Comunicación presentada el IV Congreso de Ciudades Inteligentes
Autores
- Ignasi García Felip, Concejal Delegado Transparencia y Modernización, Ayuntamiento Castellón de la Plana
- Jorge Verchili Andreu, Director Modernización y Calidad Servicios Municipales, Ayuntamiento Castellón de la Plana
- Carlos Izquierdo Fortea, Técnico de la Unidad de Modernización, Ayuntamiento Castellón de la Plana
Resumen
La legislación en materia de transparencia y buen gobierno junto a los nuevos escenarios políticos de gobiernos en coalición obligan a las administraciones en general y a la local en particular a hacer uso de metodologías sólidas para dar publicidad de la evolución de la acción de gobierno. Para dar respuesta a esta necesidad el Ayuntamiento de Castellón de la Plana ha optó por el método Kanban y la aplicación informática Trello con posibilidad de acceso gratuito. Después de 3 años de implantación de esta metodología en el seguimiento de la acción de gobierno (2015-2018) ha resultado ser muy útil tanto para la consecución del objetivo de dar publicidad de la acción de gobierno a la ciudadanía como para la gestión interna de los compromisos de gobierno.
Palabras clave
Compromisos, Kanban, Metodología, Pacto de Gobierno, Trello
Introducción
Los resultados de las últimas elecciones municipales pusieron de manifiesto que los tiempos de mayorías absolutas han dado paso a escenarios políticos de gobiernos en coalición y de pactos de gobierno. En la gran mayoría de los casos estos pactos de gobierno se materializarán en documentos estructurados en líneas de trabajo y puntos de pacto político donde se expresan los compromisos que adquieren los diferentes partidos políticos entre ellos y a su vez con la ciudadanía.
El documento final de un Pacto de Gobierno suele contener un número considerable de compromisos operativos que hacen realmente difícil su seguimiento de no ser que se disponga de un método diseñado a priori y aceptado por todos los que participan en la gestión, diseños de acciones y ejecución de los compromisos.
Estos pactos de gobierno municipal suelen contemplar la creación de una comisión de seguimiento, así como el establecimiento de una periodicidad de reuniones para realizar un seguimiento de la evolución del cumplimiento de su contenido.
El gran reto con el que nos hemos encontramos es con la identificación y puesta en marcha de un método robusto, fiable, útil, transparente que permita hacer un seguimiento real de los compromisos del pacto de gobierno y de sus acciones al equipo de gobierno, grupos políticos de la oposición y a la ciudadanía.
Punto de partida y objetivos
El 12 de junio de 2015 se firma el denominado “Acord del Grau” donde 3 partidos políticos (PSOE, Compromís y Castelló en Moviment) firman un documento que servirá como base para la constitución del gobierno municipal.
El “Acord del Grau” está estructurado en 29 secciones y 420 compromisos programáticos para el periodo 2015-2019. Diseñar una metodología de seguimiento para estos 420 compromisos requiere de los técnicos municipales un esfuerzo innovador orientado a la consecución los siguientes objetivos:
- Proporcionar al equipo de gobierno un método eficaz y útil que les ayude a gestionar las políticas de su área de gobierno y que les permita hacer un seguimiento de las acciones operativas asociadas a cada compromiso.
- Cumplir con los principios de un gobierno abierto haciendo público el estado de cada compromiso además de decir que se va a hacer para cumplir cada compromiso.
- Aportar evidencias claras a la ciudadanía del cumplimiento de los compromisos.
- Utilizar una aplicación informática para la puesta en marcha de la metodología que posibilite el acceso a toda la información desde cualquier tipo de dispositivo: tablet, teléfono móvil y equipo de sobremesa. Además esta aplicación tiene que tener un entorno amigable de fácil manejo para los usuarios potenciales (Equipo de Gobierno, concejales oposición, ciudadanía)
- Generar un cuadro de mando que permita conocer la evolución de cada sección del Pacto de Gobierno.
Metodología Kanban aplicada al seguimiento del Pacto de Gobierno
Del problema a la oportunidad
Los técnicos del Ayuntamiento de Castellón se encontraron con problemas nuevos a los que no había que aplicar nuevas soluciones. La única opción posible es innovar y recurrir a la gestión del proceso de innovación como un camino seguro para la consecución de un producto satisfactorio.
Gestión de la idea. ¿Crear, copiar o adaptar?
Esta es fue la primera decisión importante del equipo de trabajo. De su respuesta dependió en gran medida la gestión adecuada de la energía del equipo, sus recursos y el dinero público. Crear una nueva aplicación se desechó porque requería de recursos de personal, económicos elevados y con una perspectiva de resultados a medio-largo plazo. Copiar se estimó y se empleó tiempo en la búsqueda de soluciones aplicadas por otras Administraciones Públicas que cumplan los objetivos (1-5) pero no se obtuvieron resultados satisfactorios en las búsquedas realizadas. Adaptar soluciones existentes fue la opción seleccionada y es donde se invirtió la energía del equipo de trabajo.
Desarrollo del Proyecto. Adaptando soluciones
Se consultaron diferentes herramientas de calidad1 así como aplicaciones informáticas existentes en el mercado que cumpliesen los requisitos establecidos. Tras un proceso de búsqueda se seleccionó como la metodología más adecuada el método KANBAN y de las diferentes aplicaciones informáticas que hacen uso de este método fue TRELLO la que se ajustaba a las necesidades y requisitos establecidos.
Una vez claro el método, la aplicación informática y la estructura interna de cada nota/compromiso se introdujeron los 420 compromisos del Pacto de Gobierno y se asignó a cada uno de ellos el/los Concejal/es encargados de su realización para que puedan definir las acciones clave de cada compromiso.
Una vez montado el Trello inicial se organizaron sesiones de formación para el uso de la aplicación dirigida a Concejales, asesores y técnicos municipales.
Elaboración y publicación de la web de Pla de Govern
Los resultados de todo el proceso de innovación y uso de las nuevas tecnologías aplicadas al Gobierno Abierto y Transparencia se materializan en la página web Pla de Govern www.castello.es/frontal/plagovern que se estructura en una INTRODUCCIÓN, CRONOLOGÍA, SEGUIMIENTO y EQUIPO. La elaboración y publicidad de la página web da respuesta al objetivo nº 2. La parte más importante de la página web es el apartado SEGUIMIENTO donde se incluye un “cuadro de mando” que da respuesta al objetivo nº 5, un “Tablero Trello” que es el núcleo del trabajo de innovación realizado y que da respuesta a los objetivos nº 1, 3 y 4 y en último lugar se incluye “Trello: ¿Qué es y por qué lo usamos?” donde se explica el funcionamiento de la aplicación Trello y la estructuración de su contenido.
El control visual la base del éxito
Kanban usa un mecanismo de control visual para hacer el seguimiento del trabajo conforme este viaja a través del flujo de valor proporcionando transparencia al proceso y su flujo2. Kanban es un método de gestión de proyectos en el que la visibilidad del proceso es la base de su mejora: los proyectos están representados en tableros, que contienen listas (columnas), las listas contienen notas que en nuestro caso corresponden con los compromisos, las notas pasan de una lista (columna) a otra conforme se van realizando las tareas.
Inicialmente los compromisos de gobierno se escriben en las notas y se van poniendo en el tablero en la lista inicial (Pendientes de realización) y se van moviendo conforme se aportan evidencias de su realización.
El Kanban es, entre las llamadas metodologías ágiles, la menos restrictiva y por tanto la más adaptable. El Kanban es un método empírico en el sentido de que se espera que experimentes con el proceso y lo adaptes a tu entorno. Esta flexibilidad en la metodología es lo que ha permitido adaptarlo a la necesidad del Ayuntamiento de Castellón de la Plana para realizar un seguimiento y control del pacto de gobierno.
En el Ayuntamiento no se pretende hacer una gestión exhaustiva de los compromisos del Pla de Govern a través de esta metodología porque eso supondría cientos de tableros y la división de cada compromiso en multitud de tareas. Lo que se pretende es quedarse con los buenos resultados que se obtienen con Kanban en la parte de transparencia respecto al trabajo en curso y completo, así como el reporte de métricas (compromisos hechos, en marcha y pendientes de inicio).
Para poder hacer esto posible (mostrar el trabajo en curso y completarlo sin entrar en detalle demasiado exhaustivo) hemos flexibilizado un poco más las características de Kanban:
- No limitamos el trabajo en curso.
- No medidos la velocidad (cantidad de trabajo realizado en unidad de tiempo).
El control visual retroalimenta el hábito de gestión de compromisos y facilita enormemente la dinámica de notas del tablero Trello. El uso del filtro permite seleccionar un concejal delegado en cuestión de segundos y se puede ver el estado de sus compromisos, así como las acciones clave de cada uno de ellos. Las Notas-Compromiso tiene adjuntos que son evidencias de lo realizado.
El uso del buscador permite explorar cualquier término que pueda ser de interés para la ciudadanía siendo a su vez posible suscribirse a cualquier nota o lista para recibir notificaciones ante cualquier cambio o movimiento que tenga.
La aplicación Trello de Pla de Govern gestiona un número considerable de tarjetas (más de 400) por lo que recomendamos hacer uso de los filtros de búsqueda. Para acceder al filtro debe ir a «Mostrar Menú» y en el desplegable que aparece seleccionar “Filtrar tarjetas”. Ahora ya podrá seleccionar las tarjetas en función de las secciones del Pacto de Gobierno incluyendo el número correspondiente en el campo de filtro. También se puede realizar la selección de tarjetas en función del Concejal o Concejales asignados a cada una de ellas.
De esta forma es sencillo tener control sobre la gestión y evolución de los compromisos de gobierno, cualquier ciudadano puede saber los compromisos de gobierno que están finalizados, los que están en marcha, los que se van a iniciar durante el año en curso y de los que todavía no se ha hecho nada.
Con este panel Trello Pla de Govern el Ayuntamiento de Castellón de la Plana da publicidad a la ciudadanía del cumplimiento de los compromisos de la acción de gobierno municipal.
Este panel tiene 4 columnas principales:
1. Compromisos FETS (compromisos hechos)
2. Compromisos EN MARXA (compromisos en marcha)
3. Compromisos PENDENTS D’INICI EN 2017 (compromisos pendientes de inicio en 2017)
4. Compromisos que s’iniciaran A partir de 2018 (compromisos que se iniciarán a partir del 2018)
Dentro de cada columna hay compromisos en forma de notas. Un compromiso una nota. Si se abre una nota se podrá ver que tiene un check-list con Iniciativas Clave de Gobierno, estas indican como se va materializar la consecución del objetivo.
En la columna de Compromisos HECHOS sólo pueden haber notas con todos los check-list marcados como hechos.
En la columna de Compromisos EN MARCHA sólo pueden haber notas que ya tengan las Iniciativas Clave definidas.
Se ha seleccionado la herramienta de productividad Trello porque es sencilla, muy útil, barata y con más de 10 millones de usuarios. Además de estar totálmente integrada con smartphones, tablets y equipos de sobremesa.
Se ha elaborado también un cuadro de mando donde se pueden consultar las estadísticas de evolución de los compromisos
Discusión y conclusiones
La metodología KANBAN ha sido posible implantarla el año 2015 en el Ayuntamiento de Castellón de la Plana debido a la confluencia de varias circunstancias favorables:
- Auténtica cultura de Gobierno Abierto y Transparencia por parte de las Administraciones Públicas que hace que la información por defecto sean públicas.
- Uso generalizado de dispositivos móviles por parte de la población y cargos públicos.
- Sensibilidad por el uso de aplicaciones para la mejora de productividad por parte de los cargos públicos y técnicos municipales.
- Predominio de la cultura de comunicación visual sobre la cultura de papel y listados.
La metodología Kanban y la aplicación Trello proporcionan al equipo de gobierno un método eficaz, útil y sin apenas coste económico para la gestión del proyecto político, así como para el cumplimiento con los principios de gobierno abierto aportando a la ciudadanía evidencias claras de la evolución del pacto de gobierno. Los resultados se pueden explicar por la sencillez del método Kanban, la facilidad de uso de la aplicación informática Trello, así como la posibilidad de acceso gratuito y por el liderazgo e implicación política para hacer realidad la publicidad de la evolución de los compromisos de gobierno.
Referencias
- Nancy, R. T, (2004), Quality Toolbox, Milwaukee, ASQ Qualty Press
- Kniberg, H. Skarin, Mattias (2010). Kanban y Scrum. Obteniendo lo mejor de ambos. EEUU. C4Media Inc.