La Diputación de Cádiz avanza en materia de administración electrónica con la puesta en marcha del servicio de Archivo Electrónico Único. En esta herramienta confluirán los expedientes ya finalizados y que han sido resueltos en el tramitador Tr@diz, que ahora estarán custodiados en el Archivo General de la institución provincial y organizados conforme a su cuadro de clasificación.
Para poner en funcionamiento el Archivo Electrónico Único, la Secretaría General de la Diputación de Cádiz emprendió un proceso de adecuación de los documentos hacia su vertiente electrónica y de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Además, se ha creado un conjunto de normas para regular este cambio: la política de gestión de documentos electrónicos, el cuadro de clasificación funcional, el esquema de metadatos, el catálogo de procedimientos administrativos y la política de identidad y firma electrónicas.
Agilidad en la gestión documental
Los expedientes que se transfieran al Archivo Electrónico Único no podrán reabrirse para ser modificados, tal y como sucede en su versión en papel. No obstante, desde el tramitador Tr@diz serán accesibles para el personal de la Diputación de Cádiz, que podrá descargarlos y añadir observaciones.
De este modo, se garantiza la autenticidad de los documentos alojados en esta herramienta, así como su integridad, disponibilidad, óptima conservación, confidencialidad y calidad.
La agilidad en la gestión documental conllevará beneficios para personas y entidades que requieran la consulta de expedientes electrónicos, al facilitar el acceso a los mismos sin necesidad de desplazamientos ni gastos innecesarios.