Comunicación presentada al III Congreso Ciudades Inteligentes:
Autores
- Jordi Roca, Consultor, Fama Systems
- Zeljko Kulic, Responsable Servicio Equipamientos Públicos, Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat
Resumen
El municipio de Sant Boi de Llobregat, con 82.809 habitantes y una extensión de 22 km2 aprox, es uno de los principales núcleos de población y punto estratégico en el sistema de comunicaciones de la provincia de Barcelona. A través del presente caso práctico los Responsables del Área de Proyectos y Territorio darán a conocer en primera persona los detalles del proyecto puesto en marcha para la gestión integral e inteligente de sus equipamientos municipales, detallando la situación de partida y problemática inicial a resolver, los procesos llevados a cabo, la tecnología escogida para apoyarse y los resultados conseguidos y esperados.
Palabras clave
Gobierno, Servicios Públicos, Transformación Digital, Gestión Integral, Mantenimiento, Equipamientos Municipales, Optimización, Eficiencia
Introducción
Desde hace algunos años, el Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat utiliza la solución FAMA para la gestión global operativa y económica de los proyectos de inversión y obra que lleva a cabo.
Teniendo en cuenta los buenos resultados de estos años, el Ayuntamiento decide poner en marcha un nuevo proyecto para ampliar el ámbito operativo de la solución FAMA, con el objetivo de llevar a cabo de forma automatizada la gestión integral y el mantenimiento de todos sus equipamientos municipales.
Este nuevo proyecto también tiene como objetivo conseguir una gestión transversal de todos los departamentos del consistorio, facilitando la actualización, el acceso y la consulta de datos de forma interdepartamental.
Descripción de la solución / proyecto
El Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat ha confiado en la experiencia de Fama Systems para implantar la solución de gestión más adecuada a sus necesidades, en este caso basada en la herramienta FAMA AFM, con el objetivo principal de unificar todas las bases de datos existentes en los departamentos, facilitando el intercambio y cruce de datos para obtener toda la información consolidada y poder explotarla eficientemente.
Para adecuarse a la gestión actual del Área de Proyectos del Ayuntamiento, la solución se ha focalizado en los inmuebles de titularidad municipal, consiguiendo realizar la trazabilidad de lo ocurrido en cada propiedad. De este modo, el primer paso es definir la lista de los edificios que van a ser gestionados, introduciendo toda la información proveniente de múltiples fuentes y consolidándola en el sistema de gestión.
A parte de información alfanumérica, otro aspecto determinante en este proyecto es la gestión gráfica de la información, pudiendo aplicar avanzados algoritmos de cálculo para representar información sobre planos.
Esta vinculación entre información gráfica e información alfanumérica se realiza a través de tecnología GIS, que convierte planos tipo CAD en planos interactivos, a través de los cuales se puede navegar, consultar y actualizar información.
El hecho de utilizar este tipo de tecnología, permite que varios departamentos trabajen simultáneamente sobre bases de datos compartidas, permitiendo sacar un mayor provecho de la información. Como ejemplo concreto de este proyecto, esta metodología de trabajo permite que tanto el departamento de RRHH como el departamento de mantenimiento de los edificios puedan actualizar la situación del inventario o la ubicación de las personas y ambos puedan ver las modificaciones en un mismo entorno gráfico.
Para evitar conflictos de accesibilidad, se ha parametrizado el sistema de modo que las modificaciones de información sólo se puedan realizar por el departamento correspondiente, pero siendo consultable por el resto.
En la figura 1 se puede observar toda la información gráfica implementada en este proyecto, se puede consultar la ubicación y distribución tanto de elementos de inventario (fancoils, termostatos, conductos de climatización, extintores, bocas de incendio…) y la ubicación de los puestos de trabajo, con información de la persona que lo ocupa. El visor GIS también dispone de consultas que representan información asociada sobre el plano, así como resaltar zonas que tengan órdenes de trabajo asociadas, elementos de inventario afectados por alguna reparación, etc.
Este dinamismo que permite la tecnología GIS aplicada, también facilita un rápido acceso a los elementos interactivos del plano, ya que seleccionando alguno de ellos podemos acceder directamente a su ficha para consultar toda su información al detalle.
Otro aspecto a destacar de este proyecto, es la gestión del mantenimiento vía APP. Tanto los técnicos municipales como los proveedores externos disponen de aplicaciones para Smartphone que permiten gestionar las órdenes de mantenimiento directamente desde el móvil, facilitando la movilidad y optimizando mejor el tiempo del operario.
Esta APP nativa desarrollada por FAMA, permite recibir las OT asignadas a un técnico, completar la información correspondiente, ver las tareas que tiene asociadas e incluso realizar y subir fotografías de la tarea realizada. Posteriormente, una vez realizada la orden de trabajo, el sistema envía la información al sistema.
La solución implantada en el Ayuntamiento de Sant Boi también dispone de un potente gestor documental integrado al sistema, que actúa como almacenaje de documentación y generador de informes. Este generador, que permite al usuario parametrizar sus propios informes, ha facilitado que el Ayuntamiento de Sant Boi pueda crear sus informes personalizados con el objetivo de poder extraer, de manera rápida y sencilla, aquella información que considere más relevante.
Los informes creados en este proyecto están enfocados al mantenimiento de edificios y los costes derivados de ello, dando lugar a informes que muestran, por ejemplo, los datos básicos de los edificios gestionados (como superficies, contratos que tienen asociados, datos físicos, la ficha técnica del edificio, su valor actual en función de las inversiones que se han ido realizando, etc.), así como los gastos derivados de las operaciones de mantenimiento, clasificados por proveedor, edificio, presupuesto total y presupuesto ejecutado, etc.
Resultados y datos obtenidos
La metodología de trabajo que se ha realizado en este proyecto se ha basado en el desarrollo de un piloto focalizado en un edificio, en este caso la Casa Consistorial, y se han parametrizado los diferentes catálogos, flujos y procedimientos de trabajo para poder verificar toda la funcionalidad.
A lo largo de este primer piloto se han consolidado las distintas bases de datos existentes en el Ayuntamiento, depurando la información y llevando a cabo el cruce de datos entre ellas. Durante esta fase, los trabajadores municipales han podido acceder al sistema, verificar la integridad de los datos y completar todo aquello que han considerado necesario.
Este acceso paulatino al sistema facilita al usuario la adquisición de conocimiento y el manejo de la herramienta, en primer lugar, verificando y actualizando la información ya existente y, en segundo lugar, incorporando nueva información.
Desde el inicio de esta fase, ya han empezado a aflorar los primeros resultados: se han logrado unificar todas las actuaciones y expedientes que realizaba el ayuntamiento en los edificios municipales, se han conseguido grafiar todas las instalaciones del edificio, junto con los puestos de trabajo correspondientes, sobre un mismo plano CAD, con la finalidad de conocer el estado exacto de cada elemento y la disponibilidad de puestos libres y también se ha sectorizado el edificio por departamentos, pudiendo conocer la superficie y trabajadores que integran cada uno.
A la redacción de este artículo, el proyecto aún no está cerrado, ya que como se ha comentado anteriormente, la implantación del sistema en el consistorio se realiza de manera paulatina, empezando por un edificio y haciéndolo extensivo al resto de edificios y departamentos, de modo que a la fecha abril de 2017, el propio Ayuntamiento puede presentar con mayor acercamiento el global de los resultados obtenidos.
Siguientes pasos
Como se ha comentado, esta fase del proyecto se ha centrado en la gestión de los edificios municipales, aplicando la tecnología GIS a su interior, sin embargo, al tratarse de un proyecto mucho más ambicioso, en las siguientes fases se quiere aplicar la misma tecnología al conjunto del municipio. Para ello está previsto geolocalizar todos los elementos de vía pública, canalizaciones de agua, redes de saneamiento… y mostrarlo de manera interactiva sobre el plano. Esta tecnología permitirá a los gestores conocer el estado exacto de todos los activos de su ciudad, completar información y abrirla a sus ciudadanos para que conozcan qué actuaciones se están realizando en el municipio.
Este sistema también permite gestionar las OTs de vía pública, el gestor puede seleccionar un área del municipio a través del visor y crear una nueva orden de trabajo, como podría ser actuaciones de reasfaltado o poda de los árboles de una calle concreta. El propio sistema GIS incorpora un menú de selección que permite al gestor seleccionar qué capas de activos quiere grafiar sobre el mapa.
Otro aspecto muy útil para los municipios es la posibilidad de configurar distintos visores que se adecuen a cada perfil de usuario, aquí por ejemplo encontraríamos visores configurados para que el gestor pueda ver toda la información, visores pensados para el ciudadano, para que sólo acceda a información de consulta o datos generales de los activos, o visores orientados a la toma de decisiones, para que el alcalde o los concejales puedan tomar decisiones más rápidamente.
Agradecimientos
Agradecer a los responsables del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat la oportunidad y confianza que han ofrecido a FAMA Systems al continuar implementando su solución de gestión integral y ampliarla a la gestión de todos sus edificios municipales, haciéndola extensible, de este modo, a todos los departamentos del consistorio.