Comunicación presentada al III Congreso Ciudades Inteligentes:
Autora
- Carmen Mayoral Peña, Subdirectora de Modernización Administrativa, Secretaria de la Comisión de Modernización, Participación Ciudadana y Calidad, Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP)
Resumen
El autodiagnóstico con base en indicadores sobre los procesos o actividades municipales puede ser el punto de partida para que las ciudades y territorios diseñen una estrategia smart. La UNE 66182:2015 «Guía para la evaluación integral del gobierno local y el desarrollo como ciudad inteligente» ofrece un instrumento de autoevaluación de la realidad municipal para ayudar a los ayuntamientos en su proceso de transformación hacia una ciudad inteligente. En esta comunicación se describe los aspectos más relevantes de dicha norma y se propone su aplicación en 6 etapas que se despliegan operativamente en 20 acciones. El resultado es una autoevaluación del estado de «ciudad inteligente», que servirá de base para establecer proyectos o iniciativas en este ámbito.
Palabras clave
Gobierno Local, UNE 66182:2015, Diagnóstico, Ciudad Inteligente, Smart City
Introducción a la UNE 66182:2015
El Plan Nacional de Ciudades Inteligentes contempla iniciativas para facilitar a las entidades locales su progreso hacia ciudades y destinos turísticos inteligentes. El objetivo es mejorar la eficacia y eficiencia de los municipios en la prestación de los servicios públicos a través del uso de la Tecnologías de Información y Comunicación (en adelante TIC).
La UNE 66182:2015 “Guía para la evaluación integral del gobierno local y el desarrollo como ciudad inteligente” (AENOR, 2015) ofrece un instrumento de diagnóstico de la realidad municipal para ayudar a los ayuntamientos en su proceso de transformación y avance hacia una ciudad inteligente.
La norma define el término “Inteligente” como la “estrategia de progreso del gobierno local basada en la aplicación de los avances tecnológicos, en especial las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), para tener servicios más eficientes y mejorar la calidad de vida de los habitantes y visitantes de su término municipal, así como contribuir al desarrollo económico, social y ambiental”.
Esta norma proporciona una metodología sencilla y práctica, que no exige conocimientos técnicos o especializados en gestión de calidad, o en el ámbito de las tecnologías de la información y comunicación. Incluye un amplio porcentaje de las posibles actividades municipales, y es aplicable a todos los gobiernos locales con independencia de su tamaño, ubicación o servicios prestados, pues en su elaboración se ha teniendo en cuenta un gobierno municipal tipo y permite su adaptación particular.
El proceso de evaluación (diagnóstico) se realiza considerando un conjunto de pautas metodológicas. Básicamente consiste en contrastar las actuaciones municipales con un sistema integral de indicadores. Este diagnóstico incluye la escala o categoría de desarrollo de la estrategia “ciudad inteligente”. En este caso la norma establece un conjunto de campos, indicadores y subindicadores que facilitan la detección y priorización de actuaciones municipales vinculadas a proyectos o iniciativas de “ciudad Inteligente”.
El diagnóstico abarca la mayor parte de las actividades municipales, que se clasifican en cuatro áreas o cuadrantes: 1) Desarrollo institucional para un buen gobierno; 2) Desarrollo económico sostenible; 3) Desarrollo social incluyente; 4) Desarrollo ambiental sostenible.
En cada cuadrante se enumeran los correspondientes indicadores, su descripción y ejemplos de evidencias posibles que la norma propone para valorar el nivel de desarrollo en el campo inteligencia de las ciudades (Tabla I).
En total la norma contempla 39 indicadores de inteligencia, de los cuales 12 corresponden al cuadrante primero (Desarrollo institucional para un buen gobierno); 8 indicadores al cuadrante segundo (Desarrollo económico sostenible); 11 al cuadrante tercero (Desarrollo social incluyente); y finalmente, 8 indicadores al cuadrante cuarto (Desarrollo ambiental sostenible).
Para la elaboración de la norma se ha tomado como referencia el conjunto de documentos técnicos y normativos elaborados en el marco del Comité Técnico de Normalización de AENOR CTN 178 “Ciudades Inteligentes”. También se menciona como normas para la consulta tanto la UNE 178201. Ciudades inteligentes. Definición, atributos y requisitos, como la UNE 178202. Ciudades inteligentes. Indicadores de gestión en base a cuadros de mando de gestión de ciudad
El resultado final nos permitirá conocer, a partir del diagnóstico de la situación actual, el nuevo escenario o nivel de madurez a alcanzar, y también la identificación de los proyectos “inteligentes”. Para ello será preciso establecer o actualizar las estrategias, políticas y actuaciones para lograrlo, así como fijar los objetivos, las acciones de mejora y su evaluación y seguimiento.
Directrices metodológicas
La norma incluye una serie de directrices metodológicas para facilitar su aplicación. Se explican seguidamente.
Requisitos y planificación del proceso de evaluación
El objetivo de la evaluación del estado de progreso como ciudad inteligente es obtener una visión de la organización global y consensuada desde una doble perspectiva: político/directiva y técnico/operativa. Por lo tanto, han de cumplirse dos condiciones previas indispensables, esto es, el compromiso político en el proyecto, y la máxima colaboración de los diferentes responsables técnicos o gestores de los servicios o departamentos municipales.
Con relación al primer aspecto, la decisión de realizar la evaluación ha de ser tomada por el máximo responsable, asumiendo su compromiso y liderazgo de forma explícita y decidida e implicando al equipo de gobierno. Debe transmitir a los participantes la finalidad del proyecto y lo que se espera de ellos. La decisión puede formalizarse mediante decreto del Alcalde, o bien por acuerdo de un órgano colegiado, sea este la Junta de Gobierno Local o el Pleno de la Corporación.
Es necesario desde el principio crear un clima de colaboración propicio entre responsables políticos y responsables técnicos. Para ello es preciso comunicar debidamente los objetivos y finalidades del proceso de aplicación de la norma. En el caso de los responsables políticos podría haber sesiones motivadoras y explicativas. En el caso de los responsables técnicos además de informar de los detalles del proyecto de aplicación (objetivos, fases, reuniones, normas, etc.) sería conveniente instruir en la metodología, para lo cual habría que organizar sesiones de información y/o formación.
Uno de los aspectos claves del éxito del proyecto es la designación o nombramiento de un coordinador responsable, interno o externo a la organización. Esta figura tendrá que planificar el proceso de evaluación, definiendo al menos las fases, tareas, recursos, intervinientes y plazos. Deberá garantizar, además, la aplicación de la metodología establecida y el resultado final, dirigiendo los equipos de autoevaluación constituidos por los responsables técnicos de las diferentes materias o ámbitos de gestión evaluados.
La norma propone una serie de acciones no prescriptivas para orientar y abordar el proceso de evaluación:
- Definir claramente desde el principio los roles y responsabilidades de los equipos de autoevaluación.
- Identificar las fuentes de información y recopilar los documentos y evidencias necesarias.
- Involucrar al número máximo de personas en la participación activa, pero sin saturar el proceso.
- Facilitar el consenso con una preparación exhaustiva de las reuniones.
- Elaborar y presentar el informe final de autoevaluación y un borrador de Plan de acción.
Evaluación técnico/operativa
La recopilación de información y datos, actividad básica de cualquier ejercicio de evaluación, debe basarse en evidencias relacionadas con los indicadores de inteligencia del modelo.
La evaluación operativa, por tanto, hace referencia al procedimiento de recopilar información y datos sobre las actuaciones municipales. Para este fin, los planes y programas, las memorias de gestión, los informes de seguimiento, los datos de indicadores de cuadros de mando, las actas de reunión, acuerdos de órganos unipersonales o colegiados, los registros o, en definitiva, cualquier información documental, suelen ser las fuentes más habituales para recopilar las evidencias y establecer el nivel de posicionamiento en la estrategia de ciudad inteligente.
Una vez recopiladas todas las evidencias se procede a compararlas con el sistema de indicadores. El campo “inteligente” se entenderá cubierto si se encuentra, al menos, una clara evidencia de la existencia de proyecto tecnológico o iniciativa que corresponda con la descripción del indicador. Para la consideración de gobierno inteligente tendrá que haber, al menos, un indicador cubierto con perspectiva “Smart” (inteligencia) en cada uno de los cuadrantes.
Evaluación político/directiva
El equipo de gobierno y/o el máximo nivel directivo revisará los resultados de la evaluación operativa y, aportando información o perspectiva complementaria, podrán producirse cambios de posicionamiento, que deben ser consensuados.
La decisión última sobre la estrategia y las prioridades de gestión corresponden al nivel político/directivo. Sin embargo, el consenso, tanto en el resultado como en las áreas de mejora relevantes y su priorización, facilitará la toma de decisiones.
Esta visión global de la gestión en las cuatro áreas o cuadrantes permitirá identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora del Ayuntamiento. El análisis de situación debe conducir a establecer prioridades y planes de actuación de acuerdo con las políticas y directrices necesarias.
Informe de resultados de la evaluación
Este informe debe incluir el proceso de realización de la evaluación, los proyectos o iniciativas implantadas y con evidencias de resultados positivos, así como las áreas de mejora o nuevas iniciativas. También sería conveniente incorporar la priorización de las acciones que se abordarán en el desarrollo de los planes de mejora.
La UNE 66182 sugiere el siguiente contenido del informe:
- Qué se ha evaluado (confiabilidad, desarrollo ciudad inteligente, o ambas)
- Criterios de evaluación y participantes.
- Cuando se ha evaluado (fechas)
- Quién lo ha evaluado (composición del equipo evaluador)
- Resultados obtenidos, priorizaciones de mejora y acciones tomadas
- Observaciones y aspectos de interés.
Recomendaciones para la mejora
Concluida la evaluación de la gestión municipal de acuerdo con las directrices metodológicas establecidas en la UNE 66182:2015, se deben identificar todas las mejoras a impulsar como gobierno local que apuesta por ser una ciudad inteligente.
Para ello se analizarán las causas que originan los aspectos más débiles y se adoptarán acciones dirigidas a eliminar las dificultades que dan lugar a esta situación. También en este momento ha de contemplarse el impacto de las acciones sobre las necesidades y expectativas de la ciudadanía y las partes interesadas, así como en los objetivos y estrategias definidas por el gobierno municipal como factores clave.
Las acciones de mejora podrán incluirse en planes estratégicos u operativos que el ayuntamiento esté desarrollando, o bien establecer un “Plan de Mejora” específico o, en su caso, un “Plan de ciudad inteligente” o “Smart city”.
Se requiere una planificación de la implantación cuidadosa, definiendo los recursos del ayuntamiento a usar y los resultados que se esperan. Dado que existe un límite de recursos, es necesaria la aplicación de criterios de priorización que permitan seleccionar aquellas acciones que consigan el máximo rendimiento con el menor coste. En los proyectos tecnológicos a implantar deben incluirse los objetivos, los plazos previstos y los responsables de su ejecución. Finalmente será necesario realizar un seguimiento periódico del progreso de los planes, proyectos o iniciativas de ciudad inteligente para detectar las desviaciones y realizar las acciones correctoras.
Despliegue operativo
A continuación se propone el despliegue de la norma para el diagnóstico de la estrategia de “ciudad Inteligente” en 6 fases y 20 acciones (Figura 1).
Fase 1: Decisión y acuerdo.- La etapa de decisión y acuerdo engloba un conjunto de acciones orientadas a valorar la utilidad y viabilidad de la norma. Es preciso ponderar el nivel de compromiso y liderazgo político, así como la disposición de personas, recursos y tiempos. Esta fase debe concluir con la decisión de aplicar o no la norma y, en caso positivo, optar por formalizar la decisión mediante acuerdo del órgano que cada ayuntamiento establezca.
Fase 2: Requisitos y planificación.- En esta fase se debe designar al coordinador técnico del proceso y establecer también la planificación, teniendo en cuenta los recursos necesarios y la temporalización de las actividades a ejecutar. También es importante llevar a cabo acciones de comunicación interna y externa.
Fase 3: Evaluación técnico/operativa. El propósito de esta fase es recopilar las evidencias necesarias y suficientes para conocer el grado de desarrollo de la estrategia de ciudad inteligente. Es preciso identificar los puestos de trabajo y las personas que pueden realizar esta tarea, así como informarles del proceso de diagnóstico. Posteriormente será necesario analizar las posibles discrepancias e informar de los resultados.
Fase 4: Evaluación político/directiva. En esta fase del proceso se presentan los resultados de la evaluación técnico/operativa al equipo de gobierno, procediendo éste a revisar las evidencias de los subindicadores. Si lo consideran conveniente, previa aportación de evidencias complementarias a la etapa anterior, se podrían producir cambios en el posicionamiento de algún indicador. Se identifican los puntos fuertes y áreas de mejora. Dentro del análisis de situación se establecen prioridades y planes de actuación para la mejora estableciendo, para ello, las políticas y directrices necesarias.
Fase 5: Informe de resultados de la evaluación. Finalizado el proceso de autoevaluación, el coordinador redactará un informe que debe reflejar el proceso de la evaluación, el detalle del posicionamiento de la institución en relación a los indicadores de la norma y las priorizaciones y/o acciones tomadas respecto a los proyectos o iniciativas tecnológicas. El informe de resultados ha de presentarse a todos los responsables técnicos y personas de la organización que han participado en el proceso de autoevaluación para conocer el estado final de situación del posicionamiento de la estrategia de “Ciudad Inteligente”.
Fase 6: Plan de Ciudades Inteligentes, proyectos o iniciativas. Como resultado de la aplicación de la norma se obtendrá probablemente una relación de indicadores de inteligencia en los que la administración no ha alcanzado el nivel óptimo. También se detectará aquellos proyectos o iniciativas “smart” existentes. Es el momento de elaborar una estrategia o Plan de desarrollo como “Ciudad Inteligente”. Otra opción es incluir los proyectos o iniciativas en el Plan estratégico Municipal, si existiera, o en planes sectoriales de gestión en áreas funcionales específicas como, por ejemplo, Mantenimiento de la ciudad, Servicios sociales, Deportes, etc.
Conclusiones
Como hemos visto, la aplicación de la norma UNE 66182:2015 en los gobiernos locales es un instrumento de diagnóstico que sirve de punto de partida para poner en marcha proyectos tecnológicos que ayuden a las administraciones locales en su proceso de transformación y avance hacia una ciudad inteligente. Su aplicación puede estar determinada por algunos factores críticos de éxito. También conlleva una serie de beneficios y dificultades. Todo ello se expone a continuación a modo de conclusiones.
Factores críticos de éxito
- Liderazgo del Alcalde, claro y decidido
- Implicación real de los responsables político
- Estrategia de comunicación interna
- Motivar e implicar a responsables técnicos
- Coordinación y asistencia técnica permanente
- Colaboración de los responsables en la aportación de evidencias
Beneficios
- Excelente experiencia de aprendizaje para iniciarse en la conceptualización del modelo de “Ciudad Inteligente”
- Facilita la integración en la cultura de la organización del concepto de Ciudad Inteligente
- Herramienta sencilla que permite establecer un diagnóstico de situación, a partir del cual establecer planes, iniciativas o proyectos de “inteligencia”, según las necesidades y prioridades del gobierno local
- Se refuerza el trabajo de grupo para un objetivo común, facilitando la comunicación interna y la cooperación
Dificultades
- Resistencia al cambio, inicialmente
- Coordinar la evaluación operativa
- Alto número de participantes. Gestión de relaciones
- Dificultades de “compatibilización” con la gestión diaria
Reconocimientos
- Manuel Pechero, REGTSA (Diputación de Salamanca)
- Tania Marcos, AENOR
- Susana Torija, Ayuntamiento de Móstoles
- José Enrique Díez, Ayuntamiento de Móstoles
- Rodrigo Martín, Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes
- Tomás García, Ayuntamiento de Getafe
- María José Hidalgo, Diputación de Alicante
Referencias
- AENOR, 2015. “UNE 66182: 2015: “Guía para la evaluación integral del gobierno local y el desarrollo como ciudad inteligente”. AENOR Ediciones.