El “Expertise” del Facility Management aplicado a la gestión de servicios en las Ciudades Inteligentes

Comunicación presentada al III Congreso Ciudades Inteligentes:

Autores

• Francisco Luis García Ahumada, Presidente IFMA España, Director Master FM&AM, Fundación Escuela de la Edificación
• Luis del Barrio, Junta Directiva IFMA España, Dtor. Marketing y Relaciones Externas, The Mail Company

Resumen

“El Estudio y Guía Metodológica sobre Ciudades Inteligentes” de noviembre de 2015, elaboraba un mapa tentativo de servicios para una Ciudad Inteligente. En este estudio se detectaban 69 servicios. La gestión eficiente de estos servicios, junto con los activos físicos de la ciudad será, sin la menor duda, una característica diferencial de esa Ciudad, que la permitirá convertirse en palanca para atraer la inversión y el talento. Desde IFMA España Sociedad Española de Facility Management, consideramos que la aplicación de la disciplina del Facility Management en la gestión de servicios en los entornos de empresariales de todo tipo, puede ser de una gran utilidad en la gestión de las Ciudades Inteligentes.

Palabras clave

Activos Físicos, Ciudades Inteligentes, Facility Management, Gestión, Municipios, Servicios

Introducción

En el 2008 (“Livable Cities of the Future”: Proceedings of a Symposium Honoring the Legacy of George Bugliarello. 2014) la administración Bloomberg (Alcalde de New York 2002-2013) [preocupada por el desplazamiento a California y Boston de la innovación] analizó que la estrategia de desarrollo económico, de la ciudad, debería de estar definida por cuatro pilares.

1. Una alta calidad de vida caracterizada por: seguridad pública, excelentes escuelas, parques hermosos, agua limpia y servicios culturales.
2. Un entorno proactivo para los negocios con una reglamentación razonable que garantizara la seguridad y alentara el crecimiento de su negocio.
3. La inversión en el futuro mediante el desarrollo de la infraestructura de transporte, espacio de oficina y vivienda, algo tan crítico para el éxito de la ciudad a largo plazo.
4. La innovación y la transformación económica.

Por otra parte, el 30 de noviembre de 2015 el Ministro de Industria, Energía y Turismo, José Manuel Soria, presidió la presentación del “Estudio y guía metodológica sobre Ciudades Inteligentes”, realizado por Deloitte para el ONTSI, de Red.es.

En dicho informe se definía un modelo de “Smart City” para todos los municipios españoles que permitía disponer de información sobre el estado de partida de los ayuntamientos en el ámbito “Smart” y proporcionales las herramientas necesarias para procurar su transformación en ciudades inteligentes.

En esta comunicación, se quiere poner en valor la experiencia de la disciplina del Facility Management en las empresas para la gestión de los servicios y de los activos físicos, y trasladar dicha experiencia a gestión de Ciudades Inteligentes, con el objetivo de colaborar a la mejora de la gestión del alcance anteriormente citado, de un forma eficiente e innovadora (no hay que olvidar que se pueden desarrollar nuevos servicios) para lograr que estas ciudades sean focos de atracción para el talento, la inversión, la resiliencia y el deseo de habitar en las mismas. En opinión de los autores de esta comunicación, la óptima gestión de servicios y activos físicos puede dar una ventaja competitiva a nuestras ciudades, respecto a las de otros países de cara al futuro.

Ciudades inteligentes

En la Norma UNE 178201 (Ciudades inteligentes. Definición, atributos y requisitos), se define como “Una Ciudad Inteligente es una ciudad justa y equitativa centrada en el ciudadano que mejora continuamente su sostenibilidad y resiliencia aprovechando el conocimiento y los recursos disponibles, especialmente las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), para mejorar la calidad de vida, la eficiencia de los servicios urbanos, la innovación y la competitividad sin comprometer las necesidades futuras en aspectos económicos, de gobernanza, sociales y medioambientales.”

Por lo tanto, es necesario establecer una métrica que permita medir el grado de evolución de la ciudad desde dos perspectivas: a lo largo del tiempo de la ciudad, así como en comparación con otras ciudades.

Para el establecimiento de esta métrica la Norma indica que deben de ser tenidos en cuenta:

• Que ámbitos son aquellos en los que se desarrolla una Ciudad Inteligente (ver fig 1).

• Cuáles son los requisitos para los que, y para cada ámbito se van a establecer las métricas. Estos requisitos son los de:
  • Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones
  • Sostenibilidad medioambiental
  • Productividad
  • Calidad de vida
  • Igualdad e Inclusión social
  • Infraestructura física

Servicios y su Gestión en una Ciudad Inteligente

En el estudio mencionado se establece un mapa de servicios que se van a aplicar en los distintos ámbitos. Estos servicios se clasifican para cada ámbito de aplicación en base a:

A quien va dirigido el servicio:

• La Ciudad
• La Atención y Relación con el Ciudadano
• El Soporte a una Ciudad Inteligente

Al objetivo en el que se va a aplicar el servicio ver Tabla I:

En base a lo cual los servicios se clasifican por este criterio (ver Tabla II):

El número de servicios que se han detectado en el estudio es de 68, y una gran parte de estos servicios son similares a los que se dispensan en empresas o corporaciones. A título de ejemplo se dan los servicios identificados en el ámbito de bienestar inteligente (ver Tabla III):

Para la gestión de los servicios y de los activos de la ciudad se dispone de normas en las que se establece el correspondiente cuadro de mando mediante los correspondientes indicadores, estas han sido elaboradas por el comité: AEN/CTN 178.

Pero para la gestión de los servicios y de los activos son necesarios profesionales con formación y práctica, específica acerca de los mismos, y con capacidad de innovación. Dado que los servicios van a ser componentes críticos para determinar la calidad de ciudad en la que vivimos o trabajamos.

La experiencia del Facility Management y su traslación a las ciudades

El Facility Management, empezó a desarrollarse como disciplina en los años 80 y en la actualidad ha llegado a ser un grado universitario en muchos países europeos: UK, Holanda, Austria, Dinamarca etc. En España se está dispensando en Masters impartidos en algunas Universidades, en Fundaciones y en iniciativas privadas.

El alcance de las tareas del Facility Manager incluye:

• La Gestión de los servicios empresariales como está establecido en la Norma UNE-EN 15221-1 (2012 Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Parte 1: Términos y definiciones):2012, que se define como “la Integración de los procesos dentro de una organización con el fin de mantener y desarrollar los servicios acordados que apoyan y mejoran la eficacia de las actividades principales de la organización.”
• En muchas organizaciones además de la gestión de servicios el Facility manager es responsable de la gestión de los activos físicos

Hasta la fecha los conceptos ligados al Facility Management, se han desarrollado, mayoritariamente, en los entornos de empresas y corporaciones, no así en el entorno de ciudades, en los que, si aparece, es a través de empresas suministradoras de servicios. Pero una Ciudad no es un entorno muy distinto de una empresa o corporación, aunque como es evidente hay un cambio de escala.

Desde su origen el Facility Management ha ido desarrollando por todo el mundo herramientas para hacer más eficaz la gestión de los servicios que gestionan. Y lo que no es menos importante el desarrollo se realiza, alineando su gestión con la estrategia de la empresa/ corporación

Para lo cual el Facility Manager debe de desarrollar competencias en la Gestión de:

• Personas
• Inmuebles y Activos físicos
• Servicios
• Calidad Medioambiental
• Medios
• Etc.

Como se ha indicado hasta la fecha el Facility Management se ha aplicado básicamente a empresas y Corporaciones, no así a Ciudades salvo una acción realizada por la Asociación Danesa de Facility Management en 2008 (Organisation of Facilities Management in Municipalities). Es opinión de los autores que la experiencia que se tiene en esta disciplina es directamente trasladable a la gestión de los servicios de las Ciudades, con un cambio de escala. Esto permitiría un enriquecimiento mutuo entre ambos alcances. Un ejemplo de aplicación (cambio de escala), a escala país es el que se ha desarrollado en Australia mediante el programa TAM (Total Asset Management (TAM) NSW Government Asset Management Committee (GAMC) que aplican a la gestión de todos los activos y servicios del Gobierno de Australia, una de las preocupaciones del gobierno australiano ha sido la alineación entre los servicios dispensados y la gestión de activos (ver fig. 2).

Las ventajas del uso de la disciplina del FM en las empresas/organizaciones son, ya conocidas, y se pueden trasladar a las ciudades, en las que puede repercutir a título de ejemplo en:

• El fomento de políticas de mejora continua
• La eficiencia en las actividades principales y gestión de los activos físicos
• La integración coordinación y control de todos los servicios gestionados
• La información sobre los niveles de servicios y sus costes
• La sostenibilidad, mediante análisis del ciclo de vida de los activos físicos
• La gestión documental de los activos físicos
• Etc.

Conclusiones

Dada la trascendencia que van a tener en el futuro las Ciudades Inteligentes y la importancia que para su desarrollo implica una eficiente gestión de sus servicios asociados, entendemos que se puede trasladar el “Expertise” de la disciplina del Facility Management y las habilidades de los Facility Manager para su aplicación a las ciudades, teniendo como hoja de ruta inicial:

• Establecimiento de Roles y Responsabilidades en el entorno de los servicios
• Necesidad de formación específica sobre el entorno de servicios
• Una mejora en la gestión de los servicios y de los activos físicos de las ciudades
• Una mejora en el modelo de gestión económica de los servicios, mediante una gestión integrada de los mismos
• La aplicación de los costes de ciclo de vida a los activos físicos permitirá optimizar los costes a lo largo de todo el ciclo de vida permitiendo una optimización económica.
• Etc.

Referencias

• Budinger, T. F., & Karamouz, M. (Eds.). (2014). Livable Cities of the Future: Proceedings of a Symposium Honoring the Legacy of George Bugliarello. National Academies Press.
• Jensen, P. A., & Due, P. H. (2008). Organisation of Facilities Management in Municipalities. In Healthy and Creative Facilities: CIB W070 Conference in Facilities Management (Vol. 1, pp. 395-402).
• UNE 178201:2016 Ciudades inteligentes. Definición, atributos y requisitos
• UNE 178202:2016 Ciudades inteligentes. Indicadores de gestión en base a cuadros de mando de gestión de ciudad.
• UNE-EN 15221-1 :2012 Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Parte 1: Términos y definiciones
• UNE-ISO 37120:2015 Desarrollo sostenible en las ciudades. Indicadores para los servicios urbanos y la calidad de vida.
• Muñoz L., Martínez P., Fernández S. 2015. Estudio y guía metodológica sobre ciudades inteligentes. Ontsi
• NSW Government Asset Management Committee (GAMC) 2016 Total Asset Management (TAM)