Comunicación presentada al III Congreso Ciudades Inteligentes:
Autores
- Fernando Alvárez García, Jefe de Servicio de Planificación y Modernización, Ayuntamiento de Gijón
- Enrique Rodríguez Martín, Jefe Departamento Iniciativas Internacionales, Ayuntamiento de Gijón
Resumen
En torno al concepto de Gobierno abierto Gijón ha desarrollado una estrategia de alto impacto en la ciudad. Uno de sus ejes es el denominado «Gobierno Inteligente» con un doble objetivo: la digitalización del Ayuntamiento (digitalización plena en un período de 36 meses; apertura y reutilización de datos; disminución de costes de gestión; etc.) y la integración Ciudad-Ayuntamiento (plataforma de gestión de municipal para convertirse en el núcleo de gestión de la ciudad).El eje de Gobierno inteligente tiene una actuación específica para los servicios públicos que contempla la implantación de los sistemas de gestión, sensorización y tratamiento de la información para conseguir una mayor eficiencia en la prestación de los servicios. Estas actuaciones han sido avaladas por el Programa Ciudades Inteligentes para la Agenda Digital para España (FEDER 2014-20202; PO Crecimiento Inteligente).
Palabras clave
Gobierno Abierto, Gobierno Inteligente, Digitalización, Integración Ayuntamiento–Ciudad, FEDER
Estrategia desarrollo de un Gobierno Inteligente
Introducción
El desarrollo de esta iniciativa en la ciudad de Gijón se enmarca en los objetivos del programa de ciudades inteligentes de la Agenda Digital para España y tiene como objetivo global la utilización intensiva de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). El conjunto de las actuaciones que se están desarrollando son consustanciales al concepto de Gobierno abierto. En concreto, aquéllas se están concentrando para el desarrollo de una apertura de datos públicos fomentando la publicación de la información, su reutilización y comprensión por el sector económico y social, contemplando, además, la apertura de procesos participativos para mejorar la capacidad institucional, potenciando el uso de las tecnologías de la información y de la comunicación, así como el acceso a las mismas.
Descripción del proyecto
El eje de Gobierno inteligente tiene un doble objetivo: la digitalización del Ayuntamiento y la integración Ciudad-Ayuntamiento. Además, cuenta con una actuación específica dedicada a los servicios públicos. La puesta en marcha de esta iniciativa cuenta con el apoyo financiero del Programa operativo crecimiento inteligente del FEDER (2014-2020). La comunicación expone los caracteres de cada uno de estos objetivos y acciones que actualmente se están llevando a cabo, así como los resultados esperados en cada una de ellas.
Digitalización del Ayuntamiento
La primera actuación para la puesta en marcha del Gobierno inteligente en la ciudad de Gijón consiste en la plena digitalización de los procedimientos administrativos relevantes y que mayor impacto tienen por número y relevancia en la gestión administrativa municipal, incorporando las técnicas más innovadoras de la gestión pública: carta de servicios, contabilidad analítica, indicadores de gestión, apertura de datos y gobierno abierto. Esta actuación tiene una doble orientación: por un lado, la gestión interna municipal y los procesos de gestión; y por otro la integración Ciudad-Ayuntamiento.
Como se observa en la Figura 1, la Digitalización del Ayuntamiento se vertebra, a su vez, en los siguientes proyectos:
- Urbanismo 2.0
- Subvenciones 2.0
- Gestión tributaria 2.0
- Gestión Administrativa 2.0
- Archivo 2.0
- Gobernanza de las TIC: trabajos previos al servicio cloud
- Competencias digitales
Urbanismo 2.0
El urbanismo cobra una posición especial en el contexto de las ciudades inteligentes. En el mundo de la administración local, el territorio es uno de los elementos del municipio junto con las personas y la organización municipal. Gijón se encuentra actualmente en fase de elaboración el plan de ordenación, instrumento estratégico para el crecimiento inteligente y sostenible de las ciudades. Es preciso dar respuesta, con nuevas soluciones de gestión, a la gestión de los datos y de la información del territorio. Para que ésta sea accesible, para que se publiquen datos abiertos que se puedan reutilizar y para que, a medida que se ejecute el plan con los instrumentos de planificación y gestión urbanísticas y con las licencias, autorizaciones y declaraciones responsables, se alimenten automáticamente.
Gijón cuenta con una plataforma integrada de gestión que contempla los módulos necesarios para llevar a cabo este proyecto. Este proyecto trata de implantar, de poner en marcha la plataforma de gestión integrada que se basa en una solución de mercado que se está utilizando en más de 70 Ayuntamientos y en 5 Diputaciones y que podrá reutilizarse en modo SaaS por otros muchos.
El proyecto tiene un importante componente de innovación en la gestión del urbanismo. Existen buenas prácticas y casos de éxito en otras ciudades, pero no bajo una concepción integral soportada por un sistema de información que incluya, procedimientos y servicios electrónicos, integración plena de expedientes electrónicos con el sistema de información geográfica, con acceso público y restringido, con el sistema de gestión tributaria, con el sistema de gestión económico-financiera y con su módulo de contabilidad analítica (obligatoria en el 2017 para la Administración Local).
Una gestión integral para un nuevo modelo de gestión del urbanismo 2.0, relacional.
Subvenciones 2.0
Una de las principales actividades de las Administraciones Públicas es la actividad de fomento. En el caso del Ayuntamiento de Gijón representa un 35,5% del presupuesto municipal de gastos del Ayuntamiento. Además, la actividad de fomento representa un peso determinante en la producción administrativa del Ayuntamiento en relación con otras familias de procedimiento. Así, el mayor número de expedientes tramitados se corresponde con la familia de procedimientos de ayudas y subvenciones, concretamente casi el 30% del total de los expedientes administrativos se corresponden a esta familia de procedimientos. Si excluimos los expedientes sancionadores, los expedientes de esta familia suponen casi el 70% de expedientes del Ayuntamiento. Desde el punto de vista de la ciudadanía, la actividad de fomento es una de las principales políticas para incentivar externalidades positivas a la sociedad o de desincentivar las externalidades negativas. En este sentido, tanto en la esfera personal como en el tejido económico, las subvenciones y ayudas son un factor determinante que afectan a las decisiones y comportamientos de las personas y del sector económico y productivo. En clave interna, la tramitación de este tipo de procedimientos da lugar a una elevada carga administrativa que, en función de las convocatorias, llega a ocasionar el colapso de determinados servicios demorándose la transferencia de fondos a los beneficiarios con el impacto que tiene tanto en el desarrollo personal como en el desarrollo económico. Si además añadimos la necesaria y preceptiva transparencia en materia de subvenciones y el requisito de comunicar la información a la base nacional de datos de subvenciones reforzamos la necesidad de acometer este proyecto en el ámbito de la actuación de digitalización del Ayuntamiento.
Gestión tributaria 2.0
El respaldo de un sistema tributario que introduzca los instrumentos necesarios para estimular conductas deseadas desde el punto de vista de la sostenibilidad y el crecimiento inteligente es clave para el funcionamiento y el éxito de la iniciativa. Toda Ciudad Inteligente es una ciudad comprometida con su entorno, donde las infraestructuras están dotadas de las soluciones tecnológicas más avanzadas para facilitar la interacción del ciudadano con los elementos urbanos, haciendo su vida más fácil y apoyándose en un modelo de gestión más eficiente y sostenible, siendo claro que el tema de la fiscalidad de estos proyectos va a ir necesariamente ligado a su implementación. En este contexto surge el proyecto Gestión Tributaria 2.0 que, enmarcado en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación, debe permitir un acceso ágil a una información tributaria fiable e integrada alrededor del contribuyente, enlazada con cualesquiera elementos relacionados, prestando especial importancia a la dimensión territorial de la ciudad inteligente.
Gestión administrativa 2.0
La implantación del expediente electrónico es un mandato jurídico al que se hayan sometidas todas las administraciones públicas españolas en el que cabe destacar que no se refiere a un mero cambio en el soporte. Su objetivo final es la simplificación e innovación en la gestión administrativa de las administraciones públicas y para ello es imprescindible, además, implantar todos los procesos precisos, así como interactuar con otras administraciones para que la gestión administrativa sea eficaz, eficiente y simplifique al máximo las gestiones que los ciudadanos y las empresas deben realizar ante las administraciones. Para ello, formará parte del proyecto la estandarización y homogeneización de los procesos electrónicos y servicios de Sede electrónica que garantizarán el cumplimiento de la normativa reguladora.
Como premisa nos planteamos como requerimientos fundamentales:
- El expediente electrónico interoperable, lo que significa el cumplimiento de la Normas de Interoperabilidad del Documento electrónico, Firma electrónica y Expediente electrónico.
- Perspectiva hacia el ciclo completo de gestión del expediente electrónico en todas sus fases: activa, semiactiva y archivo.
La Gestión administrativa 2.0 deberá permitir una gestión íntegramente electrónica de los procesos de gestión administrativa y considerando que las gestiones del ciudadano podrán realizarse desde el canal telemático o presencialmente. La plataforma estará conformada por un conjunto de subsistemas especializados e interconectados entre si y altamente parametrizables y flexibles para implantar los procesos de gestión administrativa electrónica y precisos para la implantación del expediente electrónico y garantizar su adaptabilidad a nuevas necesidades que vayan surgiendo.
Archivo 2.0
El Ayuntamiento de Gijón desarrolla una política corporativa, normalizada y completa de gestión digital de los documentos y expedientes electrónicos, que controle el ciclo completo de la vida de los documentos (incluyendo su control, uso y conservación) y que permite a su vez garantizar la transparencia administrativa, el acceso de la ciudadanía a la información y la conservación del patrimonio documental, para fines de investigación histórica, como testimonio de la actuación de la administración municipal y como prueba de su legalidad.
Los documentos que produce y recibe el Ayuntamiento deben ser considerados como un valor corporativo, pues sirven para que éste pueda dar prueba y cuenta de la gestión además de proveer información sobre sus decisiones y actividades. Por eso, en el marco del desarrollo de la actuación Ayuntamiento Digital, se debe reconocer que los documentos electrónicos son una pieza esencial de avance en la mejora de la eficiencia de los procesos de trabajo, y debe contar con un sistema de gestión de documentos para toda la organización.
Gobernanza de las TIC: trabajos previos al servicio cloud
El objetivo aquí es acometer los trabajos previos para incorporar la plataforma integrada de gestión municipal a un modelo de despliegue de nube privada que incluya los servicios de infraestructura, la plataforma tecnológica y el soporte de operación necesarios. La computación en la nube ofrece una gran cantidad de beneficios potenciales a los organismos públicos, como la escalabilidad, la elasticidad, el alto rendimiento, la resistencia y la seguridad, además de la rentabilidad de costes. La gestión eficaz de las cuestiones sobre seguridad y resistencia en relación con las prestaciones de la computación en la nube está llevando a muchos organismos públicos a innovar y, en ciertos casos, a replantearse sus procesos de evaluación del riesgo y de toma de decisiones fundadas respecto a este nuevo modelo de prestación de servicios.
En esta iniciativa no se incluye el servicio en la nube en sí mismo, el alcance de los trabajos de este proyecto consiste en realizar un plan de migración y gestión del cambio, así como de realizar las actuaciones conducentes a la puesta en marcha de la nube privada. Se establece un periodo de 18 meses para los trabajos previos y la evaluación de los servicios y la resolución de los conflictos durante los 3 primeros meses de la entrada en funcionamiento de la nube privada.
Competencias digitales
El Ayuntamiento de Gijón es un organismo público que tiene encomendada, entre otras, las tareas de selección, formación y gestión de las personas que componen su propia organización. A nivel individual (capital humano), unas buenas prácticas de dirección de personas pueden mejorar tanto la competencia como la dedicación del empleado. Este capital humano puede mejorarse a través de la educación formal, la formación y el desarrollo, o un sistema de retribución orientado a este fin. La dedicación se refiere al compromiso o la aplicación del conocimiento en una situación particular. Cualquiera que sea su competencia, los individuos pueden dedicar más o menos esfuerzo, energía y atención a unos objetivos en concreto. Además, los individuos no trabajan en el vacío, están rodeados de colaboradores. Así, el nivel de desempeño depende también de la comunicación y la competencia que se tenga con otros, lo que forma la base del denominado capital social. Las ventajas competitivas y evolución de una organización pueden obtenerse a partir de la combinación del capital social y del capital humano. La inversión en las personas por parte de las organizaciones generará retornos valiosos, a un nivel igual o superior a las inversiones en capital financiero o tecnológico. En consecuencia, la formación y el desarrollo de los trabajadores se convierten en un elemento clave. Este proyecto está alineado en la actuación de Gobierno Inteligente siendo primordial pues que, tanto la formación de los empleados municipales como la de los ciudadanos, sea la óptima en lo que a competencias digitales se refiere.
Integración Ciudad – Ayuntamiento
El modelo de Gijón se basa en abrir la plataforma de gestión municipal para convertirse en el núcleo de la plataforma de gestión de la ciudad. De construir sobre lo construido para avanzar en el proceso de innovación y mejora de los servicios públicos. Por este motivo, el Ayuntamiento y su plataforma de gestión, no puede ser ajena a la plataforma de gestión de la ciudad, tiene que ser parte activa e integrante del modelo. El sistema de gestión de la ciudad será el nexo de unión entre los sistemas de gestión municipales y los servicios públicos compartiendo infraestructura, información y funcionalidades. Los proyectos a realizar en la actuación de Integración Ciudad-Ayuntamiento serán: Capa de integración; y: Vía Pública Inteligente
Servicios públicos inteligentes
La actuación del Ayuntamiento en el ámbito de los servicios públicos va dirigida a conseguir una mayor eficiencia en la prestación, lo cual nos permitirá mejorar elementos claves de la ciudad que tienen u impacto directo en el ciudadano y el visitante. Incluye la dotación de infraestructuras, elementos tecnológicos y los servicios. En particular, los proyectos a realizar serán:
- la Infraestructura IoT, plataforma M2M y alumbrado inteligente
- gestión de la calidad del aire
- gestión inteligente del transporte urbano
- gestión inteligente de los edificios
Resultados
Con estos proyectos Gijón trata de avanzar hacia un modelo de gestión inteligente de ciudad con el fin de reutilizar, optimizar y ampliar las funcionalidades para dar respuestas a los nuevos retos de las administraciones locales en términos de gestión: apertura de datos, transparencia y apertura del modelo a la ciudad.
En síntesis, con el desarrollo de estos proyectos Gijón confía en:
- Mejorar la gestión; podremos así realizar auditorías y garantizar la trazabilidad de cada Servicio.
- Controlar el gasto: podremos identificar el coste de cada servicio y permitir la comprobación de facturas; relacionar con el contrato de servicios correspondientes; etc.
- Establecer compromisos de calidad y medir su cumplimiento: estableceremos un cuadro de mando sobre el sistema transversal de información e indicadores.
- Publicar datos e incorporar la colaboración y la participación ciudadana: en el portal de datos abiertos, en el portal de transparencia y en observa.gijon.es.
- Generar nuevas oportunidades económicas para el tejido empresarial local sobre la base de las tecnologías y servicios implementados.
Discusión y Conclusiones
El proyecto presentado es fruto de un largo camino iniciado por el Ayuntamiento de Gijón hace años. Este último desarrollo ha sido objeto de debate y discusión no sólo en los distintos servicios municipales con un amplio enfoque integrado y transversal, sino que también ha sido presentado en otros ámbitos distintos de los municipales. El proyecto final es fruto de un proceso de madurez contrastado. El último hito ha sido la obtención de financiación europea (Programa Operativo Crecimiento Inteligente FEDER 2014-2020) para su desarrollo a través de la convocatoria de Red.es para el desarrollo del Programa de ciudades Inteligentes de la Agenda digital para España.