Comunicación presentada al III Congreso Ciudades Inteligentes:
Autor
- Antonio Carretero Peña, Gerente de Facility Management, AENOR Internacional
Resumen
Con la reciente aparición de la norma ISO 55001 “Gestión de Activos. Sistema de Gestión. Requisitos” en el ámbito internacional y la norma UNE 178303 “Ciudades inteligentes. Gestión de activos en la ciudad. Especificaciones”, concreción de la anterior al ámbito urbano español, se ha impulsado el concepto de gestión del valor de los bienes urbanos en todo su ciclo de vida. La implantación de sistemas de gestión de los activos de una ciudad permite a los ayuntamientos adoptar decisiones sobre la externalización de la gestión, diseño, operación, mantenimiento, sustitución o renovación de los bienes urbanos, basándose en las informaciones que estos sistemas generan sobre el valor de los activos y los posibles riesgos para su correcto desempeño, a lo largo de su ciclo de vida.
Palabras clave
Activos, Valor, Riesgos, Ciclo de Vida, Externalización, Ciudad, ISO 55001, UNE 178303
¿Qué es un activo?
Un activo es cualquier aspecto de la actividad de una organización que posee un valor potencial o real para ella. Este valor puede variar entre diferentes organizaciones y sus partes interesadas y puede ser tangible o intangible, financiero o no financiero.
Con este planteamiento, se puede deducir que hay muy diversos tipos de activos, no necesariamente asociados a instalaciones materiales. En la figura 1 se muestra una clasificación genérica de activos, que se particulariza a los activos habitualmente gestionados por Entidades Locales en la figura 2.
¿Qué es la gestión de activos?
La norma UNE-ISO 55001:2015 establece que la gestión de activos comprende el balance de costos (valorización de los activos), oportunidades y riesgos de los activos considerados, en todo su ciclo de vida, es decir, en el período desde la generación del activo hasta el final de su vida.
Un ciclo de vida puede desglosarse con mayor o menor rigurosidad dependiendo de las etapas que sea necesario tener en cuenta, en razón de la complejidad de las actividades de la organización. Sin embargo, de forma general se deben contemplar las etapas de diseño del activo, adquisición de materias primas para su elaboración, construcción/fabricación, operación o uso y destino al abandono. La norma UNE 178303:2015, sin embargo, acota este ciclo de vida a las fases de diseño y operación, haciendo más asequible la gestión del ciclo de vida en las Entidades Locales. A cambio, no permite la externalización de la gestión de los activos, cosa que sí contempla la norma UNE-ISO 55001:2015.
Objeto de la gestión de activos
Los objetivos de la gestión de activos son los mismos independientemente de la referencia normativa que se considere, y vienen a concretarse en los siguientes:
- Mantener un control y gobernanza eficaces de los activos por parte de las organizaciones.
- Conocer el valor de los activos a través de la gestión de sus riesgos y oportunidades, a fin de alcanzar el balance deseado entre costo, riesgo y desempeño de los activos en todo su ciclo de vida.
- Traducir la gestión de activos de una organización en objetivos, decisiones, planes y actividades, utilizando el enfoque basado en el conocimiento de los riesgos y el valor de los activos, lo que permite adoptar decisiones sobre la externalización de la gestión, así como sobre el diseño, operación, mantenimiento, sustitución o renovación de los bienes urbanos
- Servir como soporte para tener en cuenta el ámbito reglamentario y legislativo de los activos con los que operan las organizaciones.
Requisitos de la gestión de activos
De la misma forma que se consideran para la delimitación del alcance de los sistemas de gestión de activos, parámetros como el tipo de organización, los activos objeto de actuación y las etapas del ciclo de vida a tener en cuenta, se puede determinar la complejidad de las actuaciones contempladas en el sistema de gestión examinado los valores que alcanzan los siguientes parámetros:
- Nº de activos objeto del sistema de gestión y su clasificación por tipos de activos
- Nº de emplazamientos en los que se implanta el sistema de gestión
- Nº de acuerdos/contratos con clientes, contratas y otras partes interesadas
Así, cuanto mayor sea el número y tipo de activos considerados, el número de emplazamientos donde se implanta el sistema de gestión y la cantidad de partes interesadas interactuantes, es de esperar una complejidad mayor en la gestión de los requisitos establecidos en las normas. En ellas se incluyen los conocidos requisitos comunes a todas las modalidades de sistemas de gestión (identificación y acceso a requisitos legales, formación, comunicación, tratamiento de no conformidades y acciones correctivas, auditoría interna, revisión por dirección, etc.) y, además, los requisitos propios de la gestión de los activos:
- Requisitos de los acuerdos/contratos con clientes, proveedores, contratistas y otras partes interesadas.
- Requisitos legales de los activos y otros que la organización suscriba voluntariamente
- Identificación de los activos (en varios niveles: instalaciones, equipos, componentes, etc.)
- Categorización del valor de los activos (económico o de condición del activo –habitualmente su edad)
- Análisis de riesgos de los activos (estableciendo criterios de valoración de riesgos basados en estadísticas de frecuencia/probabilidad de fallos, así como de impacto en el desempeño habitual de las actividades.
- Pautas de control operacional que incluyen:
- Mantenimiento de activos (predictivo, preventivo, corrector, específicos de cada tipología de activos, etc.)
- Criterios de gestión de almacén de repuestos en su caso, normalmente en función del tiempo que se tarda en obtener los suministros
- Pautas de seguimiento y medición a través de indicadores de desempeño requeridos por las normas, propios o acordados con el cliente
Razones para la gestión de activos en entidades locales
La creciente competitividad y dinamismo económico internacional contribuye al impulso de la gestión de los activos, admitiéndose, entre otras, las siguientes razones para llevar a cabo actuaciones de gestión en este sentido, válidas tanto para organizaciones públicas como privadas:
- Aumento de los riesgos financieros, de seguridad y ambientales
- Cambio en la estrategia empresarial – largo plazo frente a corto plazo
- La actitud hacia los activos físicos ha cambiado – actualmente es más común que la duración de la propiedad sea diferente a la duración de la vida de un bien
- Presión incrementada para mejorar el valor añadido del mantenimiento
- La “separación” de los procesos de mantenimiento de otros procesos de ciclo de vida
- Presión por el aumento de la rentabilidad y del retorno de los activos
- Envejecimiento de los sistemas de activos
- Ambiente de decisión más complicado e incierto
- Aumento de la importancia del capital
- Aumento de las turbulencias en el mercado
- Requisitos incrementados desde el punto de vista de la seguridad y ambiental
- Globalización e incremento de la competencia
Beneficios de la gestión de activos en entidades locales
Asimismo, los siguientes son beneficios transmitidos por las organizaciones que implantan este tipo de sistemas de gestión:
- Mejora del desempeño financiero (mejora del retorno de inversiones en activos, mejor control y optimización del valor de los activos, mayor rentabilidad de los activos, utilización más sostenible del capital)
- Decisiones de inversión en activos basadas en información (ciclo de vida y largo plazo)
- Optimización de recursos
- Riesgo de activos gestionado
- Mejoras en resultados y servicios (orientación de las estrategias, operaciones y planificación del mantenimiento)
- Mejoras energéticas y ambientales beneficiosas en la lucha contra el cambio climático y la contaminación del entorno
- Responsabilidad social demostrada
- Demostración de cumplimiento requisitos legales
- Evaluación mejorada del desempeño y control
- Mejora de la reputación
- Mejora de la sostenibilidad organizacional
- Mejora de la eficacia y eficiencia
Se espera que las Entidades Locales capaces de demostrar una adecuada gestión de sus activos, impulsen más y mejores servicios, contribuyendo con su ejemplo a animar a las organizaciones españolas a incluir la gestión de activos en la cultura empresarial de nuestro país.
Proceso de certificación
Para llevar a cabo el proceso de certificación de la gestión de activos se ha diseñado en AENOR Internacional, S.A.U., un esquema de certificación -figura 3-, que es en todo análogo al proceso ya existente y ampliamente contrastado de otras modalidades de gestión, de manera que su asimilación sea muy rápida en aquellas organizaciones que ya disponen de otras certificaciones de sistemas de gestión.
Referencias
- Asociación Española de Normalización y Certificación. Norma UNE-ISO 55001:2015 Gestión de Activos. Sistema de Gestión. Requisitos, AENOR ediciones.
- Asociación Española de Normalización y Certificación. Norma UNE 178303:2015 Ciudades inteligentes. Gestión de activos en la ciudad. Especificaciones, AENOR ediciones.
- Antonio Sola Rosique & Adolfo crespo Márquez, Principios y marcos de referencia de la gestión de activos, AENOR ediciones.