Un equipo de investigadores de la Unión Europea ha aplicado el principio de una sola vez en el proyecto TOOP (por sus siglas en inglés The Once Only Principle Project) para ayudar al sector público en la transición al mundo digital. Esta iniciativa, que ha llegado a su fin tras cuatro años de trabajo, ha desarrollado una arquitectura técnica federada para la aplicación de la nueva pasarela digital única europea.
Los servicios públicos eficientes y transparentes tienen un efecto directo en la calidad de vida de la ciudadanía. En este sentido, las herramientas digitales que apoyan la modernización de las administraciones públicas pueden favorecer un sector público eficiente y centrado en el usurario.
El Plan de Acción sobre Administración Electrónica de la Unión Europea 2016-2020 señala que “los servicios públicos digitales reducen la carga administrativa de las empresas y de los ciudadanos haciendo que las interacciones con las administraciones públicas resulten más rápidas, eficientes, cómodas y transparentes, y menos costosas”. Junto con la Declaración de Tallin y su continuación, la Declaración de Berlín, estos textos ofrecen una visión del desarrollo de unos servicios públicos digitales, transfronterizos e interoperables por defecto, inclusivos y accesibles, abiertos y transparentes, fiables y seguros, y que requieren que los usuarios proporcionen información una sola vez.
En general, los ciudadanos prefieren no tener que proporcionar la misma información varias veces, por lo que es necesario que los datos se compartan y reutilicen entre las administraciones públicas respetando la normativa de protección de datos personales. Este concepto se conoce como principio de una sola vez (OOP, por sus siglas en inglés Once Only Principle), una de las claves del Plan de Acción sobre Administración Electrónica de la UE.
En esta línea, la Estrategia para el Mercado Único Digital de la Unión Europea incorpora el Plan de Acción sobre Administración Electrónica, ya que el funcionamiento del mercado único depende de la eliminación de los obstáculos digitales. Así, para lograr la transformación digital de la administración, la UE ha impulsado proyectos como TOOP, financiado en el marco del programa Horizonte 2020.
Principio de una sola vez
El proyecto TOOP, desarrollado desde enero de 2017 hasta enero de 2021, ha contado con la participación de organizaciones procedentes de 19 países comunitarios y asociados coordinados por la Universidad de Tecnología de Tallin (Estonia). Con un presupuesto general de 8.116.468,06 euros, del cual la Unión Europea ha aportado 7.996.708,17 euros, ha dado un impulso a la transformación digital del sector público de la UE mediante una simplificación de los procesos.
Según Robert Krimmer, profesor de la Universidad de Tecnología de Tallin y coordinador de TOOP, la COVID-19 ha impulsado la transformación digital y “las sociedades totalmente digitales nos permitirán afrontar mejor las situaciones de emergencia en el futuro”.
Para crear estas sociedades digitales, TOOP ha aplicado el principio de una sola vez con la finalidad de reducir los trámites administrativos para individuos y empresas, reorganizando los procedimientos internos del sector público, en lugar de hacer que la ciudadanía se adapte a los procedimientos actuales. De este modo, tanto ciudadanos como compañías solo tienen que presentar una vez sus datos a las administraciones públicas, y estas actúan internamente para compartir y reutilizar estos datos incluso de forma transfronteriza, en cumplimiento con la normativa vigente.
Con el fin de facilitar el intercambio y la reutilización de datos, el proyecto TOOP ha desarrollado una arquitectura técnica federada. Mediante el uso de sistemas ya existentes y de los componentes básicos del mecanismo Connecting Europe, se han conectado los registros y las arquitecturas de las administraciones electrónicas en 21 países de Europa.
Gracias a la colaboración de las administraciones públicas, los investigadores han implementado tres programas piloto para ayudar a las administraciones a aplicar el OOP mediante el desarrollo de una arquitectura técnica federada para conectar los registros nacionales a escala europea: para simplificar los procedimientos para compartir datos relacionados con las empresas en los ámbitos de la movilidad empresarial general, la contratación pública electrónica y el sector marítimo.
Tres programas piloto
Para probar la conexión transfronteriza de TOOP, los programas piloto han utilizado un procedimiento innovador denominado ‘connectathons’, conferencias telefónicas entre consumidores y proveedores de datos.
Un total de diez Estados miembros de la UE participaron en el piloto de movilidad empresarial general, que demuestra cómo la información se puede recuperar automáticamente del país de origen de una empresa, evitando esfuerzos duplicados y eliminando el papeleo y la burocracia para la gestión empresarial. Los escenarios piloto incluyen el intercambio de información -datos oficiales del registro mercantil, calificaciones, licencias y permisos- del país de origen a un Estado miembro donde una empresa quiere hacer negocios.
Tras las demoras relacionadas con la COVID-19, los pilotos relativos a la contratación pública electrónica o eProcurement y el sector marítimo dieron comienzo en el verano de 2020. El primero ha puesto el foco en la recuperación automática de los datos necesarios para que las empresas no tengan que proporcionar la información que ya han entregado en el pasado en cualquier fase del proceso de licitación. Dado que los datos son proporcionados por una fuente autorizada, son fiables y tienen validez legal.
En el piloto del sector marítimo, TOOP ha conectado las bases de datos de las autoridades marítimas nacionales y sociedades de clasificación reconocidas a nivel internacional, poniendo la información a disposición de las partes autorizadas. Además, ha introducido los certificados en línea para acortar los tiempos de inspección y hacer el proceso de verificación más eficiente.
Resultados del proyecto TOOP
Según Robert Krimmer, el principal legado del proyecto TOOP será la adopción de la arquitectura técnica y los componentes para la aplicación de la nueva pasarela digital única de la Unión Europea, algo de lo que se beneficiarán tanto los ciudadanos, como las empresas y las administraciones.
TOOP ha demostrado la sostenibilidad de sus resultados en diversos casos de éxito, como la creación del portal de datos de consumo en Italia, enmarcado en el programa piloto de movilidad empresarial, para proporcionar información sobre compañías italianas reduciendo la burocracia y avanzando hacia el Mercado Único Digital en Europa. Dentro del mismo piloto, Eslovenia ha implementado soluciones para reunir datos de varios registros públicos, poner en marcha un sistema central de autenticación, así como formularios de solicitud.
En relación con la movilidad empresarial y la contratación electrónica, la Oficina de Registro de Empresas sueca ha demostrado el principio de una sola vez a escala transfronteriza con la colaboración de socios de Grecia. La solución se basa en el uso de la ya existente capa OOP nacional como plataforma.
Por su parte, Noruega, Polonia y Austria han intercambiado con éxito datos relacionados con los negocios con otros países europeos, demostrando la aplicación transfronteriza de OOP de forma segura. Todos estos hitos permitirán a las organizaciones ahorrar tiempo y recursos.