El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas pone a disposición de las Administraciones Públicas ARCHIVE, un servicio de archivo definitivo de documentos y expedientes electrónicos compatible con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad.
El objetivo de esta plataforma es facilitar a las distintas AAPP un servicio común de archivo definitivo de documentación electrónica asegurando la persistencia en el tiempo de dicha documentación.
ARCHIVE proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un super-administrador de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multidepartamental, así como la integración en ARCHIVE de las correspondientes aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos por las mismas.
En esta primera versión de ARCHIVE se implementan operaciones como:
- Administración de un Archivo.
- Gestión del Centro de Archivo.
- Gestión de los Metadatos de las Normas Técnicas.
- Gestión de Expedientes.
- Transferencia de expedientes entre Archivos.
- Generación de actas de cambio de custodia.
Siguiendo el modelo OAIS de gestión de archivos, ARCHIVE cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo.
Permite generar, para cada Archivo y Serie Documental, los metadatos del Esquema de Metadatos de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos, necesarios para la gestión de Expedientes (como unidad atómica).
El equipo de trabajo de ARCHIVE está formado tanto por técnicos de la Dirección TIC como por personal de archivo de la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. De esta forma, se garantiza que las funcionalidades de ARCHIVE cubran las necesidades de este sector y permitan la gestión de sus tareas diarias.
Como paso previo a la puesta en producción de este servicio compartido, se han realizado una serie de pilotos con distintos organismos que han participado en el testeo de la aplicación, entre los que se encuentra el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, con funciones, entre otras, de asesoramiento respecto de los archivos de titularidad estatal dependientes de otros Ministerios, la coordinación del Sistema Español de Archivos y el fomento de la conservación del patrimonio documental. Igualmente ha participado: Parque Móvil del Estado, Inspección General, Universidad Nacional de Educación a Distancia, SEAP (DTIC), a través de la aplicación de custodia de documentos de las EELL y Red NEREA (Junta de Andalucía).
La aplicación se encuentra en proceso de liberación y se espera poder ofrecerla en un futuro con licencia EUPL.