Ocupación en vía pública para la Accesibilidad y Movilidad Inteligente de la ciudad

Comunicación presentada al III Congreso Ciudades Inteligentes:

Autores

• Francisco José López Carmona, Director General de Gestión y Vigilancia de la Circulación, Ayuntamiento de Madrid
• Félix Martín Gordo, Subdirector de Sistemas Sectoriales, Informática, Ayto. Madrid
• Ignacio Niharra Linaza, Director Sector Público, IBM Global Services España

Resumen

Cada mes, el Ayuntamiento de Madrid debe tramitar un gran volumen de solicitudes de ocupación de la Vía Pública por parte de ciudadanos y empresas: más de 200 solicitudes de circulación de camiones de gran tonelaje, transportes especiales o con mercancías peligrosas, 650 solicitudes de ocupación en vías primarias por obras o mudanzas, 600 solicitudes de rodajes, etc. Éste volumen, unido a la disparidad de tipos de ocupación y la complejidad normativa, complica y dificulta la gestión de las solicitudes. La aplicación de gestión para la ocupación en la vía pública y su gestión inteligente proporciona una solución configurable y flexible, potente y a la vez de fácil utilización para su implantación de forma holística en cualquier Ayuntamiento permitiendo una prestación de servicios públicos más eficiente, abierta y transparente, y a su vez de un nuevo servicio multicanal de cara al ciudadano para la tramitación de las autorizaciones para la ocupación de la vía pública.

Palabras clave

Ocupación, Ciudad, Inteligente, Movilidad, Seguridad, Circulación, Ayuntamiento, GIS-SIG, Mapas, Integración

Introducción

La gestión de la ocupación en vías públicas comprende, en la actualidad la gestión y concesión de autorizaciones de múltiples modalidades de ocupación de los espacios públicos de la ciudad. Se trata de un importante capítulo a gestionar dentro de una ciudad inteligente. Todos los municipios tienen regulada estas ocupaciones en mayor o menor medida y conforme vamos aproximándonos a ciudades con muchos kilómetros cuadrados de superficie se hace cada vez más difícil su gestión, y es necesaria una gestión inteligente para reducir los costes de personal y mejorar la satisfacción ciudadana mediante una gestión y comunicación anticipada y planificada.

La ocupación no es meramente estática, como por ejemplo la provocada por obras o instalaciones fijas temporales, sino que hay ocasiones en las que la ocupación es consecuencia de la celebración de un evento itinerante que puede complementarse también con instalaciones temporales estáticas. Este es el caso de las procesiones, manifestaciones, maratones, y resto de actos culturales y deportivos o comerciales con los que convive la ciudad dinámicamente.

Cada municipio tiene ordenanzas que regulan la ocupación en vía pública, más sencilla o compleja según el número de habitantes, geografía y superficie de suelo público, impactando dicha regulación en la imagen del municipio de cara al turismo, al comercio, la hostelería y la calidad de vida y convivencia de los ciudadanos. Es, por consiguiente, un área de estudio muy interesante, no sólo por su diversidad en el panorama del territorio español sino también por su repercusión en el ámbito económico (turismo, hostelería y transporte comercial), así como en el ámbito social (bares, terrazas, fiestas de barrio o municipales, eventos deportivos o culturales) y medio ambiental (podas, obras, residuos, instalaciones, mobiliario urbano, zonas verdes, etc.).

El Ayuntamiento de Madrid tiene una superficie aproximada de 70 mil hectáreas para más de 3,2 millones de habitantes. La Subdirección General de Agentes de Movilidad adscrita a la Dirección General de Gestión y Vigilancia de la Circulación tiene entre sus competencias autorizar diversas modalidades de ocupación atendiendo a su ámbito temporal (permanente, estacional, por horas, etc.), la naturaleza del acto que provoca la ocupación (obra, mudanza, rodaje, instalación hostelera, etc.), el tipo de zona afectada por la misma (calzada, acera, zona verde), y los elementos empleados en la ocupación (vehículos, escenarios, terrazas, etc.).

La gran cantidad de criterios de clasificación y de unidades intervinientes (hasta 27 unidades gestoras y al menos tres unidades informadoras) en la gestión de una solicitud de ocupación, hace que los gestores tengan una dificultad para la integración y visión común de los espacios a ocupar, o de otras concesiones de ocupación que están en trámite en dependencias diferentes.Esta casuística provoca solapes temporales de los actos y eventos con otros tipos de ocupación, a veces gestionados por otras administraciones, como son todos los autorizados por la Comunidad autónoma o delegación de gobierno.

Sólo para poder entender aún más la complejidad de la gestión de la ocupación, se puede mirarel entorno legal que regula la misma en el municipio de Madrid:

• Ordenanza Reguladora de la Prestación de los Servicios de Mudanzas, de 30 de Septiembre 1992.
• Ordenanza de Movilidad para la ciudad de Madrid, de 26 de septiembre de 2005.
• Ordenanza Reguladora de la Señalización y Balizamiento de las Ocupaciones de las vías públicas por realización de obras y trabajos, de 27 de mayo de 1992.
• Ordenanza Fiscal Reguladora de la tasa por utilización privativa o aprovechamiento especial del dominio público local.
• Ordenanza Fiscal Reguladora de la Tasa por Expedición de Documentos Administrativos.

El proyecto Ocupación de Vía Pública

Para dar solución a esta problemática a la que cada vez más ciudades se están enfrentando, y no sólo en España, se planteó el proyecto de desarrollo de una solución flexible para el registro y determinada gestión de las solicitudes de ocupación denominada: “Ocupación de Vía Pública”.

Los principales logros de la herramienta desarrollada son:

• Proporciona un registro único de ocupación de vías, común a todos los departamentos municipales, con independencia del origen de la solicitud (ciudadano, empresa, Ayuntamiento u otras Administraciones) y del tipo de actividad a desarrollar durante la ocupación.
• Incluir en su interfaz de usuario de forma nativa integración con los Sistemas de Información Geográfica, internos del Ayuntamiento o externos, para proporcionar a todos los actores que participan en el proceso de gestión una visión completa de las zonas cuya ocupación se solicita, así como de otras ocupaciones ya autorizadas en la misma zona geográfica.
• Capacidad de integración con el ecosistema de aplicaciones del Ayuntamiento, de forma que desde los sistemas de gestión del mantenimiento de la ciudad se puedan solicitar ocupaciones de vía de manera automática como parte de las propias actividades de mantenimiento de la ciudad.
• Incorpora mecanismos de feed-back, que permiten a los sistemas de análisis de información medir, según las necesidades del Ayuntamiento, los resultados de la gestión de las solicitudes. El sistema puede también proporcionar datos de entrada a las Plataformas de ciudades inteligentes y de Datos Abiertos.

Registro único:  El principal objetivo de la aplicación consiste en ofrecer un único registro de ocupación independiente de la información asociada a la solicitud y del flujo de gestión y aprobación de la misma. Para ello, se definió una base común sobre la que luego se añadió información específica para cada tipo de solicitud particular.

La información común a todas las solicitudes es la siguiente:

• Datos generales de la solicitud, como identificador, datos del solicitante, estado en que se encuentra, departamento y usuario asignados a su gestión, etc.
• Auditoría de fechas, indicando la fecha de hitos importantes en la gestión de la solicitud como la fecha de recepción, fecha de requerimientos de subsanación, fecha de resolución.
• Información alfanumérica de la ubicación de la ocupación y del momento en que se realizará la misma.

Además, la aplicación permite asociar a cada solicitud documentación adjunta como fotos, planos CAD detallados de la ocupación, etc.

Sin embargo, para que el registro sea completo, es necesario poder registrar información específica de cada tipo de solicitud. La herramienta se ha diseñado para ser adaptable tan solo mediante configuración. La herramienta dispone de un motor para definir y construir formularios de solicitud de ocupaciones, indicando los campos que deben cumplimentarse para cada tipo de solicitud, así como los valores permitidos para los mismos y las diferentes reglas de validación.

Los tipos de solicitud de ocupación que se han configurado son los siguientes: Obras en vía pública, Trabajos en vía pública, Mudanzas puntuales, Ocupación por Grúas, Plataforma elevadora, Hormigonera, etc., Ocupación por Otros vehículos, Ocupación en M-30, Radiales y Túneles, Rodaje o Acto comunicado de Rodaje, Circulación de camiones de más de 12 TMMA, Circulación de camiones de transporte especial, Circulación de camiones con mercancías peligrosas y Otras ocupaciones en vía pública.

Dado que cada tipo de solicitud lleva aparejada una gestión diferenciada, la herramienta permite configurar los diferentes flujos de gestión asociados a cada tipo de solicitud, pudiéndose crear nuevos flujos sin apenas desarrollos nuevos. Este logro permite a la solución ser flexible y adaptarse a las diferentes naturalezas de las ocupaciones de las vías, así como a las diferencias en la gestión que puede haber en diferentes ciudades.

Los flujos de gestión configurados en la herramienta son: Flujo de solicitudes que requieren autorización, Flujo de solicitudes que requieren informe, Flujo de actos comunicados

Integración con GIS: La aplicación permite de forma nativa la integración con los Sistemas de Información Geográfica del Ayuntamiento de Madrid, de modo que se pueda representar sobre plano con suficiente nivel de detalle la ocupación que se está solicitando. En concreto, se puede representar la zona cuya ocupación solicita el usuario, la zona cuya ocupación autoriza el Ayuntamiento, la zona afecta por la ocupación y los itinerarios alternativos para peatones o tráfico, en caso necesario.

La aplicación permite realizar sobre el plano búsquedas de ocupaciones entre fechas concretas, o en función del tipo de ocupación, así como realizar cálculos de rutas para los itinerarios.

Capacidad de integración: El sistema de Ocupación en Vía Pública nace integrado en el ecosistema de aplicaciones del Ayuntamiento de Madrid

• Permite la creación de solicitudes de ocupación desde los sistemas de gestión del mantenimiento de la ciudad (vía web services)
• Integrado con la aplicación de Callejero Municipal.
• Capacidad para integrarse con SIMUN, el Sistema de Inspecciones Municipales.
• Capacidad para integrarse con los sistemas de firma electrónica.
• Capacidad para integrarse con aplicaciones de gestión de Expediente y Registro Electrónico

Todo ello, forma parte de una herramienta robusta y que tiene la seguridad, la auditoría y control de la labor municipal como base de su arquitectura.

Los principales beneficios que proporciona la adopción de la herramienta a corto plazo se resumen en:

• Permitir a los gestores municipales una toma de decisiones más soportada en información fiable, al tener acceso desde un único punto a todas las ocupaciones solicitadas y concedidas en la ciudad, y no únicamente a las gestionadas por el departamento al que pertenecen.
• Permitir al personal encargado de la coordinación optimizar la labor de sus gestores a través de la visión global de su departamento y de la carga de trabajo de éstos.
• Aumentar el volumen de solicitudes de ocupación gestionadas mediante la automatización de tareas y un mayor control del flujo de aprobación y denegación.
• Reducir los tiempos de gestión de las solicitudes, proporcionando un servicio más eficiente a ciudadanos y empresas. Permitir obtener datos fiables y completos de tiempos medios de resolución de las solicitudes presentadas por los ciudadanos.

Material y métodos

Para cubrir las necesidades de un amplio conjunto de Servicios y Departamentos de diferentes Áreas de Gobierno, se recogieron requerimientos de todos y cada uno de ellos y se extrajo el núcleo funcional común, realizando un desarrollo según metodología métrica 3, y gestión de proyectos PMI (Project Management Institute). A partir de este punto, de forma iterativa se fueron incorporando funcionalidades que permiten cubrir necesidades específicas de cada de los Servicios o Departamentos a modo de

• Funcionalidad común reutilizable por otros Servicios o Departamentos.
• Funcionalidad específica, incorporada solo para el servicio como una extensión.
• Capacidades de integración específicas.

Resultados

Por la propia naturaleza del proyecto y los objetivos perseguidos que se han comentado, los principales resultados obtenidos son:

Permitir a solicitantes y promotores de ocupación:

• Visualizar las ocupaciones autorizadas y las que están en gestión para poder planificar sus eventos.
• Dibujar sobre el plano la ocupación prevista para dotar a la solicitud de información espacial. Esta información, además, quedará anexada en formato pdf a la solicitud.
• Obtención de un calendario tentativo de las actuaciones administrativas ligadas a su expediente en el momento de finalizar la solicitud.
• Consulta on-line del estado de su expediente y departamento que lo gestiona, visualizar los documentos del mismo y recibir comunicaciones y/o notificaciones.

Dicho sistema permitirá a las unidades gestoras:

• Compartir una visión geográfica de las ocupaciones autorizadas y las que están en gestión.
• Introducir o validar gráficamente la ocupación prevista.
• Mantener un registro de promotores / solicitantes que se realimente y se actualice con cada nueva solicitud.
• Disponer de un sistema único de petición de informes.

Además, permitirá a las unidades informadoras, inspectoras y sancionadoras que se vayan integrando en el mismo:

• Compartir electrónicamente toda la información del expediente sobre el que se trabaja
• Recibir la información precisa para poder ejecutar las inspecciones/sanciones.
• Asociar los resultados de su trabajo al expediente de ocupación.
• Permitir que unidades como la Policía, Servicios de emergencias y bomberos tengan un detalle exhaustivo de las ocupaciones masivas para poder planificarlas y gestionarlas con tiempo y dotándolas de la mayor seguridad y servicio de asistencia posible.

Por último, permitirá a los ciudadanos:

• Ver las ocupaciones autorizadas a través del visor geográfico del ayuntamiento.
• Disponer de la información requerida para cumplir la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, en formatos abiertos, y poder beneficiarse de la posible integración de terceros sistemas con dicha información.
• Acceder al registro de promotores con las restricciones que aplique la LOPD.
• Mayor seguridad e integración de los servicios de Policía, seguridad y bomberos que deriva en una mayor seguridad ciudadana.
• Optimización de los costes de un Ayuntamiento repercutiendo los mismos a los promotores u organizadores de las ocupaciones en favor de una mejor administración del espacio público.

Discusión y Conclusiones

Como consecuencia de la implantación del sistema y los resultados obtenidos, así como el interés mostrado por otros Ayuntamientos, se extrae la conclusión de que, siendo todas las entidades locales conscientes de la importancia de la ocupación en vía pública, estando todas ellas realizando esta labor en muchas (por no decir todas) sus áreas de gobierno, no se ha dotado aún en muchos de los casos de herramientas que permitan una gestión inteligente de la misma y que, el hacerlo, abre un abanico de opciones, información y oportunidades aún por descubrir. Por tanto, aún queda mucho camino por recorrer en este ámbito y debe ser algo a tener muy presente en los futuros proyectos de Smart Governance en el alcance de las ciudades inteligentes e integración entre ellas.

Cabe preguntarnos también si la utilización de los recursos municipales está siendo la adecuada o si, con implantaciones de soluciones inteligentes para diferentes ámbitos no iremos descubriendo sinergias que nos permitan construir ciudades más amigables y sostenibles, así como proveer de nuevos servicios a la ciudadanía.

Desde la división de consultoría de gobierno de IBM pensamos que aún hay mucho camino que recorrer para la trasformación digital de los Ayuntamientos que hará de nuestras ciudades, las ciudades inteligentes de los próximos años. Acercando la administración pública al ciudadano y haciéndole partícipe de la misma, haciéndola más transparente y mejorando la calidad de vida de los trabajadores municipales. El Ayuntamiento de Madrid coincide con nosotros, y nos hemos unido en un programa de transformación digital, sentando las bases y arquitectura necesaria para hacer de Madrid una ciudad inteligente.

Reconocimientos

La realización exitosa de este proyecto fue posible gracias a la dedicación exhaustiva del personal de Informática del Ayuntamiento de Madrid, así como del personal experto en cada una de las áreas de los ámbitos de ocupación de vías de los distintos departamentos del Ayuntamiento de Madrid (Dirección General de la Circulación y gestión del tráfico, movilidad, tecnologías del tráfico, régimen jurídico).

Referencias

• Artículo 25 de Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local modificado por la Ley 27/2013, de 27 de diciembre, de racionalización y sostenibilidad de la Administración Local.
• Artículo 84 bis de la Ordenanza de Movilidad para la ciudad de Madrid.
• Ordenanza reguladora de las Terrazas de Veladores y Quioscos de Hostelería, ANM/2007, de 21 de diciembre de 2006.