Comunicación presentada al VI Congreso Ciudades Inteligentes
Autores
- Ivan Prada Barrio, Consultor Senior Geo-ICT, Merkator Oviedo
- Luc De Heyn, Desarrollo de Negocio, Merkator NV/SA
- Geert De Coensel, CEO, Merkator NV/SA y Merkator Oviedo
Resumen
El objetivo principal del proyecto es la creación de una Plataforma Electrónica de Gestión de Permisos para obras en la vía pública, eventos y otras ocupaciones del dominio público. La herramienta simplificará el complejo flujo de trabajo en el proceso de solicitud de permisos, ahorro de tiempo por parte de la administración y contribuirá en la construcción de una ciudad más accesible y receptiva, con espacios públicos más seguros. Además, permite la colaboración bidireccional entre todos los actores intervinientes en el proceso: ciudadanos, contratistas, servicios públicos y administración, lo que se traduce en una mejora en la coordinación, transparencia, finanzas, movilidad y seguridad ciudadana, con el objetivo de mejorar sustancialmente el sistema de gestión de permisos siendo de esta forma hasta 5 veces más rápido.
Palabras clave
Smart Cities, Seguridad, Plataforma Electrónica, Ayuntamientos, Permisos, Eventos, Dominio Público, GIS
Introducción
Las obras habitualmente suponen un obstáculo para los usuarios de la vía pública, creando a menudo situaciones inseguras. La necesidad de coordinación y transparencia en este punto es muy relevante, ya que se puede bloquear la ciudad cuando varias empresas de servicios públicos ejecutan trabajos en la misma calle.
La administración de la ciudad y los ayuntamientos son un actor clave en este proceso, sin embargo, carecen de una solución unificada que cubra el flujo de trabajo desde la solicitud hasta el permiso.
La aplicación de las nuevas tecnologías para la gestión de las ciudades, junto con la digitalización de la administración, se traduce en una mejora en la calidad de vida tanto del ciudadano, como de los servicios públicos, pudiendo aportar valores importantes como son la coordinación, la transparencia y la creación de una administración más inteligente que aporte los consiguientes beneficios para la ciudad.
En el año 2016, surge la idea de resolver este problema relacionado con las obstrucciones en terrenos de dominio público: obras viales inesperadas, contradicciones en desvíos de tráfico, etc. ¿Cómo se podría resolver esto? Junto con algunas ciudades piloto de Bélgica (Aalst, Bredene, Oudenaarde, etc.) se intenta buscar una solución.
En el año 2017, tras varios meses de análisis, se pone en marcha el desarrollo de un prototipo en la ciudad de Tielt, donde se empieza a testear y avanzar en el desarrollo de las principales características de aplicación. El enfoque en este momento era bajo la premisa de la seguridad vial: una forma simple de detectar conflictos y trazar planes de señalización.
La estrecha cooperación con los ayuntamientos de las ciudades participantes en el piloto permite unificar todo el proceso de petición y aprobación de permisos de ocupaciones temporales del dominio público en una única plataforma electrónica, accesible para todos los actores que intervienen en el proceso. Los ciudadanos tendrán acceso a toda la información, pudiendo consultar todas las ejecuciones de obras en la vía pública existentes en la ciudad y las rutas alternativas propuestas para así actuar en consecuencia.
En el año 2018 y gracias a las diferentes ciudades que participan en el piloto, se consigue estandarizar el procedimiento de petición de permisos de ocupación temporal del dominio público en Bélgica.
En el año 2019, varias de las ciudades que hacen uso de la plataforma (Laarne, Knokke-Heist, Damme, etc.) promueven la creación de un nuevo módulo adicional, totalmente integrado en la herramienta, para gestionar eventos que conllevan la coordinación entre diferentes servicios públicos de la ciudad (policía, bomberos, etc.) y que a su vez también influyen en obstrucciones del dominio público.
De ahí a la actualidad, son más de 100 los ayuntamientos que hacen uso de esta herramienta. El objetivo, es buscar ciudades piloto en España para trasladar/adaptar el modelo y conseguir estandarizar el proceso utilizado por los ayuntamientos para la gestión de permisos.
El proyecto
La plataforma electrónica EagleBe es una solución horizontal basada en SaaS, que se estructura en diferentes niveles conectados entre sí.
Las APIs de las que dispone permiten el acceso a datos y la integración con otros sistemas (administración y ayuntamientos) y el framework sobre el que está construido le proporcionan a la solución la capacidad de ser flexible y modular siendo fácil el añadir nuevos componentes y funcionalidades sin necesidad de grandes cambios.
Incorpora una herramienta de geolocalización, GIS, que permiten el posicionamiento y posterior visualización de las ocupaciones temporales sobre un mapa de la ciudad. La información recogida por la plataforma se muestra en un mapa con diferentes capas que permitirán acceder e interactuar con la información detallada de las ocupaciones. Esto resulta de gran utilidad para los usuarios debido a la facilidad de uso y a que hoy en día el uso de mapas está muy extendido y los ciudadanos están familiarizados a usar este tipo de herramientas.
Dispone también de una versión para móvil que facilita la tarea de los trabajadores que están en el exterior y que están vinculados con las ocupaciones: inspección, recogida y colocación de señales, acceso completo a detalles de licencias, documentación con fotos de las ocupaciones. Se trata de la combinación perfecta de conectar a la gente en la calle con la gente que gestiona los permisos.
Aplicación sencilla
Cada solicitud de permiso se realiza a través de un formulario online intuitivo y fácil de usar. La solicitud se puede dibujar en un mapa, ya detectando posibles conflictos con obras simultáneas. La administración de la ciudad tiene una visión en un mapa de todas las solicitudes y puede coordinar fácilmente cuando surgen conflictos.
Procedimiento más rápido
El proyecto brinda las herramientas para obtener una vista del procedimiento de permisos y para su tratamiento de un manera rápida y sencilla.
El proceso de permisos requiere la distribución de información a archivos, calendarios, facturas, documentos de permisos, etc. La plataforma automatiza el proceso para ahorrar tiempo que permite que la administración de la ciudad se centre en el aspecto más importante de la solicitud del permiso: su impacto en la seguridad vial. En promedio se ha calculado que los usuarios obtienen un proceso de gestión de permisos 5 veces más rápido.
La plataforma dispone de un panel principal desde podemos ver el estado de todas las solicitudes, si tenemos suficiente gente trabajando en los permisos y detectar donde están los cuellos de botella.
Una vista de calendario permite ver lo que está sucediendo diariamente y si hay solicitudes que han sido rechazadas.
Garantiza la seguridad vial: creación de planes de señalización, desviaciones, investigue la situación local con imágenes 360.
Una vez los permisos han sido aceptados se genera la documentación del permiso en formato PDF para su posterior envío al solicitante. El último paso en el flujo de trabajo sería el pago por parte del solicitante de las tarifas necesarias derivadas de la ocupación temporal del dominio público. En este caso la plataforma se integrará con las principales plataformas de pago online para poder tramitar el pago de forma cómoda y rápida a través de la solución.
Análisis de datos
La plataforma realiza análisis de los datos para ayudar a la toma de decisiones.
Muestra análisis e informes en tiempo de real del número de solicitudes, tiempo por permiso, duración y cuáles son los tipos de permiso más solicitados. También podremos analizar los datos correspondientes a los pagos.
Mejor comunicación
Esta información se comparte en un visor de forma automática y está disponible para el ciudadano, con la posibilidad incluso de publicar en redes sociales.
Resultados
La estandarización del proceso de gestión de permisos en Bélgica y su uso por parte de los ayuntamientos de diferentes ciudades demuestra 3 beneficios sustanciales:
Finanzas
Los pagos de los permisos de ocupación son el último paso del flujo de trabajo.
- Los permisos se pagan en línea y por adelantado
- El proceso de actualización de la contabilidad es sencillo a través de la plataforma
- Se controla el 100% de las tarifas necesarias para la tramitación de permisos
- Alquiler de señales
- Precio por m2 de ocupación
Se ha calculado que el 98% de los pagos son en línea, a tiempo y automatizados.
Movilidad
Enfocados en la seguridad vial:
- Reserva de estacionamientos para discapacitados
- Advertencias de trabajos próximos a escuelas
- Evitar trabajos en determinadas ubicaciones en períodos festivos
- Herramientas para crear planes de señalización y rutas de desvío
- Integración con herramientas 360º
Tecnología
La herramienta se implementa como un SaaA (Software as a Service) con lo cual no tiene ningún impacto local.
- Se implementa como un Saas (Software as a Service): no tiene impacto local
- Compatible con navegadores y responsive
- Control de usuarios, grupos y permisos por parte del ayuntamiento
- Actualizaciones
- API de integración para el departamento de informática del ayuntamiento
Servicios técnicos
Los trabajadores de las empresas o de los servicios públicos del ayuntamiento vinculadas a las tareas relativas a las ocupaciones, podrán interactuar con la plataforma a través de su versión móvil:
- Inspección, colocación y recogida de señales
- Acceso a detalles de licencias
- Documentación de ocupaciones con fotografías
Conclusiones
La implementación de este tipo de soluciones de Smart Cities han dejado latente que aporta un valor añadido y mejora la vida diaria de los ciudadanos, así como también supone una mejora en los procesos de gestión y administración de las ciudades.
Los aspectos que destacar en este caso son: se responde a una necesidad real donde se reducen los tiempos de gestión de permisos, todos los actores involucrados en el proceso lo hacen a través de una única plataforma electrónica, sin necesidad de papeles ni trámites presenciales.
La solución permite la posibilidad de ir desarrollando módulos opcionales que cubran nuevas necesidades y en Bélgica ya se están recibiendo nuevas peticiones de módulos adicionales para gestionar los permisos de apertura de locales comerciales, terrazas y obras propias de los ayuntamientos.
Todo ello trae consigo los siguientes beneficios para la ciudad:
- Manejo de permisos 5 veces más rápido
- Vista general de todas las ocupaciones temporales en la ciudad
- Pagos en línea
- Transparencia
- Mayor seguridad vial