Picanya, hacia la Administración Electrónica, ágil y eficiente

El Ayuntamiento de Picanya ha llevado a cabo la renovación de su sede electrónica para adaptarse mejor a las necesidades presentes y futuras en un Consistorio que ha ido aumentando exponencialmente los servicios ofertados sin un crecimiento al mismo nivel de la plantilla de personal, haciendo necesario un cambio en el modelo de gestión que se ha traducido en la integración de diversas soluciones de Aytos con el fin de hacer más eficiente la función pública y aprovechar al máximo los recursos disponibles.

Ya en 1994 se creó el Centro de Información y Gestión (CIG), con el objetivo de facilitar información rápida y directa a los ciudadanos y ciudadanas, así como la gestión rápida de determinados trámites administrativos. Desde entonces se han incrementado notablemente las funciones de este servicio que, actualmente, se denomina DIGAM.

Desde el año 2002, el servicio tiene la Certificación de Calidad ISO-9001- 2000 y en la actualidad el modelo ISO ha sido sustituido por la Carta de Servicios, siendo controladas las mismas mediante un cuadro de mando utilizando técnicas de datamining con los indicadores de la herramienta FirmaDoc BPM y combinándolos con el resto de aplicaciones de gestión municipal.

Cambio en la comunicación entre Administración y Ciudadano

En este entorno los concejales se dan cuenta de que la Administración se encuentra en un periodo de cambio en la forma de comunicarse con los ciudadanos, debido tanto al desarrollo de nuevos sistemas de comunicación y relación (Internet, dispositivos móviles, etc.), como a las demandas de los ciudadanos de una Administración ágil que preste servicios 24x7x365, a lo que se une la integración de las distintas Administraciones del Estado (General, Autonómica y Municipal) y a la necesidad de dotar de mayor transparencia a los servicios que llegan a los ciudadanos. Se puede decir que existía un sistema de gestión ordenado y razonablemente informatizado en “backoffice”, pero faltaba el salto a la administración electrónica.

Fernando Gallego, Jefe del Departamento de Informática de Picanya, explica que en el proceso de implantación de la Administración electrónica, optaron por un modelo que se podría denominar ‘diseño propio con ayuda’: ayuda técnica de empresas colaboradoras contratadas a través de contratos de servicios o de suministro, y ayuda financiera procedente, sobre todo, de los planes estatales (plan AVANZA, Plan E).

Con el objetivo de cumplir la implantación de la administración electrónica en el municipio, en 2009 se creó el departamento de informática municipal y se inicia la toma de contacto con Aytos para instalar sus soluciones:

• SicalWin: un potente, completo y consolidado sistema integrado de gestión económica, financiera y presupuestaria, especialmente diseñado para la Administración Pública local.
• FirmaDoc BPM: una suite completa para la gestión de los documentos electrónicos de las administraciones públicas, que comprende todas las funciones del ciclo de vida de un documento: creación, manipulación, aprobación, consulta y archivado. Posee un completo catálogo de características funcionales que le permiten ejecutar cualquier tarea propia de un gestor documental corporativo, así como extender las capacidades del producto integrándolo con otros aplicativos.
• Portal del Ciudadano: se ha desarrollado con el objetivo de acercar la Administración Pública al ciudadano/a, permitiendo realizar una amplia variedad de trámites online. El portal se integra con diferentes aplicaciones de back-office de Aytos, ofreciendo al ciudadano la posibilidad de consultar sus datos en tiempo real sin necesidad de desplazamiento a su Ayuntamiento.
• Registro de entrada y salida: es la vía oficial para entregar o recibir de la entidad cualquier tipo de información y/o documentación. Con esta solución, el Ayuntamiento favorece la gestión eficiente de los recursos y se agiliza la tramitación administrativa permitiendo así una mejora de la atención ciudadana y acercándose a la e-Administración.

Fases de la implantación

El proyecto se estructuró en tres fases de implantación:

La duración de la primera fase fue de tres meses y durante este tiempo se creó el directorio activo y se definieron políticas de funcionamiento interno. Fue el momento elegido también para la creación del nuevo departamento de informática y para la realización de cursos de formación de reciclaje internos.

La segunda fase contempló la colaboración con Aytos, contratando la plataforma, la implantación de backoffice y las tareas de integración. Su duración fue de aproximadamente un año.

Por último, se realizó la integración del backoffice con el frontoffice en aproximadamente un año y medio.

En esta última fase -explica Fernando Gallego-, siguió la implantación de los servicios en backoffice y publicados en el portal, en un proceso complejo en el que intervienen distintos sujetos: el Ayuntamiento, las personas que lo integran, otras Administraciones, los ciudadanos, las empresas usuarias, y las empresas contratistas o ‘socios tecnológicos’. Es importante predeterminar el rol de cada uno de forma concreta, el socio tecnológico debe colaborar en el proceso bajo la dirección y la pauta que le marque el Ayuntamiento, el cual define los objetos contractuales. Sin duda el socio privado desempeña un papel muy importante, pero no se debe crear un vínculo de dependencia con él, pues el Ayuntamiento siempre debe disponer de recursos técnicos propios para resolver los problemas técnicos inmediatos del día a día, sin recurrir a continuas llamadas ni quedarse bloqueado durante horas o días ante una atención técnica normalmente eficiente, pero que en ocasiones se puede demorar por distintos motivos, como la propia singularidad o novedad de la consulta.

Beneficios y mejoras

Los beneficios de la implantación de la solución FirmaDoc se reflejan en todas las áreas. Hemos obtenido una mejora sustancial en la reducción paulatina de papel y la implementación de la firma electrónica. Esto también nos proporciona un mayor control sobre el estado de los documentos y los procesos, así como del trabajo efectivo realizado desde cada puesto. Hemos alcanzado al menos un 30 o 40% en la reducción de plazos y hasta un 80% en la reducción de consumibles (tóner, papel). Además de tener un control en tiempo real mediante el cuadro de mando de una serie de indicadores de gestión. En el área económica se ha conseguido descentralizar el presupuesto para que las propias áreas controlen el gasto. Esto ha permitido una contención del mismo, que incluso ha llevado a cerrar 2013 con superávit, asegura el Jefe del departamento de Informática del Ayuntamiento.

Otros servicios puestos en marcha, como la convocatoria de plenos y comisiones mediante sistema electrónico, ha permitido informar a los órganos colegiados al instante, mediante medios electrónicos, de la información de los mismos, quedando a disposición de los miembros de la corporación y oposición la documentación requerida para cada convocatoria. Hemos conseguido que el 95% de los expedientes administrativos sea por tramitación electrónica de manera automática, habiéndose desarrollado 42 procedimientos para contratación, gestión del gasto y control presupuestario, licencias urbanísticas, incidencias en Vía Pública, certificados, devoluciones de ingresos, etc..

Evolución y nuevas funcionalidades

A partir de aquí, los responsables del Ayuntamiento de Picanya tienen en mente su evolución asociada necesariamente al plan de modernización del Ayuntamiento con un doble objetivo, rediseñar y digitalizar sistemas de información interna y poner en marcha una administración electrónica multicanal relacionada con la Ciudadanía y orientada hacia las redes sociales. Por ello, el proyecto está evolucionando especialmente en la implementación de procedimientos BPM y la publicación de los mismos de cara al ciudadano. Todo ello con un enfoque de proyecto de Smart City.

Nuestro objetivo es que todos los procedimientos municipales sean tramitados con documentos electrónicos y firma digital. Para ello se incorporará toda la información desde el registro presencial o telemático mediante el uso de compulsa electrónica, relata el Jefe del Departamento de Informática.