Comunicación presentada al IV Congreso Ciudades Inteligentes:
Autores
- Ignasí García Felip, Concejal Delegado Transparencia y Modernización, Ayuntamiento de Castellón de la Plana
- Francisco Cabañero Catalán, Analista-Programador, Ayuntamiento de Castellón de la Plana
- Raúl Monferrer Agut, Director de Proyectos y Consultoría, Ayelen Solutions
Resumen
Mediante una herramienta informática se lleva la gestión de los servicios sociales de un municipio, en nuestro caso Castellón de la Plana. Dado que los servicios sociales suponen uno de los principales pilares de actuación al tratarse de un conjunto de actividades vinculadas de primera mano con la sociedad a todos los niveles y estados. Por ello se trataba a su vez de una prioridad el dar un salto cualitativo en la prestación de este tipo de servicios, que permitiera una gestión integral de los servicios sociales facilitando a su vez el acceso a la información y la toma de decisiones permitiendo al personal dedicar el máximo de su tiempo a la prestación de servicios sociales con toda la información de una persona o unidad familiar atendida por cualquiera de los ámbitos de servicios sociales. La Plataforma web de Gestión Integral de Servicios Sociales es una aplicación que centralice todos los datos que se manejan en el departamento de Servicios Sociales de cualquier entidad a la vez que unifica y estandariza el funcionamiento de los diferentes negociados que intervienen.
Palabras clave
Acceso, Compartir, Centralización, Agenda, Citas, Convivencia, Unidad Familiar
Introducción
Desde el área de servicios sociales se presta gran diversidad de servicios gestionados y prestados por personas distintas y, algunos de ellos, en varias sedes, concretamente 6 centros sociales.
A nivel de aplicaciones informáticas de gestión no se disponía de ninguna herramienta integral, desarrollando con herramientas ofimáticas o adquiriendo aplicaciones informáticas para necesidades particulares sin una visión de conjunto que han desembocaron a una situación compleja de gestionar y que reunía un difícil componente de coordinación entre el personal de servicios sociales con el correspondiente impacto negativo en la eficiencia y eficacia de la prestación de servicios.
Este proyecto de transformación telemática pretendía unificar y facilitar todas estas gestiones para mejorar la prestación del servicio. Y dado que en la búsqueda que hicimos en el mercado no conseguimos dar con ninguna herramienta que cumpliera con nuestras expectativas, nos vimos obligados a hacer una herramienta a medida que si las cumpliera.
Descripción del proyecto
Partiendo de los antecedentes expuestos en la introducción anterior, el proyecto que se planteaba en el Ayuntamiento de Castellón era la implantación de un software ya desarrollado y probado en otras organizaciones similares, pero a su vez hecho a medida y que cumple con nuestras expectativas:
- el cual debidamente configurado para el entorno propio de servicios sociales del Ayuntamiento cubre todos los ámbitos asistenciales de forma integrada según los requisitos establecidos.
- consigue una integración de la información actualmente disponible y dispersa en las aplicaciones actuales.
- se integra con otras aplicaciones de gestión actualmente disponibles al Ayuntamiento y que son de relevancia para agilizar la prestación de servicios sociales y facilita la comunicación entre el personal del Ayuntamiento dedicado a servicios sociales. Así, por ejemplo, el padrón municipal de habitantes o herramientas de gestión contable y financiera.
- se integra con entornos supramunicipales a los que se requiera rendir cuentas. Así, por ejemplo, con la Generalitat Valenciana o el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad.
Por lo tanto, este proyecto permite que el trabajo preste de forma lo más óptima posible y permite al personal del Ayuntamiento dedicar el máximo de su tiempo a la prestación de servicios sociales con el apoyo de una herramienta informática que les brinda de forma integral toda la información referente a la persona o unidad familiar atendida por cualquiera de los ámbitos de servicios sociales del Ayuntamiento y que agiliza la comunicación con otras aplicaciones de gestión municipal y organismos supramunicipales.
Adicionalmente, realiza sesiones de capacitación del personal y de formación, puesto que para muchas personas ha supuesto un cambio en sus dinámicas de trabajo y se han puesto todos los medios necesarios para garantizar un impacto nulo.
La Plataforma web de Gestión Integral de Servicios Sociales es una aplicación que centraliza todos los datos que se manejan en el departamento de Servicios Sociales de cualquier entidad a la vez que unifique y estandarice el funcionamiento de los diferentes negociados que intervienen. Además de las funcionalidades concretas de gestión, la plataforma dispondrá de módulos específicos para:
- Gestión de Unidades de Convivencia.
- Gestión de Personas/Usuarios de Servicios Sociales.
- Gestión de Entidades.
- Gestión de Agendas y Citas.
- Gestión de Actividades.
- Elaboración de informes
- Repositorio de contenidos y documentos.
- Generación y consulta de la Historia Social.
- Cuadro de mando, estadísticas y monitorización de servicios.
- Explotación de datos.
Uno de los grandes objetivos de la plataforma es disponer de una visión global de recursos e intervenciones realizadas sobre las Unidades de Convivencia (UC) y las Personas que en ella se incluyen, para ello se dispone de un módulo especial para dicha gestión.
Las principales funcionalidades ofrecidas son:
- Creación automática de UC directamente desde Padrón.
- Disponibilidad de ficha completa de datos.
- Vista de miembros que componen las UC y su relación con la misma.
- Añadir/Eliminar miembros de la UC.
- Gestión de miembros itinerantes. Personas que estén a tiempo parcial en diferentes UC.
- Repositorio de plantillas. Documentos de trabajo de los técnicos.
- Vista de actividad y recursos consumidos por la UC, con posibilidad de filtrar por diferentes criterios (Negociado, Tipo de intervención, Fechas, Personas, etc.).
- Estadísticas de uso.
- Exportación de datos.
- Generación de informes.
- Histórico de modificaciones. Cualquier cambio realizado en la UC es registrado junto al usuario, fecha y hora en la que se ha producido.
Al disponer de toda la información de forma centralizada, la plataforma permite realizar una explotación de los datos por diferentes criterios, así pues, se dispone de diferentes puntos de vista.
Negociado
- Servicio
- Intervención (tipificación)
- Actuación (tipificación)
UC
- Servicios
- Personas
Personas
- Servicios
Metodología
Con la implantación de la herramienta de soporte a la gestión de los servicios sociales, se realizaron integraciones con herramientas existentes ya en el propio Ayuntamiento o con entidades supramunicipales.
Se ha pretendido conseguir la integración de la herramienta con otros sistemas informáticos mediante un Bus de Integración MULE desplegado en el Ayuntamiento como el componente central de integración y comunicación entre las aplicaciones del Ayuntamiento y servicios externos bajo protocolo de servicios web.
Adicionalmente, la herramienta proporciona una capa de servicios web que puede ser explotada desde otras herramientas informáticas para la consulta de la información que aloja y el uso de sus funcionalidades. Estos servicios web disponibles en la aplicación propuesta deben ser publicados en el Bus de Integración MULE para que puedan ser consumidos desde otras aplicaciones debiendo contar con un documento de integración donde se detalle la información de cada uno de los servicios web.
Finalmente, la herramienta propuesta permite la consulta y exportación de datos mediante “data sets” con acceso completo a su modelo de datos sin encriptaciones ni encapsulaciones para su uso por parte del sistema de business intelligence o cuadro de mandos del Ayuntamiento, así como sus portales de Open Data y Transparencia.
Resultados
Aunque, todas las puestas en marcha de herramientas nuevas para los usuarios, supone un cambio al que se deben adaptar, los usuarios vieron enseguida algunos cambios con respecto al anterior funcionamiento y trabajo del día a día ya que, la recuperación de datos de toda la UC (unidad de convivencia) del Padrón Municipal al instante incorporándolos a la plataforma nueva para trabajar con ellos es un adelanto importante que mejora el trabajo diario de los técnicos.
Además, el poder tener un cuadro de mandos para sacar todo tipo de estadísticas al instante también les supone una importante mejora.
Conclusiones
La implantación de una herramienta de esta envergadura siempre es costosa y afecta a muchas personas, pero gracias a una correcta gestión del cambio, se ha conseguido que en pocos meses el personal usuario de la plataforma (más de 100 personas) la están utilizando sin problemas y hayan visto la realizar del verdadero objetivo inicial que es la unificación de los datos, el ahorro de tiempo de gestión y en resumen la transformación tecnológica del día a día.Prueba de todo ello es que en el primer mes de uso se han registrado más de 8.000 personas y 3.000 familias, gracias a la facilidad de la integración con padrón. Y en los tres primeros meses se ha llegado a las 13.000.
La plataforma dispone también de un poderoso cuadro de mando que permite obtener automáticamente todas las estadísticas de uso, contabilizando automáticamente el número de intervenciones, actuaciones, citaciones, etc evitando así que el personal tenga que estar contando manualmente las acciones que realiza. Todo queda registrado.
La plataforma ha permitido también la automatización de procesos con herramientas externas, como por ejemplo la creación de decretos, la generación de ficheros automatizados para bancos, integración con registro de salida, creación y envío de notificaciones a los ciudadanos, etc. Procesos, todos ellos, que requerían de mucho tiempo al personal, tiempo que ahora se puede invertir en mejorar el servicio a los ciudadanos. Desde un punto de vista técnico, la plataforma también esta parametrizada para facilitar al departamento de informática la autosuficiencia en su gestión, de modo que es muy sencillo añadir datos nuevos o modificar las plantillas de los informes.
