El Ayuntamiento de Pamplona ha elaborado un Plan Director del Documento Electrónico (PDDE) para garantizar una gestión eficiente de los documentos y los expedientes electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida. Según el Consistorio, esta herramienta ayudará a la consecución de una Administración Electrónica desde los parámetros de buen gobierno, acceso a la información pública y transparencia.
Entre 2008 y septiembre del 2016 el Consistorio ha llegado a generar más de 7,6 millones de documentos electrónicos. Los primeros 4 millones son el resultado de un proceso de conversión digital de aquellos documentos que originalmente se produjeron en soporte papel. Desde 2013, el resto se ha ido generando, exclusivamente en soporte electrónico a razón de un millón cada año.
Las consultas de ciudadanos y funcionarios de ese fondo de documentos electrónicos generarán este año más de 3 millones de accesos (2,9 millones hasta el 30 de septiembre de este año). El PDDE tiene como objetivo, entre otros, asegurar que los documentos que produce y recibe la Administración municipal sean auténticos, fiables, íntegros y accesibles durante todo su ciclo vital, para garantizar así el cumplimiento de los derechos y deberes de los ciudadanos, las funciones y actividades del Ayuntamiento de Pamplona y servir de fuente para la investigación.
Implantación
La implantación del plan director requerirá un análisis de todos los procedimientos de la Administración para configurar las series documentales de los que son reflejo, con todos los documentos a ellas asociadas; también la definición e implantación de un Sistema de Gestión de Documentos y Archivo (SGDA), la adecuación de las herramientas tecnológicas y la necesaria formación del personal de cualquier nivel que tenga encomendada la gestión de documentos en cualquiera de sus fases: desde su generación, captura o incorporación al sistema, hasta el último paso, la selección, bien para la eliminación o para su conservación permanente en un Archivo Digital.
La implementación del plan y la generación de circuitos administrativos concretos queda ahora encomendada a la Gerencia del Consistorio. Ya está constituida una Comisión Técnica transversal que será la que supervise el modelo de gestión documental y establezca el calendario de implantación. En ella están presentes miembros de la dirección del Área de Gobierno Transparente, del Archivo Municipal, la Asesoría Jurídica del Ayuntamiento de Pamplona y ANIMSA.