos, por lo que este gasto no tendría impacto sobre los presupuestos municipales.
Convocatoria Red.es
Ponferrada Inteligente fue seleccionado como beneficiario de la “II Convocatoria de Ciudades Inteligentes’ de Red.es, Podían presentarse entidades locales de más de 20.000 habitantes (ayuntamientos, mancomunidades, cabildos, consells y diputaciones), así como las comunidades autónomas uniprovinciales. Se presentaron 111 proyectos por un importe 265 millones de euros, de los cuales fueron seleccionados 14.