Comunicación presentada al II Congreso Ciudades Inteligentes:
Autor
- Francisco Ribes Revuelto, Gerente Grandes Cuentas, FAMA-SYSTEMS
Resumen
El proyecto se centró en proporcionar un sistema informático que permitiera gestionar los espacios y puestos de trabajo de forma ágil en la Administración. Se realizó un inventario detallado y clasificado de los diferentes activos, se integró la información alfanumérica de estos, con la información gráfica contenida en los planos y se dotó a la Administración de herramientas informáticas que permitían la explotación eficiente del espacio y el seguimiento y gestión de los costes asociados, así como la creación de un repositorio único de información actualizable para recoger la información relativa a los activos de la Administración. A continuación, explicamos el proyecto detallando cuáles fueron los antecedentes y el reto que se planteó, así como la solución que se implantó finalmente y los beneficios que la Administración consiguió.
Palabras clave
Inventario de Activos Patrimoniales, Gestión Gráfica, Localización Cartográfica, Análisis de Ocupación
Introducción
Dentro del Ministerio de Hacienda, podríamos definir la Dirección General de Patrimonio del Estado como una de las grandes inmobiliarias de este país. Ésta, a través de la Subdirección General de Coordinación de Edificaciones Administrativas, se encarga de aspectos como la construcción, conservación, reforma y reparación de edificios administrativos y demás que se le encomienden; conservación de bienes inmuebles patrimoniales; trabajos facultativos; coordinación y optimización del uso de los edificios administrativos; supervisión de los proyectos y obras cuya ejecución tiene encomendada la Dirección General de Patrimonio; análisis de la eficiencia arquitectónica, gestión de espacios y puestos de trabajo en los bienes inmuebles.
Situación de partida del proyecto
La Dirección General de Patrimonio, tras unos años mostrando un marcado interés en mejorar el uso y ocupación de los Inmuebles que conforman el Patrimonio del Estado, delegó a la Subdirección General de Coordinación de Edificaciones Administrativas (SGCEA) la realización de una serie de Estudios, Trabajos de Campo, Levantamientos planimétricos de múltiples inmuebles, etc. que le permitieran disponer de información suficiente para conseguir las mejoras planteadas.
Tras esta labor inicial, a principios del 2002, la Subdirección General de Coordinación de Edificaciones Administrativas (SGCEA) se encontraba en una fase inicial de gestión integrada y mayor control de sus Inmuebles, Espacios y Puestos de Trabajo con el fin de optimizar sus procesos.
El reto del proyecto
A partir de aquí, y con el objetivo de optimizar toda su labor de gestión del patrimonio, vieron la necesidad de contar con un sistema informático que les permitiera realizar una gestión integral de los espacios y puestos de trabajo mucho más ágil y cómoda que la que habían realizado hasta ese momento con sistemas de automatización de oficinas, tales como Microsoft Access y herramientas CAD, y que se adaptara fácilmente a todos sus requisitos y circunstancias.
Fama Systems respondía a la necesidad de la Subdirección General de Coordinación de Edificaciones Administrativas de contar con un Sistema Informático de Gestión Integral de Espacios y Puestos de Trabajo que tuviese las siguientes características:
- Poseer una integración de la información gráfica (planos y cartografía) con la base de datos alfanumérica.
- Posibilidad de inventariar, catalogar y clasificar todos los inmuebles según su naturaleza, régimen de ocupación etc.
- Elaboración de mapas temáticos y consultas gráficas sobre planos y cartografía.
- Utilización de Sistema de Información Geográfica GIS que leyese fácilmente la cartografía suministrada por el catastro.
- Utilización y adaptación a los estándares informáticos del Ministerio de Hacienda.
- Modalidad de estructura Cliente/ Servidor sobre plataforma CITRIX Metaframe.
- Simplicidad en la estructuración de la información y Facilidad en la personalización de la aplicación, así como adaptación a las necesidades concretas de Subdirección General de Coordinación de Edificaciones Administrativas.
- Compatibilidad con diferentes normas planimétricas.
- Posibilidad de migrar datos históricos en bases de datos Access.
- Repositorio de datos común.
- Posibilidad de gestionar y actualizar la información de sus inmuebles por parte de los propios Departamentos Ministeriales.
- Disponer de la información necesaria para efectuar una Reducción de Costes de Inversión y facilitar la Explotación del Espacio.
Metodología y solución desarrollada
La solución propuesta por Fama Systems estaba asentada sobre su herramienta FAMA/AFM, personalizando todos aquellos aspectos necesarios para satisfacer completamente los requerimientos de los usuarios y teniendo en cuenta los sistemas utilizados previamente por la Subdirección General de Coordinación de Edificaciones Administrativas para el estudio de los inmuebles.
En primer lugar, se realizó una consultoría que definiese perfectamente el entorno tecnológico y funcional de la aplicación. Se dimensionó tecnológicamente el sistema de forma que aquellos Departamentos Ministeriales que quisieran consultar o gestionar la información de sus inmuebles pudiesen realizarlo fácilmente, a través de un Cliente Citrix.
Teniendo en cuenta todas las necesidades y requerimientos, se escogió el “Módulo de Gestión de Espacios”, en un entorno tecnológico Oracle/CITRIX Metaframe, como el más adecuado.
En la fase inicial, para llevar a cabo la implantación del “Módulo de Gestión de Espacios”, Fama Systems migró, desde bases de datos Access, un total de 183 inmuebles, 1.800 documentos técnicos, 14.000 zonas y 6.200 puestos de trabajo. En principio, se utilizaron 7 tipos de puestos de trabajo y 14 usos de zonas y se obtuvieron directamente de los planos los tipos de superficies de cerramientos, construidas y utilizables.
Gracias a FAMA/AFM se ha cubierto un ámbito de gestión de 420.000 m2 (equivalente a unas 9 Torres Picasso).
Por otro lado, se decidió que todas las zonas estuvieran adscritas a una Unidad Administrativa del Organigrama de los diferentes Ministerios y vinculadas gráficamente con planos de Gestión de Espacios, para conseguir una rápida localización tanto de las zonas, como de los puestos de trabajo y demás elementos que componen los espacios (ver Figura 1).
Del mismo modo se ha diseñado el sistema de manera que permita realizar Informes y Consultas personalizados sobre la información contenida.
Resultados
Gracias a la implantación de FAMA/AFM, la Subdirección General de Coordinación de Edificaciones Administrativas y, por su vinculación con la misma, la Dirección General de Patrimonio, han conseguido, entre otras cosas:
- Inventario detallado y clasificado por: inmuebles, plantas, zonas o recintos y puestos de trabajo.
- Gestión gráfica y alfanumérica totalmente integrada bajo tecnología GIS.
- Conocer con detalle cuáles son las superficies básicas de los edificios estudiados (Construida, de Cerramientos, Utilizable, Útil, etc.)
- Facilitar el mantenimiento y actualización de la información, tanto alfanumérica (datos) como gráfica (planos), mediante la total integridad de la misma.
- Disponer de la información necesaria para efectuar una reducción de costes de inversión (espacios no adecuados, costes legales, rentas elevadas, etc.) y facilitar la explotación del espacio (falta de flexibilidad de los inmuebles para adaptarse a los cambios organizativos).
- Obtener los “ratios” e indicadores adecuados para analizar aspectos como el grado de utilización de los inmuebles: aprovechamiento óptimo de los inmuebles; estudio de la distribución de los puestos de trabajo por categoría de inmuebles; análisis de ocupación por tipología de puesto de trabajo; informes de ocupación por centro de coste; eficiencia arquitectónica, etc.
- Permitir la gestión integral de la documentación relacionada con los inmuebles y optimizar el acceso a la misma, permitiendo organizarla y mantener un histórico de la misma, siendo lo suficientemente versátil como para soportar diferentes formatos: planos escaneados, fotos, callejeros, documentos de Word, Excel, etc.
- Permitir que las diferentes organizaciones usuarias (Ministerios, etc.) puedan tener acceso a la Información con los criterios de seguridad adecuados y beneficiándose del hecho de tener un único repositorio común de datos, al cual podrán acceder para realizar consultas.
En resumen, se ha conseguido poder gestionar, optimizar y racionalizar, de manera ágil y eficaz, el uso de los inmuebles que conforman el patrimonio del Estado Español.
